关于自动化和业务管理的练习和问题

自动化概念

确定两项不保证自动化的任务，并说明原因。

在piñateria中，制造车间无法通过制造piñatas的机器进行自动化，因为支付piñatero便宜。

冰淇淋店的员工无法通过机器人实现自动化，这会花费太多钱，人力资源也会更好。

确定两个应该自动化的任务，并指出您建议如何完成以及为什么要这样做。

在24小时的穿刺过程中，员工更换轮胎的任务可以实现自动化，因为使用机器从轮辋上卸下轮胎的过程中，您将无需劳累，节省时间，可以进行更多的刺破，而车主则不需要那么多的手工劳动。工作，因为每个班次通常只有3或4名员工，所以他们只能是2名。

对于制造开关的公司来说，我的意思是各种各样的，他们可以制造一个用于人们想在淋浴间洗澡的公司，他们只需要按下开关而不旋转旋钮，将旋钮留在后面，就已经毕业了。您希望水如何流出并按下开关。

确定两个已成功自动化的任务，它们是如何完成的以及之前的完成方式

在餐馆里，自助服务可以满足更多人的需求，而在人们等待某人腾出桌子之前，现在您可以去自助服务并在家里吃饭。

在出租车公司中，出租车计价器是提供此项服务的一种创新方式，因为它是一种快速而公平的方式来测量距离，并且票价更为合理。在出租车司机不那么容易，而且他们给所有人都完全不同的价格之前，这并不完全公平。

练习2

行政和生产性任务

选择任何一家公司，然后解决以下问题：吉米·约翰的三明治销售

提到该公司的5个生产任务。

准备蔬菜来制作面包准备冷盘来烘烤烤面包准备冷桌和餐厅区域准备收银机和送货上门

提及该公司的5个管理任务，并根据本章中列出的标准对它们进行分类。

为所有商店制作传单保持会计核算每两周检查一次广告餐厅照顾特许权使用费

列出公司中的五个现有职位并对其进行评分。

总行政经理商店运营经理商店经理出纳员

练习3

任务分析

您必须选择在办公室执行的两个任务。您应该分析这些任务中的每一项，研究谁来做，他们如何去做，何时去做。您还应该回答这个问题：为什么要这样做？还是重要？

家庭作业	公司会计	接待员
WHO？	会计师，经过培训可胜任此项工作的人员，负责并控制公司的财务	人力资源，通常是女性，经过培训后可以工作，接听电话并在办公室内关注公众
怎么样？	有条不紊地工作，根据公司离职情况核实费用，保持会计账目最新，零用现金	通过在办公室内树立良好形象，接听电话和拨打电话，接收消息，传真等为客户提供服务。
什么时候什么？	使用带有特定程序的计算机来完成这项工作，使用会计帐簿；在他们的工作时间之内。	在一周中的一天中，每天8小时，您可以在带有电话，传真和计算机的办公桌上提交对公司感兴趣的客户的各种信息。
这很重要？	控制公司的损益。	这很重要，因为它必须照顾需要公司服务的公众。

练习4

生产率

确定办公室中的职位。定义该人在这个职位上做什么以及产生什么

经理。在这个职位上，他做出决定，将任务交给其他工人，承担最大的责任。

这样可以使公司运转良好并拥有内部控制权。

以面包师为基础，定义此职位的人员和人员

贝克：准备所有配料，将面团成型，准备烤箱，注意准备过程中不要遗漏任何东西，一切都很好，可以制作面包。

根据足球运动员的定义，该人在该位置要做什么以及产生什么

他的任务是保持身体健康，处于良好状态，接受训练，玩游戏，并且作为一个人，他应归功于公众，并为自己和所经营的公司创造目标和金钱。

就以下方面的生产率进行说明：

记者

制作新闻

打字员

每分钟多说几句话

卖方

在一定时间内进行所有可能的销售

用以下术语解释生产率：

鞋厂鞋

互联网服务提供商用户

图书出版商图书

练习5

基本管理概念

用您的话语定义行政管理的基本活动

计划：确定组织的愿景，使命和目标。

组织：建立一个良好的组织以非常正确地执行计划。

执行：计划和组织步骤中产生的活动将实际执行，相关人员将执行其任务。

控制：它确保您朝着正确的方向前进，并实现目标。

解释在行政活动中定位办公室任务的重要性

行政任务与行政活动不同，任务是办公室的任务，对行政管理非常重要，因为它们是计划的结果，执行是实现我们目标的基础。

解释什么是行政

它是控制组织中计划的内容，以确保办公室内的所有管理活动以及生产性部分都能顺利进行，良好的执行力使我们能够进行控制，这将给公司带来令人满意的结果。

练习6

形成原因自动化

解释为什么需要自动化的5个最常见原因

五个最常见的原因是容量，控制，通信，成本，竞争力，如果客户，销售额或数量增加，则需要更快地访问信息。控制要求在组织的不同领域具有更高的准确性，沟通，集成和沟通，成本，监控和成本降低。竞争自动化背景下的竞争能力有助于吸引客户，从而留下了一定的竞争优势。

选择一个办公室并描述您的当前状况。然后考虑是否可以应用这些常见原因中的一个或多个。

杂货店

它的库存非常充足，每当他们有更多产品要出售时，它都有三名员工，他们的首要任务是拥有基本产品，以及糖果，碳酸水，果汁和各种薯片等。

当前的情况是，他们还出售一些供应商提供给您的预制食品，例如汉堡包，热狗，辣酱玉米饼馅，带辣椒的面包等。他们还出售烈酒和啤酒。毫无疑问，他们需要沟通，就容量和数量而言，他们的状况需要更快的访问权限。如果分析它们，它们有两个最常见的自动化原因。

练习7

加强自动化概念

根据您在第1.1节中写的文章，其中描述了您认为的办公自动化，分析出了什么问题，并问办公室，公司或家庭中的人们如何使办公室自动化。讨论您的定义的共同点。分析他们在什么时候与本文中所述不一致。

利用技术资源使办公任务更快，更高效

自动化就是自动做某事

自动化是在最小的人工帮助下自动进行的工作。所有的定义都非常相似，它们告诉我的是同一件事。就像教科书一样

根据该问题一章中给出的答案：为什么要自动化？我什么时候应该做？描述三个已自动化的流程的案例或个人经验，确定自动化前的情况以及将其自动化的原因。

在我家中，我们经历了多次经验，在这些经验中，我们不得不自动化某些家务劳动，这些工作使我认为其中之一是在买房，因为大部分时间我们都在花钱买食物，所以现在每周购买一次，我们都做了清洁服务，但是我们很懒惰，雇了一个女孩来做。

练习8

通讯和管理

提高下属对组织规则的接受度

在这种情况下，与下属的良好沟通使他们理解，该组织通过建设性的对话并达成协议来统治组织。

更加专注于组织目标

通过良好的管理，可以实现公司的目标；有四个行政活动，计划，组织，执行和控制。

提供必要的数据以进行决策

对于要调查任何类型的信息以获取可以做出决策的数据的公司，必须确定所调查的信息或来自同一公司的信息，以便决策对于公司而言是客观的。

明确任务责任，确定权限位置，并设定绩效责任

练习9

通讯与管理II

¿说明您创建的两个人之间的通信过程。确定沟通的阶段，以及收件人，消息，媒介和来源。

交流练习

主计划问题，他是发送者，在这个阶段他将发送消息。

对消息进行编码，并选择通过其传送计划消息的媒介。手段可以是语音，写作，信令，物理关系等。

接收：这意味着消息的物理接收：听，见，感觉，理解等。

解码和响应。该消息已被接收。现在由接收机来解码和解释它。这是什么意思？我该怎么办？

意见反馈。接收者对消息的反应是与发送者进行通信的一种形式，实际上，再次执行另一种通信过程，其中发送者是新消息的接收者。

噪声。这是困扰，混淆或使沟通过程更加困难的要素和/或活动。从笨拙的文字到大声敲打天花板的工人，到非常低沉的言语，等等。

摘要

术语-最重要的概念

用您自己的话语概括本章中解释的术语或概念。

自动化和加工之间有什么区别？

自动化给出了自动执行某件事的想法，最少的人工干预，机械化是机械地完成某件事。

解释每个行政活动

计划：确定组织的愿景，使命和目标。

组织：建立一个良好的组织以非常正确地执行计划。

执行：计划和组织步骤中产生的活动将实际执行，相关人员将执行其任务。

控制：它确保您朝着正确的方向前进，并实现目标。

定义公司决定实现自动化的五个最重要的原因

五个最常见的原因是容量，控制，通信，成本，竞争力，如果客户，销售额或数量增加，容量需要更快地访问信息。控制要求在组织的不同领域具有更高的准确性，沟通，集成和沟通，成本，监控和成本降低。竞争自动化背景下的竞争能力有助于吸引客户，从而留下了一定的竞争优势。

解释将管理任务分类的每个类别。从一个例子

解释要自动化时应考虑的有关设备的注意事项。

应该记住的是，不仅要购买设备，还必须拥有使用它的系统备份，而且必须明确建立程序。装备意味着了解团队的能力。

解释办公室自动化的目标是什么。

目标是提高生产力

定义什么是生产力。

它是衡量投入转化为产品的效率的指标。

解释沟通过程，确定每个步骤以及涉及的要素。

他是行政活动最重要的推动者之一。通信过程包括以下几个步骤：发射机计划，消息，消息和媒体被编码，接收，解码和响应，反馈，噪声。

解释将管理任务分类的每个类别

解释沟通在行政管理中的重要性

它是行政活动的最重要推动者之一。交流的目的是理解。沟通有助于良好地执行计划，有效地执行组织。

解释生产力公式

生产率是在生产产出或产品中投入的投入之间的关系。

生产力=结果=产出

使用的资源输入

说明它不是自动化的

只需将计算机设备投入工作即可。

只需购买电子通讯设备

仅对程序进行更改或改进

它们是孤立的动作，它们不能保证其成功，也不是AO流程。

提及沟通过程中使用的各种渠道

其中包括：说话，书写，用手势做手势，身体关系等。

定义术语系统化

可以将公司可视化为一个系统，并可以对公司中执行的程序和工作方法进行标准化，这样，任何从事工作的人都可以轻松加入并了解如何开展工作。

完成

用适当的短语或单词在以下句子中的以下空格中填充：

自动执行某项操作（即在最少的人工干预下）被称为

执行是一项行政活动，在其中采取措施来启动和继续执行所涉及人员执行任务所需的操作。

控制是建立组织的远见，使命和目标的行政活动。

如果可以在没有人工干预的情况下执行任务，则该任务被称为

噪音是困扰，混淆或使沟通过程更加困难的要素和/或活动。

执行管理任务的地方称为

该设备被视为设备或提供执行行政任务所需的办公设备。

办公室中执行的各种任务分为：决策，信息处理，管理，通信，文档存储。

甲系统是一组相互作用产生输出时的组件。

通过系统化，这意味着将公司视为一个系统并对其进行标准化，并制定程序和工作方法，以便任何上班的人都可以轻松地合并并了解如何进行自己的事务处理。办公室管理流程的系统化和设备依赖于两个学科：管理和计算被称为：办公室自动化。

练习10至16

第2集

练习10

信息概念

说明信息的概念。

5箱信息（记住以标识收件人）。

对于汽车驾驶员，STOP标志。不要继续。

大众电视。

该报纸是给读者的书面线人。

书是给学生的信息。

还是为训练有素的狗

使用上一段中的相同元素，确定何时可以将其视为数据。

对于不知道如何开车的人。

对于那些看不见的人来说，这是事实。

看不懂的人的事实。

对于不读书的人。

未经训练的狗。

尽管……您为什么认为这些信息对主管部门很重要？

信息在管理中很重要，因为它是公司内部决策的非常有用的资源。如果没有良好的信息，管理员做出任何类型的决定都会冒险，公司需要的信息类型必须是准确，及时，简洁，完整和保密的。

练习11

信息的重要性

分析导致问题原因是缺少信息的5个示例

当某人没有参加更改其日期的会议时，会显示由于缺少信息而导致消息不正确的消息；购买计算机时，您可以购买由于缺乏信息而无法很好更新的消息。由于缺乏信息，老板甚至可以解雇员工，不良信息可能会破坏企业。

解释组织各个级别所需的信息类型

组织内的现有级别为：办公室级别，在此级别是重复性的任务和事务，信息被操纵和详细化。在操作级别上，有已定义的短期任务，汇总了进行控制所需的信息。在战术层面上，它们是要实现的目标和目标，需要定期的信息来评估目标的实现。最后，作为战略性信息，必须进行汇总和分组。

解释信息在管理中的重要性

最重要的信息至关重要，要做出决策，您必须知道事情的发展，而没有关于所需信息的信息只是即兴发挥，而即兴发挥的风险很大。政府内部的信息非常重要，信息的价值取决于信息在多大程度上减少了决策的不确定性。

练习12

特征的的信息

选择在组织中处理信息的五件事。然后分别分析每种特征的含义：真实，及时，准确，简洁，全面，保密。

储蓄账户仓库库存家庭商店的销售摘要蔬菜水果中的价格表公司5年的收入。

在储蓄账户中，它必须是准确的信息：它是相对于所生成的全部信息的正确信息的百分比来衡量的。您财产上的仓库库存必须准确，及时并且在办公室级别。“销售摘要”是在战术级别以准确简明的方式提供的信息。价目表是操作级别的，在这种情况下，所有信息必须清晰，有序且准确。公司的收益是机密信息，必须对其进行汇总和分组。

解释信息的每个特征：真实，及时，准确，简洁，全面，保密。根据您的标准，哪个最重要？

确切：以正确信息相对于生成的总信息的百分比来衡量

及时：必须在适当的时间提供。准确。

完整：它是完整的，也就是说，除了准确和及时之外，还不能忘记任何需要的方面。

简洁：简明扼要。仅展示信息的相关方面。

机密：它来自信任一词。确保信息的机密性很重要，只有必须操纵信息的人员才能访问信息。

练习13

处理元素

下面列出了各种处理案例。要求您指出组成它的三个要素：

做一条裤子

入口：帆布，线，缝纫机，剪刀，胸针，放胸针的机器。工艺：将画布切成所需的尺寸，将其煮熟，然后放入大头针。输出：裤子。

准备杂志文章

参赛作品：艺术机构，广告人员，文章信息，工作资料，计算机。过程：开始一切，工作，放置照片，粘贴文本等。输出：杂志文章。

按部门准备总加班报告

条目：员工的加班报告，会计师，报告表，工作计算机。流程：让会计师工作来处理报告表。检出：加班报告表。

条目：广告代理商，美术指导，工作材料，待售产品的图片，文本，产品价格，目录中所需的信息（尺寸，颜色，字体等）生产，杂志纸，生产人员。过程：每个人都在工作并继续进行目录编制。输出：详细的产品目录。

按部门编制销售摘要

条目：销售部门，报告将在其中显示，销售摘要信息，行政办公室，秘书，会计师，计算机，纸张，销售经理，交货时间。流程：在办公室内合作，验证所有信息正确无误。产出：该部门的销售报告。

练习14

加工要素II

在以下情况下，请确定输入，过程和输出：

1，选举居委会委员会的投票制度

参赛作品：行政人员，订购选票的助手，计算机，投票程序，投票日期，选票。处理：接收所有投票，对其进行处理，然后进行验证。退出：居委会指令。

2.计算自动化I过程中的平均任务

条目：自动化教科书1，平均水平的人，加法器，答题纸。流程：查看并添加任务。输出：计算自动化任务。

3.对办公室自动化的历史进行调查

条目：要研究的学生，自动化书籍，计算机，打印机，纸张。流程：调查，完成工作，打印。输出：自动化历史。

4.计算计算机课程中的平均成绩

参赛作品：谁将是工作，注册信息提供者，课程结果，计算机，打印机。过程：执行作业将其打印出来。输出：计算机课程的班级平均成绩。

5.计算一个学期工程学院所有课程的平均水平

录入：教师课程的编号，每门课程的结果，学生人数，计算机，平均计算程序，打印机，纸张。处理：处理获得的信息并打印。产出：工学院平均课程。

练习15

的生命周期信息

定义信息周期中的每个步骤

通过确定信息周期中的每个阶段，以以下信息产品为基础：

应付世代每月报告的增值税

收集当月所有费用，然后处理所有数据并获取所需的信息，然后分发信息。

b收到的信件和文件

必须收集所有收到的文件和信件，然后对现有文件进行编号（计数），最后我们将获得我们的信息，我们将知道收到的文件。

c为财务经理制作的现金流量报告

在这里，您必须收集您已经从公司收到的所有现金流量和可能发生的交易，处理所有这些数据以获得所需的信息，然后将该信息分发给提出要求的人，然后该人将其用于公司利润。

d本年度营业额最高和最低的产品的报告

该报告必须汇总所有必要的数据，库存产品，当年变动报告，供应商有关当年销售产品的数据等。处理获得的数据以获得有关一年中最高和最低运动旋转的信息，然后将报告分发给申请人。

e IT经理收到的电子邮件

收集所有收到的电子邮件，处理收集的数据并获取信息，然后将其分发给感兴趣的一方。

练习16

的生命周期信息

说明自动化涉及信息处理的任务时必须考虑的安全性，法律和隐私方面

那么，请确保信息不会丢失，落入错误或意图不当的手中或被篡改。

安全性的另一个方面是关于与信息系统完全无关的人员的攻击或渗透。

还必须考虑硬件和软件的物理安全性。包括防止因火灾，洪水或破坏而造成的任何损坏或破坏的保护措施。

解释关于信息的过失是什么，什么是欺诈。例子

忽略了组织外部某人受到不必要的干扰，这是系统控制不力的结果。例如：这是某人已经向公司付款或帐户中的最新信息，并且由于系统缺乏控制权而继续发出催款通知。

欺诈是对系统进行欺诈的预谋或无意识的努力。例如，一家银行开发人员创建了一个不存在的储蓄帐户以试图对系统进行欺诈。您可以修改程序，以便将其存入这些帐户。

摘要

术语-最重要的概念

用文字概括本章中解释的术语或概念

信息对人类来说是非常宝贵的资源，可以用多种方式表示。说明

它们可以是标志，颜色，数据，对话。这告诉我们，信息不仅需要写入，而且如果接收方将其解密，则任何数据或信号都可以成为信息。

确定信息生命周期中的每个阶段

信息生命周期的各个阶段：收集，处理，分发和使用

说明在什么情况下将事实视为信息以及在何种情况下考虑数据

当接收者赋予数据含义和效用时，它是一种信息，如果没有，它就是一种数据，例如，看不见的人的报纸。

分析信息必须具备的每个特征

信息的特征分为形式和实质。信息必须是：准确：按正确信息相对于所生成的全部信息的百分比来衡量；及时：必须在正确的时间提供。准确。积分：那是完整的，也就是说，除了准确和及时之外，您不应忘记任何需要的方面。简洁：简明扼要。仅展示信息的相关方面。机密：它来自信任一词。确保信息的机密性很重要，只有必须操纵信息的人员才能访问信息。