活动的总体规划
如同在任何项目中一样，在实现活动，展览会或展览会时，有必要对其进行适当的计划，因为如果不这样做，则存在很大的风险，即无法取得成功或浪费大量的资源和精力。
计划活动和/或展览需要与其他任何项目相同的策略。
计划对于参与事件实现的所有各方之间的良好协调至关重要，并且可以增加取得积极成果的机会。
该计划必须成为以具体行动为代表的具体，一致的战略。它还应概述和详细说明旨在实现特定目标的行动。
对于每个目标，必须定义要采取的行动，预期可能要解决的问题，确定解决方案的优先级，分配资源和责任，并设计可评估进展和结果的后续措施。
计划外的事件如果成功，将是偶然的产物。
对活动或展览的选择和特定概念以及具有明确而具体的目的，对于其成功实施至关重要。
构思不佳的事件通常不会引起人们的兴趣，并可能导致图像和金钱损失，并且非常昂贵。
即将介入的组织者小组必须参与计划的制定。
许多计划失败了，因为那些必须实现的人没有参与他们的发展。因此，为了进行良好的计划，组织组需要了解任务，目标，政策，程序，计划，预算，后勤，策略和战术。
重要的是要确信其便利性，并且需要制定适当计划的工作流程，以便具有更大的响应能力并开展高质量的活动。
活动的总体计划应包括：
- 一般目标和特定目标的定义。 一般政策活动的主题组织者，讲师和参与者的小组概况组织的职能和组织结构工作小组的形成，组织和计划工作的原理及其实施。 （程序）。融资形式，预算和资金流量。雇用场所和服务。技术活动，娱乐，陪伴和具体活动的计划。职责分配和执行日期。销售和收益预测。营销和传播策略；按活动控制资源的使用；在偏离原始计划的情况下采取行动的替代方案。可能的突发事件和解决方案。培训组织者和支持人员；建立和建立监督，控制和评估机制。 准备监控清单。
此外，良好的计划必须仔细考虑以下几点：
- 活动最方便的日期，地点和地点，必要的区域和基础设施，一般主题和特定主题，谁和多少发言人和参与者，主旨发言人和工作台的定义，特别嘉宾，预期参与者的预测，定义公司参加商业回合。
经验表明，在大多数事件中，成功的很大一部分取决于对以上几点做出正确的决定
良好计划的特征应如下：
- 易于理解，具体且简单；灵活且适应性强，能够快速适应事件发生之前，之中和之后可能发生的变化；编写和编写的方式使未参与其制定工作的人员可以轻松地理解它，即它具有逻辑顺序它具有逻辑顺序允许系统地查看程序的进度，以了解已完成的内容和缺少的内容
该计划必须成为以具体行动为代表的具体，一致的战略
重要的是要系统地审查计划和计划的进度，知道已完成的工作和尚待完成的工作。
计划与举办活动的可用资源紧密相关。
要定义事件或展览的日期和地点，必须考虑可能影响决策的不同变量，例如：
- 计划，组织，传播和实施所需的时间在办公室和学校的假期和休假中举办活动是否方便，以方便参加该活动其他公司可以在同一天举行的其他类似活动或日期在会议中心，酒店和沙龙中可用的日期，可以通过最可能参加者的时间访问。
前面的观点应该进行详细的分析和研究，因为它会影响或有益于演讲者，名人和参与者的出席。
开始准备工作的预期时间将取决于每个事件的大小和特征。
通常，是大型展览或大型国际活动，您需要提前做好准备。
主题必须是有趣的并且对于将要参加的小组来说是最新的。
您应该邀请并在适当的情况下聘请在环境中高素质且受认可的发言人。以上是参加活动的重要条件。
通常，在所有情况下，都会对原始计划产生变化，无论是正面的还是负面的，总是建议您回到详细说明的前提下进行验证，以验证这些假设是否正确，合乎逻辑并且与现实相符，它将允许采取必要的纠正措施。
事件的组织是非常动态的，因此有必要进行重新思考和调整，以使一段时间内在一组动作和一组目标之间保持一致性和一致性。
计划和重新计划，审查方案，指定目标和评估进度，可以解决问题并获得持续的结果改进。
计划的一些优点是：
- 建立明确和明确的目标，建立具有目标的计划以实现这些目标，并鼓励创造力以更好地利用可用资源。促进逐步实现既定目标并进行切实有效的审核协调并统一组织小组的工作简化对目标实现的审核
原始计划的变体
通常，在所有情况下，都会对原始计划产生变化，无论是正面的还是负面的。
需要审查制定计划所依据的前提，以验证这些前提是否有效且符合实际。
当发现变化时，必须采取必要的纠正措施。
重新计划
事件的组织是非常动态的，因此有必要重新思考和调整，以随着时间的推移保持行动和目标之间的一致性和一致性。
重新思考需要审查方案，指定目标并评估进度以解决问题并在尽可能短的时间内获得改进。
组织
有了良好的工作团队和适当的职能分工，就可以实现既定目标
- 组织手册和程序工作程序格式和控制卡IT系统和支持人员专用软件
尊重职能分工和尽可能多地支持他人，可以确保展览的成功。
人员培训必须补充书面信息，其中包含要执行的基本功能和产品的特征。
组委会的每个成员必须充分了解自己的职责，并高效，高质量地履行职责。
专门用于组织活动的计算机程序
在市场上，您可以找到用于组织活动的不同程序。在以下站点上，您可以找到与1200个与会议/事件行业相关的软件包，这些软件包分为不同的类别
自动化作业，执行数据分析并压缩几乎所有事件功能
事件的定义和特征。
在本书中，“事件”一词用于指代大会，研讨会，大会，会议，论坛，座谈会和会议，与“展览”一词有区别，“展览”被理解为是指一组的安装，促销，营销，运营和管理。在预先建立的地方推广产品或服务的模块。
在某些活动中，组织者会举办与该主题相关的展览，而其他展览则是完全独立的。
第五章广泛讨论贸易展览会的主题
活动可以在国际，国家，地区和地方各级举行。
主办单位简介
在计划阶段，必须仔细定义组织者组的形象，因为他们将负责组织者的实施，并在很大程度上对其成功负责。
一项活动的质量将从根本上取决于所涉组织者小组的经验和工作能力以及制定切合实际的工作计划，其中包括使活动取得成功所需的所有活动。
负责招募和选拔组委会成员的人员必须考虑先前建立的职位描述的要求。
组织者必须具有专业的培训和实践经验，以使他们能够完成每个特定事件所需的复杂功能和活动。
他们必须在活动环境的特定框架内运用自己的个人技能，最重要的是，他们必须与参与者，来宾和演讲者保持专业的机智和勤奋。
他们必须创造一个积极的工作环境，以获得实施人员的公开协作。
当您与许多人互动时，最好是要有一个性格外向的员工并促进公共关系。
平衡组委会成员的性格是很方便的，这些成员希望组建一个由不同个人，领导，主管，管理人员，操作员，创意人员和支持人员组成的小组。
在许多事件中，数百人需要组织各种活动，因此需要志愿者。这些可以是组织者的妻子和孩子，小组成员，公司或社区等。
有必要划分志愿者和组委会成员的职能，以避免职能重复和误解。
还必须在组织者和志愿者小组的计划，策略和培训计划中加以考虑。如果员工了解正在做的事情，他们将更愿意献身于工作。
为最佳实现事件而提出的结构是由一个由七个区域协调员支持的总协调员组成的，我们将在下一章中看到。
根据活动的规模，有必要在组委会的一些关键职位上训练有素的合格人员。
组委会的关键职位可以是：
- 总协调员，8位区域协调员，登记系统管理员，住房系统管理员，信息和通信系统管理员，食品系统管理员，运输系统管理员，采购系统管理员。安全性。 business商业回合负责人负责销售负责传播和广告负责设计和装修负责法律领域负责财资负责培训负责运营中心负责新闻室负责人负责媒体负责发言人和特别嘉宾负责助手负责支持和管理人员负责医疗服务负责托儿所负责音乐和娱乐负责声音，视频，摄影和录音负责维护和一般服务负责物质资源负责旅游服务负责特殊活动总会计师。
图书：如何组织活动和展览
作者：Jack Fleitman编辑Pax [email protected]
www.ciemsa.mx专业顾问
@jackkmex
下载原始文件
