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信息在组织中扩散

Anonim

在全球化的世界中,由于市场的巨大变化;如今,一个组织的成功不仅取决于它如何管理其物质和人力资源,还取决于它如何使用其无形资产。这是通过在组织及其环境之间存在足够的信息流而实现的。

因此,近年来,随着促进数据管理的信息技术的结合,在管理决策过程中进行了改进,以寻求业务管理的发展。

当前,公司在利用从环境中获得的信息方面越出众,其竞争力就越强。因此,对当前技术和可用技术的评估已成为基础,因为它寻求提高管理效率。相关信息。在所谓的“信息时代”,公司和组织中不断提到该领域的管理价值,这是成功的关键因素。 (Bustelo和García-Morales,2000年)

同样,必须指出的是,该信息是有用的,而不是最终的,因为它在组织的各个级别和领域都起到了支持作用,因此,不能再将其视为仅仅是对活动的支持或支持,而应视为一种资源。原始的。这样,公司和机构就不断在各种情况下重复生成内部信息,并捕获外部,不完美,不对称和不完整的信息。

从这个意义上说,应该促进信息的流通,没有任何障碍,避免停滞的情况,因为这是从所获得和操作的信息中获得最大收益的最合适的方法。

组织中的信息

公司将其大部分时间,财务和人力资源专用于获取,处理,应用和预测信息。因此,信息在公司中起着决定性的作用,并成为其主要优势之一。但是,它必须清楚,准确并且适应于所针对人员的培训和概况;它必须快速,完整且协调地在需要时可用。 (阿里巴斯,2000年)

但是,为了能够有效地执行此任务,优先考虑任何会影响其管理和使用发展的新闻。在这方面,应该提到的是,缺少有用的信息同样有害,例如,将其遗留在其中并且无法进行有效的选择。有时有一个悖论,即普通信息过多,而缺乏实用和有用的信息。 (戈麦斯,2007年)

这就是为什么信息量不断增长和决策更加复杂的原因,建议采用新的信息管理机制,以减少决策的不确定性。但是,许多公司面临困难,因为将这些输入及时转换为有用的输出信息非常复杂。

重要概念

信息:它是有关某些事件,事实,现象或情况的一组数据,在给定的上下文中进行组织,可以轻松地找到其含义,其目的可能是减少不确定性或增加对某些事物的了解。

打破先前的概念,可以得出结论,该信息是有关某些事件,事实,现象或情况的一组数据。例如,一个机构中的雇员数量可以代表一组数据,仅此一项没有重要意义。

同样,该信息包含在特定上下文中组织的数据。例如,如果收集以下数据:雇员人数和年销售额,并且还位于根据公司规模对公司进行分类的上下文中,则结果是:有关组织是否为微型,小型,中型的信息或大公司。另一方面,信息具有特定的含义,即,它表示某人特定的东西,因为它的价值取决于谁使用该信息,何时,出于什么原因以及为什么使用该信息,例如,与上述内容有关;根据业务规模对业务进行分类可能对销售人员有价值,因为这有助于他们确定特定业务的购买潜力。

最后,信息的目的是减少不确定性或增加对给定主题的了解。就是说,减少对某些事物的明确认识;这样可以提高人员的安全性,并使决策成功的可能性更大。(汤普森,2008年)

弥漫性: La(西班牙皇家学院,2014年)将该概念定义为:模糊或不精确,模糊或不清楚。所谓事物不为人所知,是不完整或不清楚的。

信息来源

在工作中,管理人员和商人对通过人际关系网络获取信息的非正式程序充满了信心,这些人际关系网包括:联系人,同事,专家,直觉,经验等;而不是获得它的正式形式,例如:数据库,研究或报告。因此,延迟了对专业信息系统应用的考虑。但是,诸如全球化,政治,经济等外部因素导致实体不仅需要来自其自身部门或内部活动的信息,而且还需要跟随其他明显实体的发展离这很远。设法避免他们需要的信息是分散的。

因此,组织发现有必要用新的正式资源来补充其传统的非正式信息资源,以满足他们对信息不断增长的需求。但是,其搜索始终意味着必须管理那些必须为我们提供必要数据以满足信息需求的资源。在这方面,信息源是包含有用数据以满足信息或知识需求的各种类型的文档。(戈麦斯,2007年)

根据内容的信息来源

  • 主要信息源:这些信息源包含新信息或原始信息,并且其处置通常不遵循任何预定方案。可直接访问或通过辅助信息源访问它们。它们主要包括书籍(专着)和杂志和报纸(就记录材料而言)。此类文档构成了使用最广泛的书目材料辅助信息源:那些包含已知材料但根据特定计划进行组织的材料。它包含的信息是指主要文档。它们是对主要来源应用文献分析技术以及对其中包含的信息进行提取,合并或其他类型重组的结果,为了使用户可以访问它(例如:摘要日志,索引,数据库…)。它的主要特征是在不同的上下文中告知感兴趣的主题,或引导您选择信息的检索。 (戈麦斯,2007年)

根据信息来源的信息来源

  • 个人信息来源:他们提供有关专业的人或团体的信息。最常见的是口头传播,学校和专业行为脱颖而出。任何人或团体都可以构成个人信息机构信息源:提供有关执行公共利益的职能或活动的机构或组织的信息文献信息源:提供有关文件的信息或有关文件的信息。文件是包含信息和传递信息的媒介。(发生,科幻)

信息特征

关于信息应具有的特征以及赋予其在公司内部的价值的研究很多。根据(Gómez,2007),其中有以下几点引人注目:

  1. 组织必须决定环境中哪些信息是相关的,以及如何充分利用该信息,因为没有正确信息就做出的战略决策会导致组织恶化,这些信息必须准确才能具有质量,随着质量的提高,其成本也随之增加。财富和数量。财富是指通信信道的传输能力。就数量而言,必须有足够的信息才能进行工作。速度是使用信息时的重要因素。它是信息的最重要特征之一,因为它对用户至关重要,因此轻松获取信息源。在这种情况下,组织的结构通常会限制对有价值和高质量信息源的访问,当某些用户拥有某些信息会赋予该人声誉时,信息就具有象征意义。

应当记住,信息的无形性是其固有的特征,将其与其他公司资源区分开来,使其很难处理和管理。

公司的信息需求

内部和外部信息在组织中是固有的,人们通过交换各种数据进行交互;因此,公司必须促进对开发其相应功能所必需的信息的访问。

同样,其所有成员必须了解,可用的信息可能会给另一位合作者使用,因此,他们必须对保密保持态度,对保密的传播持积极态度。同时,由于每个区域需要自己的通信通道,频率和样式,因此要正确管理通信,必须选择适当的工具并具有精确的通信准则。另一方面,像组织中的决策一样,任务的高效和生产执行是基于来自环境的信息。

因此,只有那些使用有效信息通过有效的沟通渠道快速有效地分发的质量信息的组织,才能提供更好的最终产品或服务。

通过信息消除不确定性

通过对环境的了解和解释,准确,及时地提供信息的主要目标之一是消除不确定性。因此,组织必须从环境中寻找并收集所有信息,以使其能够预测可能或多或少影响其的更改,以实现其目标。信息是每家公司的至关重要的基础部分,正是它使信息与其他公司相比具有较高的竞争力。(佩雷拉,SF)

模糊信息

模糊逻辑是一种过程,它提供了一种简单而诱人的方法来从模糊,不精确或不完整的信息中得出结论。通常,当基于具有上述特征的信息做出决策时,模糊逻辑会模仿一个人。它是一种允许高度不精确地处理信息的技术。

因此,模糊的信息是不清楚且不准确的信息,会妨碍组织的领导者和部门解决问题并做出正确的决策。公司中分散信息的管理非常重要,因为您可以拥有大量数据,但是,如果不能清晰地处理这些数据,则组织的领导和部门将无法做出适当的决策。

在这方面,定量信息的分析通常更加清晰,因为它是通过数字给出的。可以在了解各种工具使用知识的情况下进行其测量和分析,这些工具有助于获取决策信息。在对定性数据进行分析时,它会观察到更大的复杂性,因为它们是基于主观概念进行衡量的,因此信息变得分散。 (拉蒙,2013年)

从这个意义上讲,通常当寻求信息时,大量信息是未经分类,混乱和不稳定的,给人的印象是缺乏实质和形式。因此,为了确定所获取的信息是否是分散的,应该提出以下问题:是否足够满足公司的业务需求?是否准确完整?是否可靠?组织成员可以访问吗?

在这方面,精确性和构造有关其行为的指令的能力下降;为此,他将这种效应称为不相容性原理,然后介绍了模糊集的概念,其中隐含了这样一种观念,即人类思想所基于的要素不是数字而是语言标签。

因此,通过模糊集和与之相关的特征函数的理论,模糊逻辑可以用数学语言来表示通常是定性的而不一定是定量的常识。它允许同时使用数字数据和语言术语,但是语言术语固有地不如数字数据精确,但是在许多情况下,它们为人类推理提供了更多有用的信息。

因此,模糊逻辑最吸引人的特征是它的灵活性,不精确性的容忍度,其对非线性问题建模的能力以及其自然语言的基础。(佩雷斯,2005年)

该信息具有非线性,不稳定,混乱,不确定性等特征,这使得难以研究日常现象和事件。因此,不确定性和主观性是沉浸在事件中的因素,这些事件会扭曲必要的信息,在这种情况下,需要建立正确的决策。这样,不确定性(即不确定性的情况或情况,即不确定性,不确定性,近似性或可能性)会产生不完善的知识,而不是无知。一个例子就是美元的价值,因为目前尚不确定美元今天是否会升值,或者明天是否会保持美元贬值,或者价格会突然上升。

另一方面,主观性是仅对主体存在的质量,对于经历主体的人们的意识而言,主体性是存在的。这意味着每个人都根据自己的偏好和当前的心态做出不同的判断。

应当指出,这一主题对于这种逻辑很重要,因为它是一个在充满不确定性的世界中思考和做出决定的人,存在着各种各样的见解和观察或生活状况的不同方式,因此该主题具有一定程度的真实性。既有不确定性又有主观性。模糊逻辑使我们能够获得不同的面对情况的方式,以促进对现实的理解,因为模糊逻辑提供了保持模糊性概念的工具,而不是通过从线性逻辑中任意强加对错句子来消除它。(罗哈斯(Rojas),2014年)

结论

通过各种方式获得的内部和外部信息,决策过程是商业世界中最重要的活动之一。当前,大多数组织都有专门的系统,能够及时提供管理层进行决策所需的信息。但是,仍然存在大量的模糊信息,这些信息在决策过程中无法提供价值,并且可能在隐藏的数据中代表所选择方向的成功或失败。

因此,组织团队面临着巨大的机遇期。而且还有导致增长停滞,利润率下降,劳资纠纷等诸多主要风险,这些风险要求管理人员提供逃避的相关信息。

最后,组织是复杂的系统,其中人为因素在实现盈利和持续增长方面发挥着根本作用。并且由于其成员都是具有专门知识的人员,因此必须将他们整合到一项共同的任务中,在该任务中,信息交换至关重要。

参考资料

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谢谢

特别感谢Orizaba技术学院附属的行政管理硕士学位的研究教授Fernando Aguirre yHernández教授,对本文的构建及其在学习系统思维过程中的方向做出了技术性贡献。同样,致力致力于促进和刺激墨西哥科学技术发展的国家科学技术委员会(Conacyt),为研究生学习提供资金支持。

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