最重要的事情永远不应该被最重要的事情摆布。歌德
难道您会执行消防员的工作而不是履行职责，而总是“扑灭大火”吗？在紧迫的情况下采取行动是阻止经理和行政人员有效执行任务的主要原因之一。让我们思考一下如何打破许多公司遭受的这种恶性循环。
在紧急和重要之间
在任何组织中，活动都有四种类型：1.紧急且重要。 2.不紧急，但重要。 3.紧急不重要，并且4.紧急也不重要。我们可以找到紧急和重要的活动，例如今天交付主要客户的订单。换句话说，有些任务虽然重要但并不紧迫，例如培训人员，计划下一个十年的公司发展战略或维护复印机。在不重要的任务中，我们发现一些紧急的任务而不是紧急的。首先，没有什么无关紧要的活动，但是截止日期很近，例如参加今天的社交活动，但我们对此并不感兴趣。不迟于明天等填写电话公司发送给我们的调查表，以邮件方式退回。在后者中是休闲和不负责任的活动，因为这些活动既无关紧要也不紧急，例如“聊天”，玩单人纸牌游戏，看太多电视等。负责任的人通常专注于处理紧急情况，因为他们显然是承受最大压力的人。
紧急情况不会在一夜之间出现
大多数组织紧急情况不是不可预见或突发的情况。我们推迟了这些任务，因为它们并不紧急，因此我们将它们放在一边，直到他们变得紧急为止。问题是当我们紧急处理某些事情时，会产生有害的后果，例如压力，加班，更高的费用，人际关系紧张等。
不幸的是，重要但不紧急的事情直到进入紧急情况时才被解决。我们知道建立有效的库存管理系统非常重要，但是只有在我们因无法按时交付而失去客户，或者由于仓库中存在大量存货而导致财务流动性不足，我们才会这样做。因此，无论成本如何，我们都考虑立即购买系统。复印机维护也是如此。
我们知道这样做很重要，但是由于它仍然有效，因此我们会忘记它，直到“突然”开始失败。因此，由于迫切需要提供复印件，我们会注意这种情况，这不仅会导致维护成本，而且会以固定机器的文具价格进行维修并为影印本付款。
因此，重要而不是紧迫的事情变得紧迫而紧迫，导致我们付出比我们及时采取行动所应支付的更高的代价。
首先是紧急的还是重要的？
由于我们的资源有限，我们需要认识到不可能做任何事情。然后，解决方案在于选择要做什么并确定优先级。为此，有一个简单的逻辑：首先做重要的事情，因为重要。在紧急情况下，除了紧急情况外，我们还应该对那些重要的事情采取行动。之后，可以方便地参加一些不紧急的重要活动。
您可能想知道紧急但不重要的任务会发生什么。答案很简单：不要这样做。如果它们真的不重要，那为什么要制造它们呢？他们只是浪费时间，我们必须奉献于重要的事情。
我不知道怎么说
敢对所有对您不重要的活动和承诺说不。只是不要这样做，它只会打扰您您必须花费在对您或您的业务有价值的事情上的时间。如果您是认为自己不知道如何拒绝的人之一，那么让我告诉您您错了，因为您说“不”的次数比您想的要多。每次您对不重要的活动说“是”时，您对另一个真正的活动说“不”，因为执行第一项便停止了第二项。扭转角色，将时间花在真正有价值的事情上，并拒绝投资不相关的任务。
投资于重要事项
即使他们不敦促也要安排对重要活动采取行动。如果及时处理，它们将不会成为另一场“扑灭大火”。如果您始终维护复印机，则很有可能不会失败。请记住，在重要且紧急的情况下，应进行培训，计划，设备维护，研究，对客户待遇进行投资，以及所有有益于组织发展和有效性的行动。
我们将永远有紧急情况
不要等待紧迫的情况完全消失，这是不可能的。可能的是大幅减少它们。当我们参加重要会议时，由于缺乏计划，组织和优先事项而引起的紧急情况减少了；但是，总是会潜在地出现意外事件，例如事故以及影响市场的剧烈或突发情况（官方法规，战争，自然灾难，比索贬值等）。
传达重要的事情
不要让您的员工去想象对公司而言重要的事情。写下您公司的价值观，目标和使命。从那里可以得出真正重要的内容。不断与您的员工共享并重复此信息。根据这些重要参数行事，并公开祝贺同样的行为。实施这些想法，但请立即执行，因为如果您不这样做，您仍然有可能要注意它们，直到它们成为另一场扑灭之火。
