委内瑞拉的管理文件

文件的形成，无论可能是什么，都是文件职责的体现，其起源是需要根据事件发生的时间，按照逻辑顺序可靠地验证行为，事实或行为。（… ）。

政治行政法庭最高法院第00220号判决。2002年2月2日第0358号文件

共和国总审计长和国家财政控制系统组织法，于2001年12月17日在委内瑞拉玻利瓦尔共和国官方公报第37,347号上发布。

第八十一条“根据本法第七十七条采取的行动中，将形成一个档案，并将其结果记录在一份报告中，根据该报告，财政控制机构将根据合理的顺序对档案进行命令酌情为提出反对，确定行政责任或处以罚款而采取的措施或本标题第四章规定的程序的开始。”

2009年8月12日在委内瑞拉玻利瓦尔共和国官方公报第39,240号上发布的《共和国总审计长组织法》和《国家财政控制系统条例》。

“第73条。当财政控制机构认为有充分的优点时，可以推定发生违反法律或次法规定的行为，事实或不作为；如果是这种情况，已经对公共遗产造成了损害，以及与宣布行政责任或提出反对有关的财政行动的起源，将决定程序的顺序，该程序将为此目的而形成文件，并应至少包含以下内容：

（…）5.采取所有必要步骤以验证可能有不法行为，事实或遗漏的命令，并形成相应的文件，并将这些文件插入原始或经过适当认证的副本中，所有调查期间收集的文件。（…）

引言

共和国总审计长，各州，各区，大都市区和市级主计长；国家武装部队总审计长和内部审计部门是有权进行调查的财政控制机构，以核实是否违反法律或法规规范，确定对公共资产造成的损害金额，如果在适用的情况下，以及确定和确定财务行动的执行情况。

进行当前工作的目的是促进由相应的财务控制机构指示的行政文件的正确形成，该文件是在调查过程中有序收集的所有操作，并构成了具体化。正式的调查权力。

基本上，使用了与行政调查有关的规范性和程序性规定，这是《共和国总审计长组织法》和《国家财政控制体系》，其《条例》以及《调查权力事项的规范和程序手册》中的规定。由共和国总检察长决定。

详细描述了行政记录形成过程中必须进行的每项活动，为此目的，将《标准与程序手册》中包含的表格，正式表格，报告和命令作为参考。共和国总检察长的调查权

继续进行的命令

当对控制措施的最终报告（检查，审计，检查，检查等）的初步评估中出现定罪或证据的元素时，这些行为允许发生违反法律或次法律规定的行为，事实或不作为。，对公共遗产造成的损害以及采取财政行动的根源，财政控制机构将规定“继续执行命令”，该命令必须从根本上包含以下方面：

根据《总审计长组织法》第46条的规定，确定进行或正在进行相应控制活动的财务控制机构。确定进行或正在执行控制活动的机构的身份。共和国和国家财政控制系统。同样，必须指明行动的范围，并且必须充分确定其行动的实体或实体，以信号表明据称违反法律或次法律准则的行为，事实或不作为，并注明其发生日期；（如果是这种情况）对公共遗产造成的损害金额，以及这些行为，事实或不作为与确定的人的联系，在此阶段和进行调查期间，谁将具有合法的利害关系方的特征；表明在各自的财政行动过程中收集的所有证据要素；表明出于以下目的而进行了任何有益，及时和必要的努力：核实据称存在不正当行为，事实或遗漏，并指出文件已形成，并标明了原始和经过适当认证的副本，以及有关文件，以核实该文件的存在和严重性。调查的行为，事实或不作为对象。通知合法的利害关系方，并注明以下期限：十（10）个工作日，并在适当的时候加上距离的终点，提出他们的论据并提出证据，并在十五（15）个工作日内撤离他们，继续进行的命令通知必须明确指出，合法的利害关系方将有权获得调查的所有效力。

正式签发并签署“继续执行命令”的官员必须得到充分确认；同样，它所发挥的作用以及赋予这种能力的规范。

发出执行命令后，如果没有任何与法律或次要法律准则相违背的行为，事实或遗漏，或导致案件档案中产生的对公共资产造成损害的行为，则将根据以下情况发出“汽车”：《行政程序组织法》第53条的规定，将通过该条命令对这种情况进行调查。

根据上述规定，将下令调查未在诉讼程序中指出的新行为，事实或不作为，在这种情况下，必须向合法的利害关系方发出新的通知，以使他们知道该行为，事实或遗漏，再次给予他们相应的晋升和撤离期限。

在通过合法的利益相关方通知后生成的所有文档，都必须通过文档合并命令添加到文件中，该命令必须包含：

包含的文件的指示寄售文件的页数指示该文件的原始副本或认证副本托运人的身份证明（如果适用）或未注明出处指示合并文件的文档。

资源：

共和国总审计长和国家财政控制系统组织法；行政程序组织法；共和国总审计长和国家财政控制系统组织法法规；规范和程序手册调查权。

共和国总审计长。

订单示例

委内瑞拉玻利瓦尔共和国

El Portal市政审计员

El Portal Municipality-中部州

中央管理控制局

经济部门控制部

（城市），______的________

命令进行

考虑到中央政府控制局经济部门控制部实施的财政行动，如由市政长官签署的日期为______________________________________________的第DC-025-2009号官方函件所述，阿尔贝托·托雷斯·古铁雷斯（Alberto TorresGutiérrez）律师致信埃尔·埃斯塔多·中央（El Portal del Estado Central）市政府市长弗朗西斯科·迪亚兹·雷耶斯（FranciscoDíazReyes），以评估人力资源领域的内部控制，并研究所使用的行政，预算和财务程序在上述市长市人力资源局的退休和退休金系统的应用中，在管理持有身份证号码为00,000,000的公民Robert Barreno Diez期间，上述市政当局的前市长（对应于2008财政年度），根据《检察官组织法》第46和77条的规定，认购身份证持有人V-000000000的Adalberto GilLópez共和国总书记和国家财政控制系统，使用2001年12月17日在委内瑞拉玻利瓦尔共和国官方公报第37,347号上发表，中央行政管理总监，使用该条赋予的权力于2007年8月16日在El Portal市政公报第056号上发布的第4号组织决议的______号表示：根据共和国总公报《国家总检察官组织法》第46条和第77条以及《国家财政控制制度》的规定行事的V-000000000身份证持有人委内瑞拉控制委员会主任，委内瑞拉玻利瓦尔纳·德·委内瑞拉日期为2001年12月17日的第37,347号，使用在组织机构第4号决议第____号（第____号数字）中授予的权力，该权力在El Portal市政府公报上发布。 2007年8月16日的056观察到以下情况：根据共和国总公报《国家总检察官组织法》第46条和第77条以及《国家财政控制制度》的规定行事的V-000000000身份证持有人委内瑞拉控制委员会主任，委内瑞拉玻利瓦尔纳·德·委内瑞拉日期为2001年12月17日的第37,347号，使用在组织机构第4号决议第____号（第____号数字）中授予的权力，该权力在El Portal市政府公报上发布。 2007年8月16日的056观察到以下情况：于2001年12月17日在委内瑞拉玻利瓦尔共和国官方公报第37,347号上刊登，中央行政管理总监使用第4号组织决议第____号赋予的权力发布于2007年8月16日的El Portal第056号市政公报观察到以下内容：于2001年12月17日在委内瑞拉玻利瓦尔共和国官方公报第37,347号上刊登，中央行政管理总监使用第4号组织决议第____号赋予的权力发布于2007年8月16日的El Portal第056号市政公报观察到以下内容：

1.在本报告所述期间，共向前行政工作人员提供了50份退休金，其中40份不符合年龄和服务年限要求。但是，《退休制度规约法》第3条和

于1986年7月18日在第3850号特别公报上公布的国家公共行政管理部门，州和市政府官员或雇员的退休金（自退休之日起生效）确定第3条：“满足以下要求即可获得退休权：a）官员或雇员年龄在60岁以下（如果是男性）或55岁（如果是女性），只要他已经完成了至少25年的服务；或者，b）不论该官员或雇员已满35年服役，不论其年龄如何”。

2.固定退休金超过其被授予之日的最后工资的80％。在这方面，上述《国家公共行政管理人员，州和市政府官员和雇员退休和养恤金制度规约法》第9条规定：第9条：与该官员或雇员相对应的退休金额将是适用于基本工资的结果，该百分比是服务年数乘以系数2.5得出的百分比。

退休金不得超过基本工资的80％”。

这种情况源自对El Portal市单一市政公共雇员工会与本市市长办公室之间举行的2005-2008集体劳工公约的这些前工人的适用，导致授予这些福利，而不受管理这些法律的法律法规的影响，从而影响到市政公共遗产，因为已向退休人员的工资单发放了款项，在40人的情况下，这是从那时起累积的金额直到2007年12月31日，才开始向他们支付补助金900,000.00玻利维亚诺。

因此，它被命令：

1.形成案件的管理文件并分配相应的编号。

2.将在此调查时收集的所有文件的原始或经过适当认证的副本插入文件中。

3.在调查过程中有必要陈述您的意见时，报价并询问任何人。

4.根据《共和国总审计长组织法》第79条和《国家财政控制制度》的规定，通知与行为，事实或不作为直接相关的人。

5.采取所有必要步骤，以充分验证所调查的行为，事实或遗漏。

6.将由合法相关方提倡的支持文件纳入文件。

7.如果合法的目的与调查有关，则获取合法相关方要求的任何证据要素。

被满足

导向器）

资源：

《调查权规范和程序手册》，《共和国总审计长组织法》和《国家财政控制系统条例》。

文件的形成

一旦同意进行调查，将形成文件，该文件构成了有关各自财务控制机构义务的保证，在必要时插入必要的文件以证明所调查的作为，事实或不作为。逻辑和连贯的命令及其最终结果应记录在报告中，财政控制机构的主管当局将根据该报告命令其文件或开始提出异议，确定行政责任的程序，或酌情处以罚款。

在形成管理文件时必须遵守的基本要求是：

1. 识别。进行行政调查时形成的文件必须包含先前和随后的封面。上一封面将包含以下题词：

a）委内瑞拉玻利瓦尔共和国，州，区，市（视情况而定）。

b）进行调查的财政控制机构。如果是内部审计单位，请注明该单位所属的公共部门的机构，实体或个人。

c）文件编号或代码。可以标识如下：

OCF / DGC / DC / 00-0000。（OCF：指进行调查的财政控制机构）；（DGC：指执行该程序的单位所隶属的通用控制局）；（DC：指证实程序的组织单位）；（00-0000：表示文件编号）。

d）调查原因。

e）订单开始日期。

f）零件号。

2. 按时间顺序合并文件。在该文件中，将收集足够的文档，以便以某种方式证明行为，事实或不规则行为，并始终遵守根据相应行为的日期进行插入和排序的标准。

必须形成该文件的第一个文件是要进行的调查命令，是控制行动的确定性报告，在该报告中确定了将作为调查对象的行为，事实或不作为。控制行为的执行；支持调查的作为，事实或不作为的文件；指控的证明；通知，命令和引文；过程中产生的其他文件；结果报告。

在此过程中插入文件的文件必须是原始文件或经过正式认证的副本。在通过合法的利益相关方通知之后生成的所有文档，都必须通过文档合并命令合并到文件中，该命令必须包含：

对所包含文件的完整标识；寄售文件的页数；标出的是正本，经核证的副本或简单副本；如果适用，则完全标识托运人的来源；如果不是，请注明来源。。将文档合并到文件中的顺序。

3. 叶子。仅按时间顺序排列还不足以确保不违反文件。叶子应该用数字和字母表示，最好用未修饰的黑色笔将其按升序放置在右上角。第一对开本（1）将对应于调查的进行顺序。当检测到叶子上有错误时，必须通过由主管官员签名的汽车进行纠正，该汽车将被命令重组该文件并进行必要的更正以纠正所犯的错误。在任何情况下，都不应删除或删除签名错误的作品集编号。正确的号码将在不正确注明的号码下方拨打。在任何情况下都不会使用液体遮瑕膏。目前，文件中出现的文档末尾将合并叶子校正命令。

4. 碎片的形成。一个文件可以由几部分组成，这些部分将从数字1开始以升序编号标识，但是为了易于充分处理，每一个文件不应超过250页。

当需要形成新的零件时，将发出命令，指示新零件已打开，并指示已关闭的零件的页数。

这辆车将是闭合零件的最后一个作品集，并将其副本放置为文件新零件的第一个作品集。

5.- 保留字符。调查是保留性质的，但如果财务控制机构在调查过程中归咎于损害其责任的任何人，作为，事实或不作为，则有义务告知他们归咎于该事实的事实。

在这种情况下，合法的利害关系方将可以立即访问该文件，并且能够宣传他认为对其辩护必不可少的所有证据。

如果这些官员之一提供了有关这些行为的信息，也就是说，如果他违反了这一秘密，则财政控制机构的上级领导必须施加可能适用的纪律制裁。此外，对那些无正当理由披露可能会造成伤害的秘密的人也将受到刑事制裁。

法定代表人必须出示经正式认证或注册的授权书，否则，必须提供授权书。

合法的利害关系方可以陪同任何可以提供建议以行使其辩护权的人（视情况而定）；这种情况将在文件中留下书面记录，充分标识出协助合法利益方的人员，他们的专业以及访问文件的日期。

记录控制书

允许访问该文件的合法相关方或其法定代表人必须在进行审核之前填写并签署文件控制书。

记录控制书将包含：

1.文件编号。

2.有权使用该文件的正式认可人员的姓氏，名称和身份证。

3.审查文件的日期和时间。

4.被授予访问文件权限的人员的签名。

资源：

《调查权规范和程序手册》，共和国总审计长。

抑制作用

根据1981年7月1日在非官方的第2818号官方公报上发布的《行政程序组织法》第36条，在以下情况下，行政官员必须禁止听取该文件：

1.就亲身而言，您的配偶或亲戚在第四度血亲或第二度亲近度内对该程序感兴趣。

2.与干预程序中的任何感兴趣的人有亲密友谊或明显敌意时。

3.当他们以证人或专家的身份介入涉及解决方案的文件中时，或者如果以官员的身份曾在文件中表达过意见，以便他们可以预先判断该问题的解决方案，或者在进行行政上诉的情况下，他们已经解决或干预了被质疑行为的决定。依职权撤销的案件和上诉复议的决定是安全的。

4.当他们与任何对此事有直接兴趣的人有服务或从属关系时。

例

以前的唱片封面

共和国总审计长组织法和国家财政管制制度的规定

第七十四条“行使调查权时形成的每个档案均应标有编号，并且构成档案的文件必须从第一页（1）开始按数字升序排列。

所述文件可以由几段组成，这些段也将从数字一（1）开始以升序编号来标识，并且每个都由不超过两百五十（250）页的数字组成。

合法利害关系方或其律师委托的文件将通过以下命令合并到文件中：委托文件的人的姓名，姓氏和身份证号码，委托文件的页数以及所述文档并入文件的顺序。

如果上述文件的内容有误，则必须在订单上加盖印章，以对更正进行排序，并指明是从哪个作品集制作的。”

通知范例

委内瑞拉玻利瓦尔共和国

El Portal市政审计员

El Portal Municipality-中部州

中央管理控制局

经济部门控制部

（城市），______的________

公民

罗伯托·巴雷诺·迪斯（Roberto Barreno Diez）

身份证号码00,000,000

玛莎（Martha）城市化，大街37号，房子编号161-89

基金会市-东部州

根据《共和国总审计长组织法》第79条和《国家财政控制体系》的规定，我正在写信给您，该出版物在12月17日的委内瑞拉玻利瓦尔共和国官方公报第37,347号上发布，即2001年1月1日，通知您，中央管理控制局根据组织在组织机构编号______的______条中的______号，行使第12条赋予的权力， 2007年8月16日第056号决议同意对人力资源部在应用退休和退休金系统时使用的行政，预算和财务程序进行调查，由您授权为上述城市的市长，日期为2008财政年度。

从上述调查可以确定以下方面：

1.在分析期间，共有50名退休人员被授予前行政工作人员，其中40名不符合年龄和服务年限要求。但是，《公职人员或雇员退休和养恤金制度规约法》第3条

1986年7月18日（第3850号特别公报）上公布的国家和直辖市的国家公共行政管理（自准予退休之日起生效）确定以下内容：第3条：“通过满足以下要求获得退休权：官员或雇员年满60岁（如果是男性）或55年（如果是女性）（前提是他已完成至少25年）服务；或官员或雇员不分年龄完成35年的服务”。

退休金不得超过基本工资的80％”。

为了保障委内瑞拉玻利瓦尔共和国宪法第49条第1项规定的辩护权，给予十（10）个工作日的期限，并加上距离的终点，从收到本通知之日起，以促进所有必要的证据手段为其辩护，公开其证据并提出其理由。该期限届满后，将撤离十五（15）个工作日，以进行疏散。

事后通知，我们通知您，自您收到本通知之日起，您或您的实际代理人有权获得该程序的所有效力，并可以立即访问文件中以__________区分的文件中央行政管理控制局经济部门控制司，位于中央国家El Portal市苏克雷区45大街El Portal市审计长的总部；在以下时间：上午8:00至上午11:30和下午1:30至下午3:00

最后，我们通知您，此处提到的调查结果将记录在相应的结果报告中，该报告将插入文件号__________，据此，将对执行的操作或开始的文件进行排序。根据《民事诉讼法》第81条的规定，执行《共和国总检察长组织法》第三章第四章和《国家财政控制体系》第四章中规定的程序。

出于随后的法律目的，估计您将在本通知书的副本上签名，以注明您的全名，日期，身份证和签名时的住所（城市和州的名称），作为收据的证明。此通知。

真诚的

导向器）

文件编号。 _______

通知的不可能

通知海报示例

审计报告的结构

可以说，该报告是包含有关执行控制措施结果的信息的文档，其结构使得读者可以清晰，可理解地关注所检查的控制措施领域。

以下是共和国总审计长办公室建议的审计报告样本，其结构如下：

第一章

初步方面：

动作的起源

它是进行调查，审核或进行任何其他控制活动的源泉（年度运营计划，相应的财务控制机构或其他政府实体的调查请求，投诉等）。

在本节中，还将抄录代理官员的正式任命人数。

范围

其目的是指导读者完成的工作。它划定了要评估的领域，过程或活动；控制行动将受到限制的时期以及要进行的分析类型（选择性或详尽分析）。它规定了审核期间所评估的时间段，表明所进行的检查是否详尽无遗，或者相反，评估了在此特定操作范围内的代表性样本，必须提及样本选择标准；其目的是指导读者完成的工作。

总体目标和具体目标

一般：行动的目的或目的；表示预期将总体上确定的目标，是指我们要实现的目标，是行动的关键。它包括您要描述，分析或评估的所有领域，但是如果您要研究构成拟议研究的每个组成部分的可衡量方面的细节，则具体而言：它们从总体目标入手，并以更具操作性的术语进行分解，更精确地定义一般目标中提出的问题领域，具体包括需要表达意见的变量和方面或指标。应避免将其表述理解为活动或作用。在这两种情况下，都必须以不定式中的动词开头来表示；例：

确定执行以下操作的合法性和诚意：检查已建立的操作是否符合实际；询问所报告事件的准确性。

焦点

指导评估的感知或观点，旨在进行评估。一项行动可能有也可能没有各种概念，法规，技术，财务，预算或经济方法，或者对其中任何方法都赋予更大的权重。

方法，步骤和技术

在这一点上，将详细介绍所进行的工作中使用的方法，操作和研究技术，这些技术包括：访谈，问卷调查，调查，文件审查（通常表明所审查的文件），会议记录的准备，适用的测试，感知控制，后续控制以及普遍接受的审核程序。

重要的是要强调指出，所指示的所有信息收集和分析方法必须符合所选的一般和/或特定目标，也就是说，如果我们要验证会计部门注册的业务的诚意，我们必须程序，例如：对照证明文件审查会计记录。

第二章

一般特征

对被评估实体的简要说明，其标识，表明其任务和愿景，组织类型，为所评估时期分配的预算和财务数据，法律性质和法律依据，以及所评估的特定方面，方案和/或项目的描述，评估操作或活动。

第二章

分析得出的意见：

本章客观地描述在审核或任何其他控制活动中检测到的事件或情况，只要它们具有相关性质；这些被称为审计发现的发现必须基于

支持所发现事实的书面证据。上述证据必须是充分，相关和令人信服的，这意味着仅从对这些证据的修订中就可以毫无疑问地表明所指出事实的真实性。请记住，在涉及任何官员责任的情况下，是否存在充分支持观察结果的证据，是采取相应财政措施的基础。

现在，关于审核结果的符合性，它们必须包含四个基本要素，以下列出：

1. 条件：这是对所观察到的情况的客观公正的描述，它构成了审核员发现的关于“什么是”的业务，活动或交易的情况。

2. 标准：条件可比的法律，次法律或监管标准，即“应该是什么”。在这一点上，有必要引用和抄写报告，而该标准是该机构未遵循的。

3. 原因：造成证据情况的原因，观察到的偏差或故障的原因；不符合标准或规则的原因；“这就是它发生的原因。”

审核员有责任确定导致这些缺陷的情况。它的识别对于根除，减少或防止该病复发的建设性建议的制定至关重要。

4. 效果：条件与标准之间的比较产生的实际或潜在，定性或定量结果，可能会产生观察到的情况。

为了便于理解，我们将抄写一个示例，说明如何编写审核结果：

与2008财政年度住房开发执行相对应的，支持财务，预算和行政运作的文件的保管，保管和及时存放的档案系统不充分（1）（条件）。

在这方面，《通用内部控制标准》第二章“内部控制”第二十三条第a款规定：

“……文件必须包含完整而准确的信息，应按时间顺序或其他便于及时存放的文件系统归档，并在法律规定的时间内保存……”。（2）（标准）。

出现上述情况是由于缺乏有关支持不同行动的支助的地点，及时地点和及时地点的准则，以及由于责任的原因，没有对应档案系统的职能分开支持上述支出的档案的保管权未分配给任何官员。（3）（原因）。

从这个意义上讲，必须明确指出，此类事件增加了损失的风险，并妨碍了对所进行业务的效率和经济性的估计，以保证资源的最佳利用。（4）（效果）。

第四章

最终考虑因素S：

结论

它们是对行动中发现的结果进行全局分析而得出的关键判断，并且它们对所评估的组织，计划或项目的影响，必须与所采取行动的总体目标直接相关。

建议

它们必须旨在指出针对被审计实体或机构的一系列行动，以便消除被发现的偏差原因及其对主管部门的影响。它们每个都将对应于报告正文中的观察结果；他们还将针对已证明情况的依赖项，以保证上述纠正措施的应用。

最后，任何财务行动都必须披露给受审查的实体以及法律上可能采取纠正措施的其他主管部门，如《总审计长组织法》第63条所述共和国和国家财政控制系统。

自动关闭和打开零件的示例

叶子校正示例

认证实例

资质认证

签名人阿尔贝托·托雷斯·古铁雷斯（Alberto TorresGutiérrez），身份证持有人00,000,000，以我作为El Portal del Estado Central市政府的市审计员的身份记录在El Portal市议会特别会议记录（04年4月）中2007年10月，于2007年10月9日在El Portal第000号市政公报上发布，证明：这是其真实副本的真实副本，保留在本办公室的文件中。El Portal，于2009年4月十四（14）日。

签字盖章

文件编入顺序

委内瑞拉玻利瓦尔共和国

El Portal市政审计员

El Portal Municipality-中部州

中央管理控制局

经济部门控制部

（城市），______的________

文件编入顺序

考虑到______________（）有用的作品集和（__）______（）作品集的________（）恒定文件夹中分发的附件的持续书写，公民____（身份证持有人00,000,000）通过该文件夹记录文件并提供要素根据______________通知办公室________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________的根据《共和国总审计长组织法》第79条和《国家财政控制系统》，委内瑞拉玻利瓦尔共和国宪法第____号文件确定了该文件的编入顺序。

被满足

导向器）

文件编号。 ______________。