1.简介
在委内瑞拉，公共部门组织的特征是复杂的组织结构，决策集中化，短期导向以及过度形式化，这导致集中于重大变革的大学模式的弱化定性和定量方面，明确的管理占主导地位，并响应管理，信息和公司通讯服务领域中出现的新需求和进步。
实际上，公立大学信息部门的管理人员应加强交流，团队合作和人员培训的文化，以了解组织中信息处理和使用的新技术趋势。这些过程必须有助于大学部门的竞争性发展。
此外，公立大学内的信息单位或信息文件管理单位的基本目的是提供信息服务和保护大学记忆，其中保存的文件归为一类，因为它们被认为具有文化，历史，行政和法律意义。合法，出于组织和社会目的而超越。
这些大学管理支持部门是有效管理人力资本知识记录的基本实体，这些知识有助于保证高等教育机构实现的持续发展。同样，他们可以了解每个管理人员在传播和分析方面的成就和劣势，将其与现有管理人员进行比较并验证结果。
重要的是要强调用于管理文档并将其提供给用户的技术过程（编纂，分类，组织和文档描述），以及在信息部门中进行的管理过程（计划，组织，管理，度量和管理）。控制）有利于大学在积极的环境中实现其目标，以提高生产力和学术管理质量。如果这些过程不适应当前的全球科学和技术趋势，则所提供的服务将与现实不合时宜，并且将不利于高效，及时的组织决策。
确定公立大学信息单位的管理流程。
2.信息股的管理程序
本质上，对于Bonachera（2005），信息部门的管理负责计划，组织，指导，测量和控制与信息相关的资源，系统和动作；它的发展旨在最小化成本并从其使用和处理中获得最大收益，同时分配信息责任以确保信息流的持续流通。
同样，Cantera（2008）认为，信息单位的管理构成了与文献机构的结构，组织和运作有关的知识和实践，这意味着要考虑它们作为组织和开放系统所呈现的概念维度。他们采取行动的环境，并根据他们采用的一系列决策过程观察其绩效。
根据Gutiérrez和Zárate（2007）的观点，信息单位需要以敏捷，流畅和迅速地实现其目标为基础和维持行政程序的原则，即使其目的不是利润或经济收益，也要实现这些原则。其目的是满足建立文档的社会的用户的文献信息需求。
因此，组成建筑物，物质，经济和人力资源以实现其目标的信息部门需要管理。对Cantera（2008）而言，管理流程的应用在很大程度上是人们公认的将信息用作组织的战略资源的重要性的结果。
组织中管理两种类型的资源：有形资产和无形资产。首先是物质和财务资源，它允许组织中生产过程的发展。后者由信息和知识等组成，它决定了组织的利益以及长期战略和理想的实现。由于这些原因，两者都必须正确管理。
但是，管理被理解为一系列赋予组织活动时间和活力的操作和行动，必须与包括计划，组织，整合，管理和计划在内的管理过程的经典阶段进行组织和整合。控制（GutiérrezandZárate，2007）。换句话说，管理是整个管理过程在不同阶段中每个操作和任务中执行和执行的动作。
2.1。规划
根据Bonachera（2005）的观点，在许多情况下，对于信息部门而言，将计划过程作为一种管理技术至关重要，因为计划过程由于其非盈利性质而无法依靠有形的收益，但是必须对预算做出回应用纳税人的税支付。
同样，Jaramillo，Montoya和Uribe（2008）提到计划是一个行政过程，它允许在信息部门和不断变化的外部条件之间发展和维持战略地位。因此，信息系统所处的外部环境（由威胁和机会决定）和人才技能都与信息单元的内部环境相关联（以增强其优势并消除或克服）弱点）。
但是，Bonachera（2005）指出，非计划性或随机性计划并不意味着信息部门管理失败，更不用说其消失了。由于公共机构显而易见的原因，这是不可想象的。但是，这样做会减少与竞争对手竞争的可能性和机遇，因为规划可以大大避免决策时的错误。
关于这一想法，Chiavenato（2006）指出，计划必须在组织的三个级别上进行：机构级别（战略计划），中级级别（战术计划）和运营级别（运营计划）。由于规划试图基于每个组织级别的判断做出决策，而不仅仅是基于使我们能够长期，中期和短期面对环境要素的数据。
根据Bonachera（2005）的说法，计划还以另一种思路指定了预先确定前进方向的过程。它包括预先确定应该做什么，应该怎样做，应该做什么以及应该由谁做。它涉及对未来的预测和对当前的分析，以确定任务，将目标托付给自己并开展一系列旨在实现这些目标的活动。
对于梅林科夫（Melinkoff，2004）而言，规划涉及合理性的概念，被理解为在许多可能性中选择一种可能性。在精确的目标之后，它还包括对资源的合理排序，并暗示谐波合成中的公式化和执行。这将使组织内部和外部获得物质，精神和社会上的满足。
同样，Méndez（2004）指出，规划过程是“一种预期功能，并具有支持它的自己的理论和方法”（第31页）。管理者必须对他们将要做什么以及如何做做出决定。
同样，作者指出了计划的两个时刻。首先与组织的整体发展有关，包括决策和预测操作。第二点与组织计划有关，它包括决策操作和组织本身结构的设计。
2.2。组织
通过此过程，信息部门以有组织的方式开发和执行其活动和操作，并运用可以共同做出最佳决策的原则来行使对资产，承诺和义务的控制，从而使他们在用户中处于有利位置。 （Bonachera，2005年）。
对于Chiavenato（2006），组织过程包括机构，部门设计以及公司成员的职位和任务。从这个意义上讲，在制定了组织的发展计划之后，就设计了组织的物理结构以及相应的内部社会流程。
按照这种思想顺序，Méndez（2004）指出组织设计还暗含着决策制定的先决条件，并且前提是要拥有准确的信息。因此，必须对环境进行社会技术诊断。
组织的每个领域的组织都是与行政部门永久相关的主要职能之一，因为这样做可以非常安全地实现预期的结果。要进行组织，您需要知道如何利用空间，时间，工作，人力资源和财务资源（Bonachera，2005年）。
2.3。地址
Chiavenato（2006）的方向被认为是一个人所承担的领导，他通过协调和指导代表他人：任务，职能，尤其是以积极的责任心和遵纪守法来实现目标的工作作为一个有组织的团队。管理功能与通过组织人员的活动应实现目标的方式直接相关。
正如Méndez（2004）所提到的，该过程旨在“由经理领导组织的成员，以便执行开发计划并因此实现建议的结果”（第42页）。同样，引用的作者认为管理与三个相互关联的线程相关：领导，动机和沟通。如果领导者出现，他们的动机是由组织的成员来执行的，这些领导者由于其个人或专业特征而成为该组织的合法代表，并因此成为领导他们取得成就的基础。这些人只有通过沟通才能有效地发挥领导作用。
在另一种思路上，对于卢比奥（Rubio，2008），管理被视为管理阶梯的第一梯级，并负责执行已建立的指导方针，并基于提议和明确目标的制定，而这些目标则由管理者假定。组织并尽一切努力实现它们。
总之，要获得领导者的认可，您至少必须具备以下个人素质：沟通，动力和权威。这允许应用有效的动机，授权和沟通理论。优秀的管理人员将通过激励和员工满意度提高公司的效率。
2.4。测量
根据Bonachera（2005）和Contreras（2007）的说法，该衡量是通过管理指标来进行的，这些指标允许验证活动和项目目标的遵守情况以及它们对实现信息部门目标的贡献。 Méndez（2004）指出，通过这一过程，经理在对组织进行了分析之后，便根据既定指标在特定时刻揭示了状态或状况。同样，对于Chiavenato（2006），测量过程是通过观察和报告在组织的三个层次上进行的，以应用相应的纠正措施。
按照这种思路，Bonachera（2005）和Contreras（2007）指出，测量过程是通过分析进行的，其中将考虑确定运营，生产和效果的主要变量。这些变量以不同的方式表示从信息单位的管理活动中获得预期收益的程度，此外，它们提供信息以获取准备新活动和项目所需的操作参数。
出于度量目的，引用的作者提到操作和结果的主要指标可能是：
效率指标：它们将活动或项目的产品/服务成本与投入生产的时间联系起来。应将其与预测进行比较，并且通常应与在对活动或项目进行初步评估时所考虑的假设进行比较，在活动或项目中定义了最低产量，并且要按每个时间段的成本进行评估。
覆盖率指标：与给定时间段内活动或项目的用户或受益者数量相关。像以前的指标一样，必须将它们与目标人群以及随着时间的推移的成立预测进行比较。
质量指标：根据用户的接受程度，它们与质量有关的信息单位生产的商品或服务的特征相关。它是通过调查或系统获得的，用于接收用户的建议，投诉或要求。根据所述系统的内容和为测量质量的每个变量定义的权重，将它们表示为好，中等或差的质量。
影响指标：它们衡量活动或项目对诊断指标因其操作而引起的变化的贡献。
2.5。控制
在对管理结果进行度量之后，将控制应用于计划的偏差并采取纠正措施，以确保实现目标。 Méndez（2004）指出，“控制是指负责组织的负责人正在不断审查计划是否正在执行”（p。49）。
管理控制基于实现组织目标的不同级别责任之间的关系（Rubio，2008）。它是一个比较信息系统，旨在跟踪组织中已实施计划的进度。通过它，可以确定获得的结果，并确定比较的差异及其可能的原因，以便做出更正性的决策，以将变量保持在所需的范围内。
根据Chiavenato（2006），控制过程负责验证所检查的活动是否达到了预期的结果，因此，前提是存在先前制定的目标和计划。
Rubio（2008）指出，通过这种方式，控制的基本目的是通过发现偏差，调查其原因并采取纠正措施来为组织的运作提供服务。这可能涉及简单的步骤，例如方向的微小变化，重新制定目标以达到或超过目标，计划，系统或程序。在其他情况下，适当的控制可能会导致制定新目标，制定不同计划，修改组织结构，改善整合或对管理和领导技巧进行重大更改。
3.方法论
这项研究具有描述性，因为正如Hernández，Fernández和Baptista（2006）所述，它将独立地衡量所研究的变量。
该描述使研究人员按原样呈现研究对象，将事实分组并转化为表征观察到的现实的信息。通过这种方式，它试图描述研究对象的独特和特殊特征（Finol和Camacho，2006）。
本研究的设计是非实验性的，横断面的，通过这种方式，没有构建任何情况，而是观察到了现有情况，而不是研究人员有意造成的。
非实验研究是在没有故意操纵变量的情况下进行的，也就是说，在自然环境中观察到这种现象，然后对其进行分析。非实验性设计的控制性不如实验性设计，后者更为自然且更接近日常现实（Fernández，Hernández和Baptista，2006）。
马拉开波市公立大学的资料性文件管理部门或信息部门的25名管理人员代表了开展这项调查的人口研究对象。在本调查的情况下，由于它是最多五十（50）名受试者的有限人口，因此样本是通过人口普查确定的。
4.结果
在管理方面，有64.00％的人总是领导员工，以便执行开发计划并因此实现建议的结果。此外，有33.33％的人几乎总是这样做，有时有2.66％的人这样做。还观察到与测量相对应的结果，可以看出41.33％始终执行此管理过程，而40.00％几乎始终执行。尽管有9.33％的人有时会验证其组织过程，但有6.66％的人几乎从未这样做，而有2.66％的人从来没有这样做。
控制指标显示，有45.33％的人几乎总是执行验证提议的组织过程和目标的过程。同样，始终有34.66％的人对此进行验证，而有时13.33％的人和6.66％的人从不执行此过程。
因此，在信息单位的管理方面，在规划，组织，指导，测量和控制与信息有关的资源，系统和行动的过程方面；显然，这些标准是标准化的，倾向于始终使用它们，并且与Bonachera（2005）一致，它们被用于制定目标，以最小化成本并最大化使用，使用信息和职责所产生的收益，以确保持续流通信息流。
5.结论和建议
公立大学信息部门管理过程的基本目的是运用行政管理原则，以便充分利用大学在这种情况下为最佳运营所需要的信息。大学信息单位的管理是通过计划，组织，指导，测量和控制来制定的。这些管理原则侧重于信息服务，技术，战略和生产过程以及允许使用和处理信息的资源。
公立大学信息部门管理过程的基本目的是运用行政管理原则，以便充分利用大学在这种情况下为最佳运营所需要的信息。
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