商业通信有时指的是公司的公司通信，而公共机构发出的机构通信则基于在复杂组织中发出和接收消息的过程。此过程可以在内部，组织内部或外部进行，例如与客户，组织等进行。
如果该组织是公司，则通信分为三个系统：
- 业务：涉及任务和操作的法规；法规：有关命令和指令的法规；维护：涉及公共关系，客户获取以及广告或市场营销的法规。
业务沟通也被理解为组织与其周围环境之间概念的产生，传播和消费的过程。
在公司或组织中，无论从本质上理解什么情况，人与人之间的组织都是社会交往的行为。通过方法，过程和行动来达到共同的目标和目的，以达到共同的结果。
从理论上讲，商务沟通的目的是实现公司化，这表明了集体的联合，这被认为是一个独立的系统，但又与环境有关（Ocampo Villegas，2007）。
在业务环境中，垂直通信被称为在经理及其下属之间以升序和降序分布的通信。这种通信方式可以控制下属的行为，例如：
- 任务的指示和组织方法，实践和政策所固有的信息对员工绩效的严格评价
用于它的通信形式是：
- 电话会议电子邮件手册，指南等
会议和电话是传播信息的最有效方法，因为它允许在短时间内传输大量信息。
当要执行的任务包含大量细节和复杂性时，书面通信（例如电子邮件）是适当且及时的。这是一种非常简洁的语言，比上面提到的要多，并且它更客观，因为它不会像口头方法那样失真。当您需要创建信息记录时，这种类型的通信也非常有用。
R 历史参考
查看组织沟通的方式
Deetz（1986）认为，定义“组织传播”一词的含义只是问题的一半。“一个更有趣的问题是：如果我们以一种方式相对于另一种方式来考虑组织沟通，我们会看到什么或怎么办？” 与定义不同，这里的目的不是使它正确，而是理解我们的选择（Deetz，1986）。相反，Deetz建议我们尝试理解“组织传播”的学者和学生可用的三种概念：学科，描述组织的方式以及组织内的现象。
通讯
普遍使用术语“组织沟通”的第一种方式是作为一种描述工具，它指的是沟通领域的特定细分。但是，组织传播不是传播研究领域中独特的学术领域。由于组织沟通是一门独特的学科，因此与组织沟通研究相关的课程，书籍和学位都很多。根据Mumby&Stohl（1998）的观点，“一个学者群体如果对某种现象的研究有一套范式假设，就构成了学科矩阵。”在本质上，组织沟通是一门学科，因为学习它的人有一个共同的概念来研究这个东西，即组织沟通。 Mumby和Stohl指出：“这并不意味着每个版本都有共识，而是学者们以相似的方式看待研究对象，并使用相同的语言游戏来描述这些现象。实际上，您可能会发现您的老师甚至您自己都不同意我们对组织沟通某些方面的解释，这是任何一门学科的正常部分。他们使用相同的语言游戏来描述这些现象。实际上，您可能会发现您的老师甚至您自己都不同意我们对组织沟通某些方面的解释，这是任何一门学科的正常部分。他们使用相同的语言游戏来描述这些现象。实际上，您可能会发现您的老师甚至您自己都不同意我们对组织沟通某些方面的解释，这是任何一门学科的正常部分。
组织沟通作为描述符
我们可以看到的第二种方式是组织交流这个术语是对组织内部发生的事情的描述。 Deetz（1986）解释说，“将交流视为描述和解释组织的一种方式，就像可以认为心理学，社会学和经济学能够解释组织，交流的过程一样。它也可以被视为解释或思考组织的另一种方式”。人类学，商业，心理学，社会学和其他学术领域的人们所做的研究主要是关于组织沟通。交流学者在处理组织交流方面的方式有所不同，因为我们的培训首先是人类交流方面的培训，因此我们带来了独特的历史和一套用于组织交流发展的工具，这是其他学者所没有的。具有。
组织传播现象
可以看到术语“组织交流”的最后一种方法是将其视为组织中发生的一种特定现象或一组现象。例如，当两名员工在工作中发生冲突时，他们正在促进组织沟通。当组织的CFO向组织的董事会介绍有关最新季度收入的PowerPoint演示文稿时，他或她正在进行组织沟通。一个组织为国家媒体创建的最新广告活动是组织交流的另一个例子。
组织传播的概念定义
Deetz对组织沟通的定义。 Deetz（1986）将组织沟通定义为组织（或利益集团）的利益相关方试图通过有意使用词语来激发他人或一群利益相关方头脑中的意义的过程口头和/或中介消息。
根据《美国传统商务术语词典》，利益相关者是对组织感兴趣的任何一方。公司的利益相关者包括股东，债券持有人，客户，供应商，员工等。（Scott，2009年）。一个组织存在一系列不同的利益相关者。这是组织中一些参与者的简短列表：工人，经理，股东等。每个组织还必须担心组织外部环境中存在的参与者：竞争对手，社区成员，政府机构等。基本上，每个组织都有广泛的利益相关者，为了平稳运行，必须服务这些利益相关者。
和
交流的目的是将信息（和对该信息的理解）从一个人或一个小组传达到另一个人或一个小组。此通信过程分为三个基本组件：发送方通过通道将消息发送到接收方。（该图显示了更详细的模型）。发送者首先提出一个构想，该构想被组合成一条消息，然后传送给对方，对方解释该消息并接收其含义。信息理论家增加了一些更为复杂的语言。消息的发展称为编码。解释该消息称为解码。
沟通模式
图1.通信模型
另一个重要功能是反馈回路。当两个人互动时，交流很少是单向的。当一个人收到一条消息时，他会通过回复来回应。反馈回路与图1中概述的收发器反馈的回路相同。否则，发送方无法知道其他方是否正确解释了消息或他们如何对消息作出反应。反馈在管理中尤为重要，因为主管必须知道下属如何响应指令和计划。经理还需要了解工作的进展情况以及员工对整体工作情况的感觉。
衡量沟通效率的关键因素是共识。当有关各方不仅就信息而且对信息的含义达成共识时，就存在理解。因此，当发送者的预期消息和接收者的解释消息相同时，就会发生有效的通信。尽管这应该是任何通信的目标，但并非总是可以实现。
就所消耗的资源而言，最有效的通信以最小的成本发生。特别地，时间是通信过程中的重要资源。例如，教师几乎不可能花时间与班上的每个学生就所涵盖的每个特定主题进行单独沟通。即使有可能，也会很昂贵。这就是为什么经理经常留下语音邮件消息并通过电子邮件进行交互，而不是亲自拜访下属的原因。
但是，高效的省时通信并不总是有效的。一种低成本的方法（例如发送到通讯组列表的电子邮件便笺）可以节省时间，但并不总是导致每个人都从消息中获得相同的含义。没有机会提出问题和澄清信息，可能会造成误解。除了交流方法选择不当外，有效交流的其他障碍包括噪音和其他肢体干扰，语言问题以及对非语言暗示的不认识。
有时沟通是有效的，但不是有效的。专责小组负责人逐一拜访每个团队成员以解释程序的新变化，可以确保每个人都真正理解该变化，但是这种方法对领导者而言可能是非常昂贵的。团队会议会更有效率。以这种方式和其他方式，可能会在有效性和效率之间进行权衡。
沟通流程
沟通流程基于公司内部的组织结构。这种内部交流以四种方式给出：下降，上升，水平和对角线。每个人都有其存在的原因，例如从高级管理层的决策中获得的信息，员工对决策的参与以及组织不同部门之间的信息流（Ocampo Villegas，Humanizar la通讯，2007年）。
沟通向下
从组织中的较高级别流向较低级别的沟通是向下沟通。换句话说，在命令链中从上级到下级的沟通是向下沟通。经理使用这种通信流将与工作相关的信息传达给较低级别的员工。员工需要这些信息来执行工作并满足管理人员的期望。经理使用向下沟通来达到以下目的：
- 提供有关员工绩效的反馈提供工作指导提供对员工工作的全面理解，并与他们交流他们的工作如何与组织中的其他工作相关联向员工传达组织的使命和愿景重点关注的领域
组织出版物，通函，给员工的信，小组会议等 它们都是向下沟通的例子。为了进行有效且无差错的沟通，管理人员必须：
- 指定交流目标确保邮件准确，明确和明确使用最佳交流技术将邮件正确地发送给收件人
向上沟通
在组织中流向更高层次的沟通称为向上沟通。提供有关组织运作的反馈。下属通过向上沟通将他们的问题和行动传达给上级。
下属还使用向上沟通来告诉他们对向下沟通的理解程度。员工也可以使用它来分享他们的观点和想法，并参与决策过程。
向上的沟通可以使组织中的员工更加敬业和忠诚，因为员工有机会在更高层次上提出和讨论不满问题。管理人员了解员工对其工作，同事，主管和整个组织的感觉。因此，管理者可以采取行动来改善情况。
索赔系统，投诉和建议箱，工作满意度调查等都有助于改善向上的沟通。向上沟通的其他示例包括下级管理层做出的绩效报告以供上级管理层审查，员工态度调查，员工来信，员工与经理之间的讨论等。
横向/横向沟通
在组织中相同层次结构上进行的通信称为横向通信，即同级之间，相同级别的经理之间或任何水平等效的组织成员之间的通信。横向通信的优点如下：
- 节省时间促进任务协调促进团队成员之间的合作向组织成员提供情感和社会帮助帮助解决组织中的各种问题交流的一种手段它也可以用于解决一个部门与另一个部门的冲突或一个部门内的冲突。
对角通讯
经理与其他工作组中的员工之间进行的沟通称为偏见沟通。它通常不会出现在组织结构图上。例如，为了设计培训模块，培训经理与操作人员进行互动，询问他们的工作情况。
中号
通信的标准方法是为发送者说或写，为接收者听或读。大多数交流都是口头交流，一部分是说话，另一部分是听。
但是，某些形式的交流并不直接涉及口头或书面语言。非语言交流（肢体语言）由动作，手势和其他物理外观方面组成，结合面部表情（例如微笑或皱着眉头），可以成为传递消息的有力手段。有时，即使保持沉默，一个人的身体也可以“说话”。当人们讲话时，他们的身体有时会说出与他们的言语不同的东西。当一个人的语言传达信息时，就会出现一个混合的信息，而当非言语表达时，他或她正在传达其他信息。
尽管像电子邮件这样的技术淡化了非语言交流的重要性，但是大多数组织交流仍然是通过面对面的互动进行的。每个口头信息都带有非语言成分。接收者在解释消息时会考虑所有可用内容的含义。当非语言提示与口头信息保持一致时，它们会起到增强信息的作用。但是，当这些口头和非口头信息不一致时，它们会使接收方感到困惑。
管理行动尤其重要，因为下属对经理的所作所为比对他们所说的更加信任。除非采取与沟通相符的行动，否则不信任感将损害未来任何社会交往的有效性。
口头沟通技巧
由于经理一天中的大部分时间都花在与其他经理和员工进行交流上，因此口语和听力技能对于成功至关重要。例如，当经理必须进行销售演示，进行采访，进行员工评估并举行新闻发布会时，就会使用口头交流技巧。
通常，管理人员更喜欢依靠口头交流，因为当面对面交谈时，交流往往会更加完整。在面对面的互动中，一个人可以判断另一方的反应，立即获得反馈并回答问题。通常，人们倾向于认为直接与某人交谈比接收书面消息更可信。面对面的交流不仅可以交换单词，还可以看到非语言的交流。
但是，口头交流有其缺点。除非所有各方都听到相同的消息，否则它可能不一致。尽管口头交流对于传达他人的观点和建立鼓励人们交流的开放性很有用，但对于执行涉及许多特殊性的政策或发布指令来说，这是一个薄弱的工具。
以下是有效进行口头交流的两个最重要技能：积极聆听。聆听可以使您理解所听到的内容，并且需要注意，解释和记住声音刺激。有效聆听是活跃的，要求
聆听者“进入演讲者的头部”，这样他就可以从演讲者的角度理解交流。有效的侦听器执行以下操作：
- 与他人进行眼神交流安排足够和不间断的会议时间真诚地寻求信息避免情绪激动或攻击他人释述您所听到的信息，尤其是要阐明演讲者的意图保持沉默 不要以充实的停顿说话，也不要以点对点的方式回答陈述，要问清楚问题，避免做分散注意力的手势。
建设性的反馈意见。经理通常在向员工提供绩效反馈方面做得很差。提供反馈时，管理人员应执行以下操作：
- 着眼于特定行为，而不是发表一般性声明保持非个人和针对目标的反馈行动后尽快提供反馈提出问题以确保对反馈的理解会对行为产生负面影响收件人可以控制。
书面沟通技巧
书面交流有几个优点。首先，它提供了转诊和随访记录。其次，书面交流是一种向大量人传递相同信息的廉价方法。
书面通信的主要限制在于，除非需要响应，否则发送方不知道如何或是否接收到通信。
不幸的是，书写技巧通常很难发展，许多人在书写简单，清晰和直接的文档时遇到困难。信不信由你，书面文件不好花钱。
一家公司每年的不良写作费用是多少？根据一家加拿大咨询和培训公司的数据，一名员工在一年的时间里每周只写一张配方不佳的便笺，可能使公司损失4,258.60美元。
管理者必须能够清楚地写。能够准备信件，便笺，销售报告和其他书面文件的功能可能意味着成功与失败之间的区别。以下是有效书面交流的一些准则：
- 使用POWER Plan来准备每条消息：规划，组织，编写，编辑和查看消息时要牢记读者的想法为消息提供简洁的标题并在适当的地方使用副标题使用简单的单词以及简短明了的内容段落；用事实来支持观点；避免使用“花哨的”语言，委婉的说法和三合会的表达；在结尾处总结要点，并让读者知道下一步该怎么做。
C
组织中的正式信息流可以通过上升，下降，水平或对角线渠道移动。大多数负面沟通是针对计划，绩效反馈，授权和培训的。大多数上游交流都是关于绩效，投诉或寻求帮助。横向沟通侧重于任务或资源的协调。
组织结构可以创造，持久和鼓励正式的沟通方式。命令链代表了垂直通信。团队合作和互动体现了横向或横向沟通的努力。具有同等职级和权限的同事或雇员之间的工作协调就是这种沟通渠道。从下级到上级的反馈表示向上的沟通。例如，向大多数高层管理人员报告的状态报告源自大多数组织的中下阶层。
人们与电子通讯设备和存储信息的数据库的结合是一个正式的网络。正式的通信网络提供了通过正式组织渠道传输和存储信息的电子链接。
非正式渠道（称为灌木丛）在整个组织中偶尔传播社交和个人信息。灌木丛是非正式的员工人对人沟通网络，未经组织正式批准。这些是自发的，快速的并且难以停止；它可以帮助和阻碍对信息的理解。由于这些原因，管理者必须保持联系并反驳谣言。
像人际沟通一样，组织沟通可能会受到如下障碍的阻碍：
- 信息超载修饰的消息延迟正式沟通员工缺乏信任和开放感不同的变化方式职务级别或职位的恐吓和不可用经理的解释电子噪音
中号
沟通触及组织中发生的一切，并且与所有其他功能和流程交织在一起，以至于很难将其分开进行研究和分析。由于沟通是经理从事的最慢的活动，因此改善管理很大程度上取决于改善沟通。研究人员试图提高组织沟通技巧的一种方法是通过评估经理写作和口语有效性的工具。
加强和改善沟通的责任既是个人的，也是组织的。发件人应定义其消息背后的目的，牢记读者的观点来构造每条消息，选择最佳媒介，仔细安排每次传输的时间，并寻求反馈。收件人应积极倾听，对发件人保持敏感，为邮件推荐适当的媒介，并启动反馈工作。
和
组织完全依赖于交流，交流被定义为通过语音，标志或书面形式交流思想，信息或信息。没有沟通，组织将无法运作。如果沟通减少或受阻，整个组织将遭受损失。当沟通完整，准确和及时时，组织就会变得充满活力和有效。
沟通对于整个管理过程至关重要，原因有四个：
- 沟通是一个管理链接过程。沟通是管理者执行计划，组织，人员配备，指挥和控制的管理功能的方式。沟通是所有组织的心脏沟通是人们获取和交换信息的主要手段。决策通常取决于所接收信息的质量和数量。如果决策所依据的信息不正确或不完整，则决策通常是错误的，对于经理而言，最耗时的活动是沟通。经理花费70％至90％的时间与员工以及其他内部和外部客户进行沟通，而信息和沟通则代表着组织的力量。员工不能在工作单元中进行任何有建设性的工作，除非他或她知道该做什么，何时完成任务以及涉及谁。拥有此信息的工作人员将成为权力中心。
口头和书面形式良好沟通的能力是关键的管理技能和有效的领导基础。通过交流，人们可以彼此交换和共享信息，并影响他人的态度，行为和理解。通过沟通，管理人员可以建立和维持人际关系，倾听他人的声音，并获得创建令人鼓舞的工作场所所需的信息。如果没有良好的沟通者，任何经理都无法处理冲突，成功进行谈判并在领导中取得成功。
C
管理人员在三种不同的条件下做出解决问题的决策：确定性，风险和不确定性。所有经理都可以在各种情况下做出决策，但是风险和不确定性是高级经理面临的更为复杂和无组织的问题所共有的。
当经理充分了解做出良好决策所需的所有必要信息后，才能在确定的条件下做出决策。此条件是进行故障排除的理想选择。挑战仅仅是研究替代方案并选择最佳解决方案。
当问题趋于定期出现时，经理可以通过称为计划决策的标准或准备好的响应来解决问题。这些解决方案已经可以从过去的经验中获得，并且适合当前的问题。一个很好的例子是当库存低于一定水平时决定自动重组库存。如今，越来越多的编程决策已由使用决策支持软件的计算机来协助或管理。
结构化问题是熟悉的，直接的，并且清楚解决问题所需的信息。经理通常可以预见这些问题，并制定计划以防止或解决整个组织的问题。例如，人员配置问题常见于加薪，晋升，休假请求和委员会分配等问题。积极主动的经理可以计划流程，以在这些投诉发生之前有效地进行处理。
风险
在有风险的环境中，管理员缺少完整的信息。这种情况比较困难。经理可能理解问题和替代方案，但不能保证每种解决方案的工作方式。风险是管理人员相当普遍的决策条件。
当出现新的和陌生的问题时，计划外的决策将针对当前情况专门定制。定义和解决非常规问题的信息需求通常很高。尽管计算机支持可以帮助信息处理，但此决定很可能涉及人为判断。高级管理人员面临的大多数问题都需要计划外的决策。这个事实解释了为什么随着经理向更高级别的管理责任迈进，对他的概念技能的要求会越来越高。
危机问题是无法预料的问题，如果不能通过有效和有效的沟通迅速而适当地解决它，则可能导致灾难。任何组织都无法避免危机，并且公众已经充分意识到现代世界中公司危机的严重性。前苏联切尔诺贝利核电站的爆炸和埃克森·瓦尔迪兹（Exxon Valdez）几年前的泄漏是两个令人震惊的例子。现在，最进步的组织的管理者预计，不幸的是将会发生危机。这些经理正在安装预警危机信息系统，并制定危机管理计划，以最佳方式应对这些情况。
不确定
当信息如此贫乏以至于管理者甚至无法将可能性分配给替代方案的可能结果时，管理者将在不确定的环境中做出决策。对于经理来说，这种情况最困难。在不确定性条件下的决策就像是进入未知领域的先驱。不确定性迫使管理人员严重依赖创造力来解决问题：它需要对现有流程进行独特且通常是完全创新的替代方案。在这种情况下，工作组中的沟通通常用于解决问题。
在所有情况下，对不确定性的响应都在很大程度上取决于直觉，有根据的猜测和预感，所有这些都给错误留下了很大的空间。
这些非结构化问题涉及歧义和信息鸿沟，并且经常在新的或意料之外的情况下发生。这些问题通常是无法预料的，并会在发生时及时予以解决。非结构化问题需要新颖的解决方案。主动的经理有时能够通过意识到情况容易受到问题影响，然后制定应急计划，从而跳入非结构化问题。例如，在先锋集团，高管们不知疲倦地准备各种可能破坏其共同基金业务的活动。您最大的担心是投资者的恐慌，这将在债券或股票市场大幅下跌期间使您的客户服务系统超负荷运转。为预料到这种情况的发生，公司在必要时对会计师，律师和基金经理进行了培训，以配备电话。
[R 传出
Deetz，S。（1986）。人际沟通管理。
Mumby，DK，和Stohl，C。（1998）。组织沟通。当代社会学。Ocampo Villegas，MC（2007）。沟通者和组织。哥伦比亚波哥大：交流
商业。
Ocampo Villegas，MC（2007）。人性化的沟通。哥伦比亚波哥大：商务沟通。
Scott，DL（2009）。美国传统商务术语词典。马萨诸塞州波士顿。
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