文档管理使组织的所有领域都可以更有效地使用基于文档的信息，同时可以更好地定位和检索文档。
文档管理符合标准的iso表示当我们谈论文档管理时，我们指的是技术的应用，同时指的是将允许组织对组织生成的信息进行管理和统一的过程。
文件管理的好处：
- 它允许建立公司与客户之间共享的空间，极大地增加了公司的信息价值，避免了重复任务和搜索组织内部信息所花费的时间，也增加了公司内部的服务质量和生产率。
文件管理
在最简单，最真实的术语定义中，它是一种用于管理文档的系统，无论文档采用何种格式
。Document
根据Michael Buckland的概念：
信息容器，即可以组织，呈现和管理与事实，个人或特定主题有关的信息。
文档
根据NC-ISO 9000：2005，3.7.2：
它是信息（具有意义的数据）及其支持手段，例如记录（3.7.6），规范（3.7.3），书面程序，计划，报告，标准。
文件
- 注1：介质可以是纸，磁，光盘或电子磁盘，照片或图案样本或它们的组合；注2：一组文档，例如规格和记录，通常称为“文档”。注3：某些要求（3.1.2）（例如，清晰的要求）与所有类型的文档有关，尽管规范可能有不同的要求（例如，由修订版本控制的要求）和记录（例如，要求可恢复）。
背景
基本手动工具：
存放纸质文件（以及后来的音像制品和磁性或光学介质上的文件）的日志簿，文件夹，文件柜，盒子和架子，允许交叉引用的文件或成绩单以及一长串使用编码和分类系统的信息检索技术
背景
在20世纪60年代
- 创建称为MARC（机器可读目录）或计算机可读目录的数据库程序，数据库，文字处理器和其他办公应用程序以及文件柜。
具有文档支持的业务管理系统
商业管理系统
- 符合NC ISO 9001：2008标准规定的质量管理体系。符合NC ISO IEC 17025：2005标准规定的校准实验室能力的管理体系。检验机构的能力，按照
NC ISO IEC 17020：1999 的规定，职业健康和安全管理体系，按照NC 18001：2005，竞争的综合管理体系的规定根据标准NC 3001：2005的规定
业务管理系统环境管理系统，按照NC ISO 14001：2004标准的规定；内部控制系统，按照财政和价格部第297/2003号决议的规定；《管理和技术组织手册》产品（在MINBAS中）：根据《国务院关于扩大和维持古巴企业管理和行政系统的第252号法令》的规定进行的业务改进。
《部长理事会条例》第281号法，关于实施和合并
国家商业管理和行政系统，能源管理系统，符合NC ISO 50001：2011
法规的规定
有关系统文档的标准之间的关系
NC ISO 9001：2008 NC ISO 14001：2004 NC 18001：2004
4.2文件要求4.4.4文件
SGA 4.4.4 SST文档
4.2.1总则4.4.5文件控制4.4.5文件控制
4.2.2质量手册
4.2.3文件
控制4.2.4记录控制
详细规则
第一法则：现实主义
第二条规则：避免过多的细节
规则三：使用图表和流程图
第四条规则：使用对其他文档的引用
规则五：适当使用模型
第六条规则：利用现有文档
NC ISO 9001：2008
4.2.1一般
“扩展文档”
组织规模
活动类型过程的
复杂性过程的
相互作用员工能力
经常出错
- 低估了高级管理人员的承诺的重要性无休止的手动任务分配责任，使参与的事务退化成混乱，不受惩罚地复制了其他公司所做的事情，经常犯错误，无用的浪费，屈服于“质量-虚构”，夸大了文件数量和分配将整个任务交给顾问
文件管理阶段
文档
确定阶段
1.确定文档需求
目标：确定组织中必须存在的文档类型，以确保在受控条件下执行流程。
任务：1.研究管理组织中应用的管理系统的规范。
2.研究该行业的具体规定。
3.确定必须存在
的文件类型
因此，我们通常必须拥有组织：
- 法律文件夹程序手册一般和特定程序预防计划控制措施记录
此外，可能还有其他文件，例如：
- 检验和测试计划产品主文件报告计划图纸，图表标签标签证书前景法规发票储物卡型号说明
2.诊断文件情况
目标：了解组织中文档的状况，将其与上一阶段确定的需求进行比较
杂务：
- 准备诊断指南执行诊断准备并提交诊断报告文件系统设计
目标：建立详细的文件系统必要的一般要素。
杂务：
- 定义文档的层次结构，在每个级别上定义详细文档的权限和责任，定义手册的结构和格式，确定文档的过程，建立文档的流程。计划对相关人员的培训
确定文档的处理过程
技术文档的管理文档的
使用
准备工作的计划
条目：有关文档需求以及满足这一需求的实际可能性的信息。
4.准备文件。
目标：准备，审查和批准每个级别上的所有文档。
杂务：
- 培训相关人员；准备一般程序；准备手册；根据计划准备其他文件；审核并批准所有文件。
纪录片制度的实施
目标：将准备文件中确定的内容付诸实践。
杂务：
- 定义实施时间表，将文档分发给所有相关人员，确定培训需求并更新培训计划，执行文档规定，收集上述证据。
维护与改善
目标：通过持续改进来保持系统满足组织需求的充分性。
杂务：
- 进行内部审核以发现改进的机会，并采取纠正和预防措施，以消除文档中的不符合项。
根据NC ISO 10013的通用程序的结构
零件字符内容
强制性目标将定义程序的目标
强制范围将规定程序的适用范围
责任强制性将指定负责执行和监督程序合规性的人员
术语和定义可选必要时，它将阐明适用于该程序的不常见术语或定义。
强制性程序将按时间顺序描述执行该程序所需的一组操作。
文件要求强制性将会列出在执行该过程期间必须完成的所有记录。
参考必填将引用过程中已查阅或提及的所有那些文件。
附件
可选：它将包括记录，计划，表格或其他有助于理解程序的材料的格式。
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