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过程范围映射理论

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Anonim

映射或绘制图表的目的是通过符号以图形方式显示

组织或过程中进行的活动是什么,以使阅读它的每个人都能够理解范围和/或进行淘汰的过程。组织中执行的所有过程都必须是可度量的,以便能够确定是否满足建立这些过程的战略目标。

映射范围进程aldo

介绍

自工业时代开始以来,公司一直在寻求一种始终能够增加利润的方法,但是增加利润只是公司实现的最后一步,因为首先必须经历的所有步骤许多阶段。想要获得更高利润的公司必须了解如何更好地管理其每一项资源。

如今,公司寻求管理资源以提高生产率,提高产品和/或服务的质量,但是新的理论为我们提供了增加这些东西的新方法。大型公司正在寻找新的人才并提升人力资源,以此来刺激他们的增长需求。

现在,要使协作者感觉自己是组织的一部分,并且他们的想法在每一个新的提案,工作计划,程序和系统中都是值得的,协作者参与其中,信息从上而下流动。彼此相处,转圈总是回馈。就像在组织结构图或流程图中一样。

同样,自从大型工业诞生以来,有必要学习制作地图或图表,以指导当时的合作者了解必须执行的任务,要执行的步骤,之前的活动,并以图形方式显示他们继续说,所有这些信息都反映在工厂的过程中,这就是将过程图用作工业中用于使作品正式化的工具的方式。

今天,这些地图非常重要,因为人们或合作者聚集在拥有不同学术准备的公司中,因此有必要以最清晰,最易懂的方式为每个人做。

那么我们可以说,过程映射是一种通过有用的图形允许增加导电链价值的方法。

流程范围映射。开始。

根据(Alvarez,2015),业务发展分为六代,如下所述:

  • 第一代:通过劳动量,牲畜头数甚至它们所占的面积来衡量。第二代:工业革命,蒸汽机的引入第三代:控制系统流程,开始规范工作。(“亨利·福特”生产系统,成本系统,会计系统等)第四代:信息技术;第五代:知识管理学科侧重于学习型组织;第六代:通过创新产生价值。

流程映射的起源始于第二代业务开发,在此阶段,机器图与科学方法一起出现,从而引发了对工作的研究。

什么是过程?

根据ISO 9001:2015,这是一组相互关联的活动,使用输入提供预期结果。

一个过程的输入可以是另一个过程的输出,这反过来,一个过程的输出可以变成另一个过程的输入,这完全取决于它们之间的相关性以及所述过程的大小,也就是说,每个过程都涉及相互关联以构成一个整体的子过程。

流程类型

流程有不同的分类,其中之一是将流程分为战略,运营和支持的分类,我们将在下面进行描述。

战略。

  • 战略计划,政策和目标资源计划采取改进措施。

操作。

  • 客户需求调查服务营销服务设计生产或提供服务

支持。

  • 选择和培训后勤保障人员。

同样,ISO提出了另一种过程分类。

组织管理流程:它们包括与战略计划,政策制定,目标制定,沟通提供,确保必要资源的可用性以及管理评审有关的流程。

资源管理过程:它们包括组织管理,执行和评估过程中必需的所有资源提供过程。

实现过程:它们包括提供组织预期结果的所有过程

评估,分析和改进过程:它们包括那些评估和收集数据以进行绩效分析并提高有效性和效率所必需的过程。它们包括度量,监视和审计,纠正和预防措施的过程,并且是管理,资源管理和实施过程的组成部分。

流程映射目标。

映射或图表的目的是通过符号以图形方式显示组织或过程中进行的活动是什么,以使阅读它的每个人都能够理解范围和/或导致执行该过程。

根据(Aguirre,2011),过程映射的主要目标是改善质量管理体系(QMS)的过程,以在关键绩效指标中取得惊人的成果,例如:

  • 提高收入降低成本和费用优化运营资金的使用管理风险提高客户服务水平提高组织员工的满意度水平突出公司的整体质量。

测量系统和指标。

组织中执行的所有过程都必须是可度量的,以便能够确定是否满足建立这些过程的战略目标。

以下是一些过程测量系统:

费用

  • 生产力安装操作的百分比。

质量。

  • 加工产品质量。

个人。

  • 参与过程的团队成员的满意度。绩效评估。专业和个人发展。

客户。

  • 客户感知的度量。顾客满意度。

这种测量将使过程标准化。也就是说,控制变量以获得准确的结果。但是,还需要标准化的过程,以便可以将产品交付到下一个过程,并继续进行直到过程完成。

建立指标是改进的必要条件,记住不可衡量的内容无法控制,无法控制的内容无法管理。这些指标使我们能够解释正在发生的事情,计划活动以获取响应并定义是否需要引入变更并能够评估其后果。

指标应回答以下问题:我们应该测量什么?应该在哪里测量?应该多久测量一次?应该如何测量?谁和多久检查一次结果? 。

进程映射。

根据(TECMILENIO),参与制图或制图的人是过程的专家,即进行工作的人。他们应该是在以下方面具有充分知识的工作人员:

  • 活动用品和产品供应商和客户过程的重点和技巧

重要的是,将技能,年龄,个人优势,教育程度以及各种人格因素和工作职能混合在一起,以形成一个具有各种想法和观点的小组,这些小组将丰富讨论和标准化过程。

图表和流程图。

有许多工具可用于从图表到地图的过程表示,所有这些工具特别具有某些方法,下面将对其进行描述。

关系图:它是一种工具,使我们能够分析其原因以复杂方式关联的问题。它关系到组织的不同领域或职能。

跨学科图:代表不同学科之间的关系或也称为理论-实践知识集,以了解组织的流程。

流程图:这是一种以图形方式表示与活动相关的流程的工具。

SIPOC图。

SIPOC图,以英文“供应商输入过程输出顾客”为首字母缩写,是管理过程的图形表示。使用此工具,您可以以一种简单的方式查看该过程,并确定参与其中的各方:

(供应商-供应商):为流程贡献资源的人员。

(输入-inputs /资源):执行该过程所需的一切。资源被视为信息,材料甚至人员。

(流程-流程):一组将输入转化为输出并为其提供附加值的活动。

(输出-输出/产品):这是我们根据输入的订单交付的内容。(Costumer-客户):接收过程结果的人。目的是获得该客户的满意。

SIPOC图是在六西格码(Six Sigma)领域和一般过程管理中都使用的工具(质量)

SIPOC工具可帮助我们以图形方式在宏级别上表示以下几点:

  • 我们在流程中引入的内容(原始材料,外部信息等)的质量;我们在流程中所做的质量(单独完成每个任务的结果以及与其他任务的关系)。

龟图。

“乌龟”目前用于汽车(ISO / TS 16949),航空航天(AS9100C),食品(ISO 22000)和一般(ISO 9001)行业。

乌龟图标识:

  • 输入:包括内部和外部客户需求输出:处理结果。

对于系统过程,这包括信息,报告或数据。

对于制造过程,输出是最终产品,统计数据和其他与制造相关的文档,以及过程中产生的任何浪费。

对于任何过程,实际输出必须代表客户需求的满足。

  • 什么:执行任务所需的非人力资源谁:完成该过程所需的人力资源如何:必要的操作控制措施:指示成功或失败的绩效指标列表的过程。

下图中直观地表示了这些元素中的每一个:

这些类型的图表在进行内部或外部审核时非常有用,因为它们描述了所有输入,输出和度量过程的手段。

我们可以将过程图分为传统过程图和形式过程图两类,下面将分别对它们进行描述。

常规流程图。

它在绘制图表时使用经典的过程分类(战略,操作和辅助),或者通过调节战略过程来制作地图,将其放置在上部,将操作过程放置在地图和辅助过程的中间在底部,将客户的需求放在公司要生成的产品和服务条目的地图左侧,在地图的右侧,客户满意度似乎是公司要遵循的目标。

正式流程图。

当使用ISO建议的分类(管理活动的过程,产品实现的过程,资源提供的过程,度量,分析和改进的过程)时,会出现此过程图。因此,这种类型的图流程在ISO 9001认证组织中很常见。

应该对现有过程进行排序,并按照逻辑上的空间和关系安排,如果可能的话,应与标准的基本原则保持一致。地图上的流程配置可能非常不同,具体取决于作者的知识,特定需求等。

映射由不同的学科,实践和标准使用,其中包括:

  • BPM业务流程管理TQM全面质量管理6西格玛精益制造TOC矛盾论波特的价值链ISO国际标准组织

开发过程映射的步骤。

定义映射的焦点和范围。

  • 与组织的战略保持一致获得管理层的承诺确定主要利益相关者定义时间和必要的资源。

定义制图方法和文献标准,并对相关人员进行培训。

  • 定义方法。
    • BPMN-业务流程建模符号或BPEe-业务流程说明扩展或BPEL-业务流程执行语言或VSM-价值流映射
    定义要集成的映射级别和附件开发约定手册。
    • 目标o范围o业务流程模型的定义o业务流程模型的级别o术语表符号体系o流程图o业务流程模型o指标图o通用标准o图和模型示例
    培训那些参与流程的人员。

准备工作计划,评估组织的部署并定义政策和规则。

  • 准备工作计划,其中定义了活动,角色,职责,资源,访谈和会议议程,沟通计划,政策和项目规则。

准备过程建模。

  • 与参与人员确认您的参与准备后勤准备进行采访,研讨会和会议。
    • 人力资源或物质资源或财务资源
    定义会议规则。

收集信息并绘制流程。

  • 信息收集技术o问卷调查o带出某种形式的发现和建议。
    • 从组织结构图建模o从上至下建模o集成流程附件。
    根据工作计划开展活动评估相关人员的参与。

确认并验证过程建模。

  • 与主要利益相关者确认地图与赞助者确认地图正式建立映射模型

外联映射。

结果映射着重于与程序直接协同工作的个人,团体和组织的行为发生的变化。这些更改称为“范围”。通过成果映射,发展计划可以将贡献归功于实现成果,而不是奖励实现发展影响。尽管这些范围反过来增加了在开发区域中获得影响的可能性,但这并不一定是因果关系。结果映射不是尝试衡量计划合作伙伴对发展的影响,而是着眼于根据计划对这些合作伙伴在发展过程中的作用的影响来监视和评估结果。 。(Sarah Earl,2002年)。

结果映射

  • 根据直接合作伙伴的行为变化来定义程序的范围。着重于程序如何促进更改,而不是如何引起或控制更改。认识到开发过程的复杂性以及它们所处的环境进行分析干预措施和结果之间的逻辑联系,而不是尝试将结果归因于特定干预措施,将方案目标置于发展挑战范围之外,以超出方案范围的范围进行激励和指导需要有创造力和冒险精神,要求计划人员和合作伙伴参与计划,监视和评估阶段。

根据(Sarah Earl,2002),结果映射分为三个阶段和十二个步骤。这是一个参与性过程,其方式是,一旦计划成员表达了自己的意图,就首先决定要遵循的策略,建立一个监控系统并确定评估重点,建立数据必须收集这些信息,他们将能够就倡议的完整性分享归属感和承诺,因此将这些方面纳入其日常计划和管理活动。

这十二个步骤是组成“结果映射”设计工作室的要素。第一阶段是“意图设计”,它提供了一种方法,可在旨在促进的“宏观”层面上阐明并建立共识。在计划选择其战略方向并着手计划其目标,合作伙伴,活动和与期望结果相关的进度之后,进行有意设计。

在指定计划要促进的更改之后,选择具有最大成功机会的活动。意图设计阶段有助于回答四个问题:为什么?(愿景声明);谁(直接合作伙伴);什么(期望的结果和进展的迹象);怎么样?(任务,策略图,组织实践)。

第二阶段,即范围和绩效的监视,有助于该计划阐明其有关监视和评估的优先级。它提供了一个框架,用于持续监视计划的行动以及直接合作伙伴在范围实现方面的进度,计划用来促进这些变化的策略以及组织的实践。该计划使用进度的迹象(在有意设计阶段确定的一系列行为不同变化的分级指标)来设置直接合作伙伴应遵循的模式,并监控其成果。在此阶段,将使用组织战略和实践的地图来创建用于跟踪绩效的框架。如果定期完成,该框架为该计划提供了机会和必要的工具,以反映和改善其绩效,并收集与直接合作伙伴进行的工作成果有关的数据。通过在第二阶段中使用监视框架,该计划可以获得涵盖更广泛主题的信息,而在第三阶段中计划进行的评估则可以更深入地评估策略,问题或关系。在评估计划的第三阶段,该计划确定了评估优先级,以确定哪些评估资源和活动对其最有用。评估计划描述了要进行的评估的主要内容,最后,提出评估设计。应当注意,结果映射提供了一种框架,组织和收集数据的方法,但不分析信息,因此程序将继续以对学习和进步有用的方式来解释数据。 ,或与他人交流您的经验或结果。尽管结果映射的所有元素(例如进度信号和策略图)都可以独立使用。 (莎拉·厄尔,2002年)或与他人交流您的经验或结果。尽管结果映射的所有元素(例如进度信号和策略图)都可以独立使用。 (莎拉·厄尔,2002年)或与他人交流您的经验或结果。尽管结果映射的所有元素(例如进度信号和策略图)都可以独立使用。 (莎拉·厄尔,2002年)

结论

正如我们在本文中可以读到的那样,过程映射是一种应始终用于尝试在组织内部进行改进的工具,它可以帮助我们阐明公司内部存在的每个过程,并有助于理解其中的其他人员,以及正确使用它的人员,同样可以帮助我们通过内部或外部的各种审核,并在必要时获得认证。

正确使用此工具可使管理人员更轻松地进行组织和决策,持续改进,发展,进而有助于更好地形象化公司内部的机会领域。

论文提案。

在Córdoba-Orizaba地区的一家公司中进行范围映射

一般目标。

在科尔多瓦-欧里扎巴州的一家公司中执行过程映射,以通过使用诸如范围映射和过程映射之类的质量工具来标准化过程,并为公司的发展和社区利益做出贡献。

谢谢。

我感谢母亲给了我一切,感谢家人的支持给了我继续学习的动力,也感谢我的同事和朋友对我的支持和帮助。

参考书目。

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cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/cfe/fe06046/anexos/explica4.pdf

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