组织沟通是当今公司的重要工具吗？

如今，组织需要保持活跃和动态，才能在竞争激烈的市场中生存。为此，他们必须进行市场需求的产品和服务的创新，并关注组织可能具有的所有低效流程。这些过程可能在他们的工人，地区，部门和管理层之间没有适当的沟通，这无法实现已经建立的机构战略目标。

本文将解释组织内部沟通对于实现机构战略目标的重要性，为此，将首先定义组织沟通的定义；在第二点中，通常发生组织沟通的场景和进行的信息流的类型；第三点，正式沟通和非正式沟通的重要性；第四点，内部和外部沟通。同样，它将解释如何制定内部沟通计划，以及组织中可以避免的沟通障碍。

如前所述，组织在领域和职位之间具有一套内部和外部流程和程序，通常，这些流程和程序是为了实现目标而建立和组织的。为了使流程正确执行，不仅需要有足够的财力，物力和人力资源，而且还必须在它们之间建立良好的关系和沟通。组织沟通是一个关键因素，它将改善这些组织过程以实现组织的目标，为此，它将基于有效和及时的信息传递。

这种组织沟通可以在组织的各个领域或场景中传输信息流。根据Andrade（2005）的说法，信息流传输频率更高的场景是：物理场景，其中显示了组织的所有信息和装饰元素，例如“忙”或“开会”的符号；社会环境，包括人们的所有关系因素以及他们之间作为工作会议的互动；在机构设置中，机构发出给供应商，客户和员工的消息是相关的，例如备忘录，通知，电子邮件，通知，面板，广告等。

在这些情况下，信息始终重复出现，通信流非常活跃且动态，并且多次发生的速度使消息无法很好地传输。因此，这种通信以不同的方式流动，从最低到最高的层次，反之亦然，以及双方的层次。突出显示这些流之间的反馈也是很好的，因为在涉及的流之间必须进行改进。

信息流通常具有组织位置之间的直接关系。基于此，这些信息流遍历组织中的各个区域和位置，以实现所需的消息。关于信息流，Sigfried（2004）显示了两种类型：交叉通信和上升或下降通信。关于第一个，它包括：横向交流，通常发生在参与者倾向于属于相同等级，具有相同等级依赖性的情况下；对角线通信，当通信过程中涉及的各方是不同层次级别的一部分并且它们之间没有建立关系时，就会发生这种流动。交叉通信的目标是快速提高信息传输的速度。同样，这种通信方式可能会由于不保护信息而给您带来不便，因此有必要：在组织需要时使用通信方式，维持员工允许的权限限制，并告知其直接上司正在执行的交叉通信。

另一种通信类型包括上游和下游通信。关于第一种，这种沟通是在工人将信息传递给老板时发生的，这意味着它是从较低级别开始到较高级别。不幸的是，这种类型的通信并不能被组织的最高层所接受，因为随着这种信息从一个位置到另一个位置的增加，其内容可能会改变。关于第二个递减通信，它是从较高的层次结构呈现的，并具有指向较低层次结构层次结构的特定方向。这种沟通发生在具有较高权限和集中度的组织中。进行向上和向下沟通的主要方式是：备忘录，信件，报告，小册子，报告，电话，定期会议，电子邮件等。

组织的每个成员都在积极地发送和接收所有这些信息流，并且必须通过正式沟通来控制和指导内容的质量及其重要性。如果不加以控制，将会出现严重的问题。根据Kreps（2013）的说法，今天的组织使用正式沟通和非正式沟通。第一个是指组织建立和构造的所有通信渠道，例如通知，通知，备忘录，文件和记录，机构电子邮件等。也就是说，尽管沟通缓慢且遵守官僚手续，但必须以任何手段对其进行通知并适当填写以确保其有效性。第二，它具有计划外的渠道，它们是由组织成员之间快速的社会互动产生的。在这种类型的交流中流动的内容是快速而守时的，但是，与正式交流不同，它的内容有效性很小。

同样，上述所有这些沟通的概念和类型必须与公司的战略计划保持一致，该战略计划通常描述了有助于实现组织的战略目标的沟通战略。理想的情况是根据咨询和交流培训专家Aced（2016）的建议，制定战略综合交流计划（PECI）。该计划具有“将在公司所有领域中制定的目标，接受者，政策，策略，资源和沟通措施。”所有这些领域将通过适当的沟通，信息和传播方式来改善协调，整合和管理。

关于该计划的结构，作者建议按照以下步骤进行适当的准备。第一步是分析来自外部和内部环境的信息，以及对组织进行SWOT分析。第二步是研究公司的背景，历史和销售情况。随后，必须确立您要通过适当的流程，活动和任务来实现的目标，并且这些目标必须是量化的，可测量的，可实现的和现实的。同样，必须定义此类信息将定向到的目标受众，收件人或收件人组，以便建立通信媒体和样式。

除上述步骤外，您还必须准备要交流的消息，选择特征和属性，以及交流的语调和样式。为了实现目标，还必须适当选择在每个沟通领域中制定的策略。同样，必须制定行动，即要制定的活动和计划中使用的手段；时间表，即每个动作的时间计划；预算，这是将为实施计划分配的成本；控制和跟进，即对联合行动的实施，计划的过程和计划的执行情况进行监控；最后是衡量实物和财务实现行为的指标，它产生的影响和结果。

总体而言，Aced（2016）建议制定更具体的《全面战略沟通计划》，并按目标，目标受众，策略和行动进行细分，并衡量获得的结果。为此，可以使用以下工具进行改进：公司沟通手册，外部沟通计划，内部沟通计划，危机沟通手册，公共关系计划和公司社会责任计划。所有这些步骤和工具将允许在任何公司中建立良好的沟通计划。

尽管已经制定并制定了《全面传播战略计划》，但它仍然存在阻碍其应用的障碍和限制。基本上，信息流动中的这些障碍主要体现在发送者，消息，接收者或信息本身的反馈中，最常见的是：由于缺乏计划，缺乏沟通战略的规划和沟通渠道的选择，无法实现机构战略目标；当在某些情况下信息传递是由于事实或误解造成的，而这些信息未传达给各方的其他人时，会造成混淆的假设或事实；消息上下文的失真，由于没有被很好地概念化，接收消息的人可以以各种含义解释消息；信息表达不佳，在解码消息时，接收者通常会因使用不为人所知的单词或术语而难以接收信息；在国际背景下的壁垒，在外国公司的情况下，存在其他与正常文化和语言不同的文化和语言。

同样，信息流通的其他障碍包括：由于保留有限而导致信息丢失；当共享给接收者的信息倾向于沿着信息流丢失内容时；聆听受限的信息，其中人们或收件人不习惯认真聆听，或者根本不与消息的主题或内容相关；以非个人的方式交流；当媒体使用不充分时；对沟通的不信任；当老板和下属之间的关系由于恶劣或敌对的工作环境而导致信息表达受到限制时；信息量过大时，如果信息流过大，可能会限制理解，并延迟信息的处理。

通过这种方式，已经表明组织沟通是任何组织的关键要素，考虑到相关情况，最佳信息流，所有工人之间的正式沟通，良好内部和外部沟通的管理。同样，必须事先建立与组织的战略目标直接一致的战略内部沟通计划，以执行改善组织沟通和避免沟通障碍所需的行动和策略。

参考资料