正确执行良好的信用政策对于成功管理应收帐款至关重要
为了留住客户并吸引新客户，大多数公司发现需要提供信贷。不同行业之间的信用条件可能会有所不同，但是同一工业领域内的公司通常会提供相似的信用条件。
产生应收账款的信贷销售通常包括规定在指定天数内付款的信贷条款。尽管未在信用期内收集所有应收账款，但大部分应收账款在不到一年的时间内转换为现金；因此，应收账款被视为公司的流动资产。
应收帐款代表公司通过未结帐户向客户授予的信贷
信贷政策
公司的信贷政策为确定是否应授予客户多少信用提供了基调。公司不仅必须处理其建立的信用标准，而且在做出信用决策时还必须正确使用这些标准。
必须开发足够的信息来源和信用分析方法。信贷政策的每个方面对于成功管理公司的应收帐款都很重要。良好的信用策略执行不当或不良的信用策略成功执行不会产生最佳结果。
信用标准
公司的信用标准定义了授予客户信用的最低标准。信用评估，推荐，平均薪资期限和某些财务比率等问题为建立和执行信用标准提供了定量基础。
在进行标准分析时，必须考虑一系列基本变量，例如办公费用，应收账款投资，坏账估计和公司销售量。
办公费用
如果使信用标准更加灵活，则会授予更多的信用。相反，灵活的信用标准会增加办公成本，相反，如果信用标准更加严格，则授予的信用会减少，因此成本会降低。
应收账款投资
存在与管理应收账款相关的成本。公司的平均应收账款越高，则管理起来就越昂贵，反之亦然。如果公司提高信贷标准的灵活性，则应提高应收账款的平均水平，而如果标准中有限制，则应减少。
因此，我们认为，更灵活的信用标准会导致更高的管理成本，而标准中的限制会导致更低的管理成本。
良好信用政策执行不当或不良信用政策成功执行不会产生最佳结果
与信用标准的修改有关的应收账款水平的变化主要来自两个因素，一个是销售方面的差异，另一个是紧密联系的托收方面的差异，因为预计销售额会增加。随着公司提高其信用标准的灵活性，产生了平均应收账款数量，但是，相反，如果信用状况变得不太灵活，则很少有个人通过对其信用进行全面研究获得信用。支付能力，因此应收账款平均数由于销售数量的减少而减少。
总之，当信用标准变得更加灵活时，销售和收款变更必须同时进行以产生高的应收帐款管理成本，而当信用标准变得更加严格时则可以减少销售和收款管理成本。
呆账准备金
受信贷标准变化影响的另一个变量是坏账的估计。随着信用标准变得更加灵活，获得困难收款账户的可能性或风险也会增加，反之亦然，这也通过对客户及其短期和长期支付能力的研究得出。 。
周转
如前几段所述，随着信用标准变得更加灵活，预计销售额会增加而限制会减少，因此这些变化的影响将直接影响公司的成本和收入。因此，预期的利润。
信用标准评估
为了确定公司是否应该建立更灵活的信用标准，有必要计算这些标准对销售的边际收益和应收账款的边际投资成本的影响。
应收账款的边际投资成本
应收账款的边际投资成本可以通过确定实施更灵活的信贷标准前后管理应收账款的成本之间的差额来计算。
必须首先计算平均应收账款的财务比率。
然后计算应收账款的平均投资，计算代表公司成本的销售价格的百分比，然后将其乘以应收账款的平均值。
最后，应收账款的边际投资成本必须通过将拟议计划的应收账款平均投资与当前计划之间的差额计算得出。
边际投资是指如果公司提高其信用标准的灵活性，必须向应收账款承诺的额外金额。
做决定
为了决定企业是否应该提高其信用标准的灵活性，必须将销售的边际利润与应收账款的边际投资成本进行比较。
如果边际利润大于边际成本，则信贷标准应更加灵活；否则，在公司内部应用的那些内容必须保持不变。
当客户想要获取原材料，服务或其他资源时，他会联系可以为其提供信用的其他公司，因此拥有良好的信用历史很重要，因为这是信用部门进行评估的关键。供应商公司
继续进行有关有效和高效管理应收账款的研究，并应用已描述的工具，将概述公司申请向客户授信的前提。
一旦公司设定了信用标准，就应建立评估信用申请人的程序。公司通常不仅必须确定客户对信用的优劣，还必须计算客户可以响应的金额。
完成此操作后，公司可以建立信用额度，规定客户可以在任何时候向公司欠款的最大金额。建立信用额度是为了避免每次以信用购买商品时都需要验证主要客户的信用。
信用分析专用于收集和评估申请人的信用信息，以确定他们是否符合公司的信用标准。
忽略公司的信贷部门是要评估要进行特定交易的客户的信用价值，还是要确定常规客户建立信贷额度的信贷优势，基本步骤相同，唯一的不同这是分析的彻底性。
当一家公司花费的资金超过其客户获得的信贷额度时，它会毫不审慎地采取行动。信用调查过程中的两个基本步骤是获取信用信息和分析该信息以做出信用决策。
获取信用信息
当寻求信贷的客户进入企业时，信贷部门通常会通过要求申请人填写不同的表格，要求提供财务和信贷信息以及信贷参考，从而开始进行信贷评估。然后，在信用申请的基础上，公司从其他来源获取其他信用信息。
如果公司先前已授予申请人信用，则它已经具有有关申请人付款方式的历史信息。信用信息的主要外部来源由财务报表，商业咨询机构，信用信息交换，银行验证以及其他提供商的咨询提供。
财务报表
Pidiéndole al solicitante que suministre sus estados financieros de los últimos años, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de éste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado de resultados no aparece información con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situación financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la administración financiera total.
La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos estados puede ser un indicador de su situación financiera. Los estados financieros auditados son una necesidad en el análisis de crédito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a crédito o que deseen que se les abran líneas de crédito.
Oficinas de intercambio de referencias
Las empresas pueden obtener información de crédito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red que cambia información crediticia con base en reciprocidad. Accediendo a suministrar información crediticia a esta oficina de créditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar información a la oficina de créditos relacionada con clientes en perspectiva.
Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de información crediticia más qué analíticos son acerca de casos definidos. Comúnmente se cobran honorarios por cada solicitud.
El objetivo general con respecto a la administración de cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio
Bolsas directas de información crediticia
Otra manera de obtener información crediticia puede ser por intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. A menudo, una asociación industrial mantiene cierta información crediticia a disposición de todos sus miembros.
Verificación bancaria
Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia del banco del solicitante. Sin embargo, el tipo de información que se obtiene probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecución. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la empresa.
Otros proveedores
Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al solicitante del crédito y preguntarles cuáles son las normas de pago y sus relaciones inter-empresariales.
Análisis de la información de crédito
Los estados financieros de un solicitante de crédito y el mayor de cuentas por pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar. Esta cifra se puede entonces comparar con las condiciones de crédito que la empresa ofrece actualmente. Un segundo paso puede ser el plazo de las cuentas por pagar del solicitante para obtener una idea mejor de sus normas de pago.
Para clientes que solicitan créditos grandes o líneas de crédito, debe hacerse un análisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la empresa utilizando los estados financieros de ésta. Una comparación cíclica de razones similares en años diferentes debe indicar algunas tendencias del desarrollo.
Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluación de crédito a la medida de sus propios estándares de crédito. No hay procedimientos establecidos, pero la empresa debe encajar su análisis a sus necesidades. Esto da una sensación de confianza que se están tomando los tipos de riesgos de crédito deseados.
Una de las principales contribuciones en la decisión final del crédito es el juicio subjetivo del analista financiero acerca de los méritos que tenga una empresa para el crédito. Para determinar los méritos crediticios, el analista debe agregar sus conocimientos acerca de la índole de la administración del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas históricas de pagos de la empresa a cualquier cifra cuantitativa que se haya establecido.
Basado en su propia interpretación subjetiva de los estándares de crédito de la empresa, puede entonces tomar una decisión final acerca de si se debe conceder el crédito al solicitante y probablemente el monto de éste. Muy a menudo estas decisiones nos la toma una sola persona, sino un comité de revisión de créditos.
Las condiciones de crédito de una empresa especifican los términos de pago que se estipulan para todos los clientes a crédito.
Condiciones de crédito
Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.
Nivel óptimo
La empresa debe determinar cuál es el nivel óptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio.
Descuentos por pronto pago
Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye. Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.
También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.
La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.
Periodo de descuento por pronto pago
El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.
Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo menor al estipulado, este accedería a un descuento.
Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.
Periodo de crédito
Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
Políticas de cobro
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables.
Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades. Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro
Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
- Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.
Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
Así terminamos este ciclo de la administración de las cuentas por cobrar, que como ya se explicó en los anteriores artículos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del área financiera y contable.
