本文介绍了什么是信息技术及其在当今公司中的使用。我们可以看到信息技术如何在打算在当今竞争激烈的市场中脱颖而出的任何公司中占据核心地位。为此，不仅在生产或分销过程中，而且在公司的所有活动（即进入，转换和退出）中都必须实施信息技术。许多人不知道如何在公司管理中使用信息技术，而且绝大多数人甚至都不知道他们可以使用哪些工具来有效地协调和控制公司或业务，本文介绍了可以帮助管理员和行政人员的信息技术分类
1.引言
在我们赖以生存的电子世界中，我们发现自己被信息来源所包围：电视，广播，杂志，报纸，宪报以及最近的互联网。每天晚上，我们观看新闻广播，早上阅读报纸，而白天则浏览杂志，上网或在电视上观看节目。
而且，我们每天吸收的大量信息常常在我们之前被忽略。我们已经习惯了这类信息，以至于没有意识到这些信息对我们的个人生活有多么重要。
我们每个人都以非常不同的方式使用此信息，从上班前因天气原因上了雨伞的人，到依靠经纪行提供的信息买卖股票的投资者。重要的一点是，我们所有人都在寻找一种始终保持“知情”的方式，除了寻找一种方式来利用这些信息以使我们受益。
现在想象一下，我们生活在一个孤立的世界中，除了从父母，孩子，从老板到员工的口头交流之外，没有任何其他信息。请稍等片刻，以为在21世纪初，没有新闻媒体，报纸，杂志，宪报或任何其他类型的信息媒体，没有互联网。您肯定在思考：原始吗？不可能？难以想象？好吧，如果您的公司或企业内部和外部没有足够的信息渠道，那就恰恰是这件事。
这些信息使我们能够简化公司的所有内部流程，也使我们能够更好地了解我们的竞争以及我们所竞争的市场。总体而言，我们可以更好地了解我们的业务的内部和外部环境，以便发现我们的弱点和潜力，对其进行攻击，并获得与业内其他公司的竞争优势。
2.- IT和组织效率
通常，我们都认为信息技术仅用于生产阶段，并且会想到大型制造系统或连续生产的自动化系统，但是，目前，信息技术应该出现在所有产品中。公司的活动，即进入，转换和退出阶段。
在进入阶段，信息技术必须包含所有技能，程序和技术，以使组织能够有效地管理与利益相关者（客户，供应商，政府，工会和公众）和环境之间的现有关系。在其中展开。
例如，在“人力资源”功能中，有一些专门技术，例如面试或心理测验，可以招募最能满足公司需求的人才。除此之外，借助Internet，您可以从世界任何地方访问工作板。在资源管理中，存在带有输入提供者的交付技术（例如，电子数据交换标准，例如，参见图1），该技术允许以较低的成本获得高质量的资源。借助电子银行或现代互联网银行门户等信息技术，财务部门可以以对公司有利的成本获得资本。
在转换阶段，信息技术与机械，技术和程序相结合，将输入转化为输出。更好的技术使组织能够为投入增加价值，以减少消耗和资源浪费。
在退出阶段，信息技术使公司能够提供和分发服务以及成品。为了提高效率，组织必须拥有评估其成品质量，营销，销售和分销的技术（例如，电子数据交换标准，见图1）和管理技术。为客户提供售后服务。
信息技术在进入，转换和退出过程中赋予公司重要的竞争优势。为什么Microsoft是最大的软件公司？为什么丰田是最高效的汽车制造商？为什么麦当劳是最高效的快餐公司？这些组织中的每一个在信息技术的开发，管理和使用方面都擅长于管理组织环境并为整个公司创造价值。
3.-我可以在企业中使用哪些信息技术？
在中间，这是一个非常常见的问题，因为当信息技术包含当今广泛使用的必不可少的工具时，许多高管只将信息技术与会计程序或电子邮件相关联。信息技术的飞速发展不仅对一般技术，而且对组织的所有运营方面都产生了巨大影响。
信息技术包括所有基于计算机的技术和计算机通信，用于获取，存储，操纵信息以及将信息传递给内部和外部的人员和业务部门。信息技术使公司可以改善其所有职能领域的管理和信息处理需求的集成。公司产生的最大成本之一是经理和员工花费在开会和董事会上，制定决策和解决问题上的时间。
信息技术减少了时间，因此减少了成本。通过减少寻找问题解决方案的时间，这有助于经理和员工提高生产力。三种类型的信息技术特别有用：电话会议系统，信息传输和检索系统以及个人信息处理系统。
电话会议系统通过减少面对面接触的需求来增强通信，从而节省了时间和金钱。经理人70％以上的时间都花在开会上，因为面对面的接触对于解决复杂的问题是必要的。但是，在上述会议上转移和容纳管理员会浪费大量时间。电话会议-使用电视线路和视频系统-提供了一种以“虚拟”方式召开会议的有用手段，尤其是在这个全球竞争时代。
如今，电子邮件，Internet的使用增加，以及公司之间的Intranet或通信网络的发展，正在加速公司和企业中的信息流。所有这些信息传输和检索系统都是基于相互连接的网络和个人计算机的使用，并且它们都连接到允许用户共享各种文件和数字信息的中央计算机。
信息技术的第三种类型是个人信息处理系统，例如由个人计算机，便携式计算机和个人通讯器提供的系统，它还可以有效利用公司中所有个人的时间和精力。 。苹果，日立和索尼已经开发了个人通讯器，它们是一种小型的掌上电脑，可以用作记录器，传真，日历以及Internet和电子邮件浏览器。如今，个人计算机可以连接到计算机网络，以使员工聚集在一起并使组织各部门之间的活动标准化。个人计算机使组织能够更好地控制较低级别的活动（这对于高管而言总是非常困难的），并促进了将权力下放给较低级别的员工。
我们可以以实施全球公认的信息技术为例，在1992年，麦克唐纳（McDonal）授权的Compuadd Corporation向其所有880个特许经营权出售一种新型的带有触摸屏的销售点终端和带有“皮肤”的键盘，可以用预先打印的字母代替键盘。这些新终端无需更改键盘就可以引入新产品，并且可以进行编程以仅显示一天中给定时间可用的产品及其价格。这种类型的个性化计算机减少了操作错误，并使该公司产品的销售流程更易于编程。
4.-在公司中使用信息技术的优势。
信息技术革命对组织的管理产生了深远的影响，提高了管理员协调和控制组织活动的能力，并帮助他们做出更有效的决策。今天，信息技术的使用已成为任何寻求持续增长的公司或企业的核心组成部分。
正如我们在本文的撰写中所看到的，信息技术的使用不仅不再用于生产或转换过程，而且必须隐含在业务的所有领域，包括管理领域，因为这是控制整个公司。由于使用了这些技术，因此可以说，公司除了可以为公司提供竞争优势外，还可以减小其层次结构的大小并增加横向信息流，即通过公司所有部门。商业。
减少层次结构的大小。这是通过向经理和行政人员提供高质量，及时和完整的信息来实现的，从而减少了对各种级别的官僚机构和行政层次结构的需求。通过降低这些层次级别，信息系统可以充当公司或企业活动中的控制设备。应该注意的是，除了信息技术目前可以完全协调公司的生产流程之外，信息系统还减少了管理者协调和整合公司子部门活动的需求。
水平信息流增加。近年来，随着三层客户端-服务器系统（允许将个人计算机连接到功能强大的服务器或微型计算机，然后又将其连接到大型机）的增长所推动，该领域得到了迅速的发展。公司的全球网络系统。当前，计算机网络被用作组织内部信息的主要渠道。电子邮件系统以及用于共享电子文档（例如Lotus Notes）的Intranet软件的开发加速了这一技术趋势。
竞争优势。从本文的全文中可以看出，实施适当的信息技术可以提高公司或企业的竞争潜力。当前，在寻求竞争力时，他们的目光转向使用信息技术，例如，由于减少了对许多层次结构的需求，信息系统有助于减少官僚开支，因为管理员基于信息技术可以协调和控制公司的活动。英特尔就是一个例子，通过提高其信息技术的先进性，英特尔已经能够将整个公司的层次结构级别从10个减少到5个级别。
除了借助信息技术提供的沟通渠道，我们还可以就工业环境的所有动向获得清晰，及时的信息，例如价格，客户，税收，汇率，法规，标准和动向。竞争，这有助于高管在设计竞争策略时。除此之外，大公司可以在其所有业务部门中保持恒定的信息流，而不管它们分布的物理距离如何。
最后，《虚拟公司》一书的作者威廉·戴维多（William Davidow）和米歇尔·马洛（Michel Malone）曾说过，如何利用信息技术来改善公司或企业对客户需求的响应，这是非常重要的竞争力来源。 。他们论点的实质是信息技术允许公司创建“虚拟产品”，这些产品可以根据特定客户的特定需求进行定制，而无需支付额外费用。 Levi's公司就是一个例子，该公司在其商店中通过触摸屏计算机配置了客户要求的裤子的每种不同特征，该请求以电子方式发送到Tenesse的工厂，然后从那里邮寄给客户，客户仅为此服务支付了10美元的额外费用。
5.-结论和建议
目前，我们可以从大量不同的来源获得信息，但是，许多公司尚未将信息技术用作其发展和能力的基本工具。信息技术可以帮助提高公司所有职能的生产率，还可以改善业务部门内部和部门之间的信息流。声称有效的组织必须利用和管理所有这些技术，才能为整个组织带来增值。
纵观整个历史，许多大公司的运作方式都是许多层次的层次结构，但是，信息技术的使用可以帮助分散决策权，因为信息可以轻松快速地水平和垂直流动。因此，信息技术系统可以帮助降低从高级主管到运营人员的层次结构。信息技术使组织可以改善其所有功能单元所需的所有数据和文档的管理和集成。信息技术提高了组织的灵活性并协调了其所有职能。除此之外，信息技术通过降低运营成本，组织灵活性，决策速度，对客户要求的响应，市场信息，竞争和总体环境，从而降低了运营成本，从而为我们提供了竞争优势。业务部门作为一个整体，无论其物理位置如何。
尽管如此，我们必须将信息技术作为业务的核心部分，在公司的所有阶段（进入，转换和退出）实施它，因为这将使我们发展到一个新的水平：信息时代。因为这种过渡已经迫在眉睫，所以我们必须将方向集中在信息技术上，如果不按时进行，那么它将变得更加昂贵和痛苦，并且如果我们忽略技术变革，最终我们将消失为一家公司。目前它生活在我们的环境中。
6.-参考书目
- Rosseau，D。（1979）。组织中的技术评估：封闭与开放系统方法。管理学院审查。p。531-542 Benjamin，I&Blunt，J（1992年夏季）。关键的IT问题：未来十年，斯隆管理评论。p。7-19 Huber，G。（1990）。“高级信息技术对组织设计的影响理论。管理评论学会，第14卷，第9页。47-71 Jones，G（1999年5月）。组织理论。德克萨斯州：德克萨斯农工大学。章9，第 358贩子 R.（1988）。掌握技术。纽约：自由出版社。（1992年10月20日）。供应麦当劳的Compuadd。给他们早间新闻。p。2DDavidow和Malone。虚拟公司。p。168。
