消除组织中的分散信息

在日常生活中我们有很多信息，但这并不意味着我们拥有的所有信息都具有相关性。在我们拥有大量信息的组织中也会发生同样的情况，但是，并非所有信息都是相关的。也就是说，它是分散的信息。

因此，有必要学习区分什么是数据，什么是相关信息和什么是扩散信息。为了使这些信息的管理更加容易，我们可以在需要时使用它。

基本概念：

“信息由一组已经受到监督和排序的数据组成，这些数据用于根据现象或实体准则构造消息。” （Definicion.de，sf）

“信息是处理后的数据的有条理的集合，它构成一条消息，该消息改变了接收该消息的主题或系统的知识”（WIKIPEDIA，nd）

模糊信息是指不准确，根本不清晰的信息，可能导致我们犯错。

根据Eliyahu M. Goldratt的书，干草堆综合症定义了以下概念：

信息：对所提问题的答案错误的信息：对所提问题的答案错误数据：“是描述我们现实的任何字符串。” （Goldratt，1992年）必需数据：决策过程中需要用来导出信息的数据错误数据：一串不能描述现实的字符无效数据：不需要用来推断特定信息的数据。

澄清数据和信息之间的混淆

我们始终处在数据的海洋中，但是我们从来没有认为我们有足够的信息。提供者的地址是一条信息。某物的购买价格是一条信息，等等。但是，如果需要提供者的地址来发送投诉，那就是信息。也许有人认为仓库的内容就是数据，但是如果我们试图找出是否可以立即执行客户的订单，那么它就是信息。因此，在某些情况下我们认为数据的字符可能会成为信息。

换句话说，为了区分字符何时是数据和信息，我们必须分析它们与所讨论的决策之间的关系。因此，我们可以说信息是达成决策所需的数据。

另一个确定数据和信息之间差异的示例：问题是今天到达亚特兰大的最佳方式是什么？好吧，如果我们得到的答案是“您必须搭乘z班机”，那么我们正在获取信息。另一方面，如果为我们提供了航班目录，那么我们正在获取数据。但是，如果问题是飞往亚特兰大的所有可能航班有哪些，则目录将作为信息。

正如我们所看到的，我们认为数据或信息取决于所询问的问题，在一个级别上被视为信息，只能是在另一个级别上的数据。

所需的数据是决策过程的输入，信息是结果，决策过程本身必须沉浸在信息系统中。

换句话说，信息遵循层次结构，从数据推导出每个信息级别。因此，为了获得信息数据还不够，我们需要推论过程或也称为决策过程。

获取信息的条件：

数据

决策过程，因为没有它，就无法从数据中推断出必要的信息。

考虑到信息具有层次结构，决策过程使我们能够从一个层次转到另一个层次，这意味着决策过程中的任何更改都可能使整个信息层次过时。

所有管理人员都需要用于决策的数据，从而得出必要的信息。因此，决策过程的变化不仅意味着最终结果信息的变化，而且还意味着所需数据的性质及其所需精度水平的变化。

信息系统的架构

我们必须区分哪些信息系统和数据系统不相同。我们当前的系统通常是数据系统。但是什么是信息系统？答案是：信息系统是可以回答问题的系统，而这些问题的答案需要使用决策程序。但是，可以将回答大多数直接问题的同步系统称为数据系统。

因此，我们可以推断出不应该使用信息系统来处理可用数据，而应该假设存在一个数据系统，并且应该从中获取所需的数据。

信息系统的功能必须首先根据其可以提供答案的问题的范围来判断。显然，其范围越大，可以说该系统越强大。

信息管理流程

对信息的需求：“在实践工作和对世界的科学探索过程中，这是社会上必不可少的补充。可以说，这是人继续开展自己的实践活动所缺乏的信息。” （Calva Gonzales，2004年），搜索信息：“这是一组操作或任务，旨在通过定位和访问相关的信息资源，使用户获得可以回答其问题的信息”（阿尔瓦拉大学，nd）获得各种信息：搜索信息后，我们发现自己身处信息之海。因此，我们在这里质疑信息是否模糊，并通过询问以下问题来做到这一点。

所获得的信息是否足以满足公司的需求？所获得的信息是否可供组织的所有成员使用？所获得的信息是否可靠且安全？是否显示重复项？

使用工具查找和获取清晰准确的信息：

有多种数据收集工具，但其中一些最常用的工具如下：

调查：基于问卷调查或为从人们那里获取信息而准备的一组问题采访：一种旨在与那些认为自己是信息源的人们建立直接联系的技术。与仅限于问卷调查的调查不同，直接观察：开始获得更多的信誉，因为它可以获取直接和可靠的信息，只要它是通过系统化和高度受控的程序来完成的，那么今天就可以使用这些信息。非常完备的视听媒体；文档分析：其目的是分析印刷材料，并基于书目数据表；互联网：当今，它是捕获信息的主要手段之一。

信息的演变：我们必须确保信息的可靠性，这就是为什么有必要提供信息的原因。要开始评估，您必须首先考虑信息的来源：

从图书馆的资金或资源：由于图书馆获取其所有信息以进行教学，研究和研究；选择并评估所有在获取之前的文档。也就是说，他们要经过审核过程。

从Internet页面：由于通常没有任何控件或评估标准可以在Internet上发布，因此我们必须提交信息进行严格的分析，以确保信息的可靠性。

庞培法布拉大学（UPF）提供：

	问题	看着
WHO？	谁是作者？	您是您所在领域的专家吗？
您属于哪个机构？
比？	什么事啊	信息完整，准确
指示信息来源和/或数据来源
结论似乎是合理的
什么时候？	信息是否更新？	文章/书是什么日期
网站上次更新时间
您是否需要寻找更现代的信息来更新数据？
哪里？	在哪里找到信息？信息从何而来？	该网站位于个人，机构或商业服务器上书或杂志的出版商的声誉
为了什么？	该页面是为谁写的？	它针对特定的受众（专家，儿童等）
尝试推荐或销售产品
尝试说服一些意见

信息的处理和产生：此处我们处理信息，以供公司以后进行有益的使用。

在此阶段要执行的一些操作：

“•综合，组织和展示信息

能够进行信息的分析和综合反映和总结掌握书面表达的基本技术知道如何制作报告无需复制和粘贴集成到释义，转换和以某种方式表示信息使用图表使用概要表格使用表格使用图表知道如何撰写论文”（Rosas Sanchez，2012）

做决定：

决策过程是确定决策需求，建立备选方案，分析和选择备选方案，实施所选方案并评估结果的过程。对于业务而言，决策制定是一种工具，可让您为公司的利益做出最佳决策。

为了做出正确的决定，我们需要及时，清晰和可靠的信息；因此，信息是决策的关键。

结论：

像任何组织一样，在日常生活中，信息是正确决策所必需的。因此，对计数信息进行评估以及实施数据和信息系统非常重要。

通过消除模糊信息，可以仅基于最佳信息来做出正确的决策。

参考书目

Calva Gonzales，JJ（2004）。信息需求：理论基础和方法。墨西哥：墨西哥国立自治大学。Definicion.de。（sf）。的定义。从定义中获得。摘自：http：//definicion.de/informacion/Goldratt，EM（1992）。PAJAR综合征。蒙特雷：EDICIONES CASTILLO，罗萨斯·桑切斯（Losas Sanchez），湖（2012年3月14日）。Gesiopolis。从http://www.gestiopolis.com/el-uso-de-informacion-difusa-en-la-toma-dedecisiones-empresariales/UNICALIDAD DE ALCALA获得。（sf）。阿尔卡拉大学的图书馆。从http://www3.uah.es/bibliotecaformacion/BECO/BUSQUEDADEINFORMACION/i ndex.htmlWILKIPEDIA获得。（sf）。WILKIPEDIA。从https://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n获得

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