概念
系统的概念：相互关联的，有助于执行功能的一组有序的过程（操作和方法）。系统包括：
物理因素：
-Forms
-Reports
-团队
-材料
-纸
信息元素：
-数据
-文件数据（存储）
-Instructions，怎么办 ，你怎么办？
-程序，怎么办以及怎么做？（方法）-
测量比较评估-
人为因素：-
谁
-采取的行动-
连接相互关系
系统是相互关联的程序的网络，根据集成方案进行开发，以实现更好的业务活动。
程序的概念
程序可以看作是链接在一起的按时间顺序和顺序顺序进行的操作，这些操作构成一个单元，具体取决于在预定应用范围内特定活动或任务的执行情况。
所有程序都涉及人员的活动和任务，执行时间的确定，物质和技术资源的使用以及工作和控制方法的应用，以实现业务的全面，及时和高效发展。
程序是由一组员工链接在一起的一系列活动或操作，这些员工可以在同一部门内，也可以跨机构的多个部门获得理想的结果。例如：工资单的支付，家具的购置，人员的选择和雇用，药品库存的控制等。
程序的特征在于它不是系统。出于相同目的的过程集称为系统。例如：资产购置和处置系统，维护系统，会计和预算控制系统，人员发展和管理系统等。
程序的特点是不是一种单独的工作方法。该方法专门指员工如何在工作中执行特定活动。例如：人员培训，教职员工分散，系统植入等。
程序的特征在于它不是特定的活动。员工从事的特定活动是其职务中的一部分。例如：进行医疗访问，接收信件，下达命令等。
简化工作的概念
是有组织地使用常识来找到更轻松，更好的方法来完成任务。
工作的简化使简化任务成为可能，从而减少了成本，减少了资本投资，并提高了我们的资源和对公司感兴趣的人的盈利能力。
简化工作以最好的工作方法为前提»最简单；它还提供了一种有组织的方法，不仅可以使自我完善变得更加容易，而且可以作为一种方便，持续的方式来使用。
在部分指数中，最常用的是劳动生产率，它与给定时期内获得的生产和所使用的资源有关。也可以表示为每个员工生产的商品或服务的数量。工作期间的度量单位可以是一小时，一天，一个月，一年等。
- 程序图
在大多数公司中，主要的缺点是行政部门忽视了将组织原则完全应用于公司的成长机制，正如我们在上一章所述，机构（行政部门）负责行使由相应法律规定确定的权力，职能，工作系统和程序均源于此。
官方部门和私营部门中公司的职能多元化和业务增长，都会影响功能流程的扩散（加速增长），这些功能流程需要大量的人力，物力和财力，这通常会导致区域格局化。以提高针对消费者和顾客的商品或服务的生产能力。
负责行政改进的部门对系统，结构和程序的永久审查将使您对机构或任何行政部门的运作有全面的了解。
单独程序的介绍不能全面了解公司或其一部分（管理部门）的运作，也不能认识到所提供服务的质量不足，以及需要识别存在的管理问题和困难。他们在日常工作中会提出制度上的建议，这在很大程度上是由于缺乏书面程序及其代表（作图）；因此有必要将它们有序地分组为一个称为“程序手册”的文档。
对程序的研究具有不同的细微差别，这一主题在工作的另一章中得到了广泛处理。然而，重要的是要强调指出，一旦收集，整合和分析了作为研究主题的信息，就将绘制程序。要研究的程序的表示形式可能会或多或少复杂，这取决于制图技术及其应用的对象或范围。
- 通用图概念
图形表示对于系统专业而言，数字系统在数学领域中是什么；也就是说，可以在相对较短的时间内理解复杂现象的缩写语言。
绘制图表不是系统功能的唯一责任，而是几乎所有专业技术活动的组成部分，是简化和清楚呈现数千种不同情况的可信赖资源。
图的使用涵盖了系统工作中非常重要的三个领域：研究，设计和表示。
图研究
系统研究阶段是当前程序的原始研究。在此阶段，考试是指工作的执行方式。分析人员需要的信息必须正确且完整。一旦分析人员收集了所有信息，他就可以使用运动图，这是一种简单的资源，它将把他汇总在一起的大量脱机详细信息转换成可以完全概述过程的简单路线图。
该图是所需的最终产品，分析师可以通过该产品了解该过程。该知识的一个非常重要的部分是，通过查看工作的运行方式，您将了解其中的很大一部分。
在分析该图时，我们发现了广泛的改进领域，并且进行了简单的调查，现在开始确定方向。首先指出需要改进的地方。
这两个阶段，了解当前的程序并指出未来行动的最佳途径，构成了使用图表所获得的最宝贵的价值。
程序图的设计
系统工作的这一阶段可能是最重要的，当然也是系统分配的关键。总而言之，这里将开发新的方法，设备，新的形式。在检查阶段绘制的流程图再次进入该阶段。现在必须遵循先前指出的改进途径。将加倍努力或不必要地花费精力，路线困难且其他类似改进点都将被调查的领域。
在研究的此阶段为拟议系统设计的图表将成为行政代表所关注的最终项目的基础。
图表表示
作品的展示阶段完全基于使用选择的图表或图表，其唯一目的是向主管部门解释旧系统的工作原理以及为什么以及应以何种方式对其进行改进。系统的分析是累积性的，所花费的所有努力都构成了这一要点：接受或拒绝所提议的计划，决策可以基于一些小的细节，例如，已分配给某项计划的资源。管理层可能会认为这种特殊的知识匮乏，表明该研究进行得很差，并且这一结论将削弱人们对整体表现的信心。
- 绘制图表的方法
计划和
评估随着工作的进行，所有执行良好的系统分析都来自精心计划和持续评估。就图而言，规划是决定哪些图最适合预期目的的分配和实现以及这些图应包含哪些信息的方法。必须确定与可理解的工作的表现相协调的最快捷，成本最低的方法。
评估是适应的过程，必须随着工作的进行和对分析工作的了解而不断，有意识地加以运用。对系统的研究几乎无一例外地在某种程度上和方法上取决于试错法。分析人员必须不断重视他当前的方法和结果，并将其与历史的最终目的进行比较。随着工作的进行，这一点将逐渐得到微调。
何时绘制图表
在研究的研究阶段，分析人员应该首先对流程图或流程图感兴趣。当采用完全未知的程序时，分析员可能会在不考虑直接绘制口头信息的情况下，指定要在其上布置图表的纸张的大小和数量。
但是，在使草稿图可行时，此资源具有三个方面的宝贵价值：首先，它可以节省编写时间，并允许面试更快地进行，因为可以使用符号在较短的时间内描述操作而不是言语；其次，它允许分析师按顺序和逻辑继续进行采访；最后，草稿图用于指示已省略信息详细信息的点。在这方面，分析师可能会发现将图形中的每个符号与比较列表以及有关他所需报告类型的问题相关联会有所帮助。例如，文件符号可能包含以下问题：由谁提起？举行了多久？以什么顺序？一个月几个？您使用哪种文件柜？
实际上，许多分析师将图表草案和书面笔记的各个部分结合起来，以记录他们在访谈中获得的报告。
采访的技巧会随着实践和知识的发展而提高，并且专家分析师经常会使用或停止使用图表草图技术，以适应当前的情况。
- 基本符号学
使用不一致或非常规图形语言制作的流程图将传达失真的消息，或者对于理解要研究的过程无效。因此，需要构思和接受某些符号，这些符号通常被赋予精确的含义，并且还就其应用达成某些规则。
美国机械工程师协会（ASME）已经开发了图形的常规符号（图6.1），尽管该符号已经在行政制图工作中受到了广泛的接受，但由于尚未出现某些常规符号而受到了广泛的接受最能满足所有需求。
美国国家标准协会（ANSI）开发了一种符号系统（图6.2），该符号系统用于面向电子数据处理（EDP）的图表中，以表示信息流，其中一些已被广泛采用。用于在行政制图工作中阐述流程图的符号。
图
的分类系统专业的参考书目提到了数量众多的图类型和类型组合，这些图类型和类型组合由其作者指定以适合各种图分配。但是，可以对图的基本用途进行分类，这些用途可以单独使用或组合使用，这是存在的多种类型图的基本原理。
- 表示业务流程的操作图表示物理地形的架构图表示关系，权限和职责层次的员工关系图统计数字和时间关系的统计图。尽管了解上述类型的基本原理及其目标非常有价值，但如果根据描述每种类型的字段进行验证，则可以简化各种系统图的表示。以下描述分为三类：流程图。它们基本上是指操作流程，包括与表单处理有关的图形以及与计算机程序有关的逻辑图。他们指的是员工关系，各种图形。那些未包含在上述字段中的内容。
ASME符号学
绘图惯例
- 标识每个图的信息应如下：过程名称，指示起点和终点；所涉及部门的名称；准备图的人员名称；所涉及的人员或职位的数量；步骤的数量。用步骤之一执行的人员名称或职位来标识每一列，并使用与所表示的表格或文档成比例的矩形表示表格或文档。但是，由于清晰度是最主要的原则，因此仅需通过良好的判断就可以消除该约定：每个形状都应始终用相同尺寸的矩形表示；每次创建形状时，将其放入原始文件并复制右下角的黑色三角形。当矩形的尺寸允许时，表单的名称在出现的每个步骤中都很方便，原件和副本应始终以相同的顺序放置。在右上角放置一个数字。对于原件，将始终使用数字1；以下副本将采用升序编号：每一步都必须出示所有涉及的文件。当运输两张或多张纸张时，用订书钉或卡扣或信封将它们合并在一起，将这些矩形收集在一起，并标识出每个矩形，运动用一条线表示，当一起移动但未结合在一起时，每种形状或一组形状的运输用一条线表示，显示的顺序使运输线略微趋向于下。步骤的时间顺序由矩形的显示顺序（从上到下）表示，每个步骤都应用数字标识，并通过写动词来标识动作。由提供此信息的部门负责人或员工签名。
在图中表示形状
- 图形应采用正方形或长方形的形式，并尽可能模仿缩小比例的原件的形状和尺寸。在下部和中间用单个词表示名称，在右上角和中用单个词表示名称，在右上角表示所要复制的编号。当图形中出现两个大小，形状或名称相同或两者相同的形状时，可以方便地使用数字来标识它们，带有副本的形状应表示如下。
如果有很多副本，则必须以这种方式显示。
- 如果形状被破坏，则以这种方式表示。
如果有其他选择，请绘制一条水平线，并使用铅笔从整个图形的线的一端开始的正常路径将其写下。
在该行的末尾，开发了替代方法，但是使用了不同的彩色铅笔，该铅笔可以区分两条路径。如果只有一种颜色，请使用虚线或浅色。
通常，当您有替代方案时，最好将最常出现的方案留在图表上，而将其他方案留在单独的图中，以避免混淆并获得更大的清晰度。
为了表示源自流程的两个或多个替代方案，将使用该符号。
- 如果线条彼此相遇，则将使用以下约定：当必须分配形状时，建议从最远的形状开始以避免交叉，每个形状都应显示其原点。在左下角有一个三角形，从而确定了该形状在该过程中首次出现的事实。当纸张上的可用空间用完后，有必要通过另一张纸或同一张纸的另一部分，过程链接由“连接器”显示，该连接器由两个带有字母W的圆圈组成，其中一个在切割过程的基座上，另一个在重新启动的位置。
图表要求
每个图表必须具有以下特征：
综合
由系统或过程组成的表示应归纳为几页，最好是几页。
大量的图表使您难以理解和理解，因此不再实用。
符号化
将适当的符号体系应用于系统图和过程图可防止分析师在其解释中使用过多，重复和混乱的符号。使用符号的主要原因是它们将活动标准化，将它们“装箱”成类似活动的紧凑组。
对系统或过程
可见的图表使我们可以观察系统或过程的所有步骤，而无需阅读大量的说明。图表可以在某种程度上与航拍照片进行比较，航拍照片包含某个区域的主要特征，从而可以观察这些主要特征或细节。
以下是适用于我们的环境的示例，在该环境中存在最常用的符号及其应用。
使用的措词试图使对流程的理解最大化。然而，在实践中，将尽力使注释尽可能短，而不会当然牺牲图表的清晰度和流畅性。
如果您对制图技术中出现的问题有足够的思维结构，则制图就容易了；因此，建议在使用这种技术的过程中形成这种必要的思维结构，并将一些已知过程的图示付诸实践；完成后，必须仔细分析以微调细节。
- 信息捕获格式
用于设计或改进程序的信息通常通过以下
方式进行：- 文献研究。
-该调查。
-观察。
对于此阶段的更大幅度，可以方便地阅读“了解当前系统”一章。
调查中使用的用来获得所需信息的问卷由一系列书面问题组成，这些问题由章节预先定义，排序和分隔。这种获取信息的方式节省了经济资源和时间。但是，所获得信息的质量将取决于问卷的设计和显示方式。
在工作的第二部分中，访谈，直接观察，抽样（抽样表）的技术也得到了广泛处理。
一旦收集了涉及研究领域的信息，就对分组的数据进行了排序和系统化，以便能够将所研究程序所涉及的操作，所涉及的领域和所使用的格式连接起来。
格式附件1，“程序信息的收集”。
以这种格式，以图形形式显示执行工作的顺序，其中几个人以一定程度的细节参与其中，包括第三级活动。
它逐步引用了在工作站上执行的一组活动。
这种类型的图中包括以下方面。
- 处理步骤的执行顺序。用符号表示的操作类型.Operation.InspectionDelay执行操作的净时间。执行操作所用的总时间。引起的延迟（由两次之间的差值决定）起始于：定义过程开始的精确时刻终止于：定义过程结束的精确时刻。
为了遵守程序手册的内容，有必要采用特殊的格式来记录目标，政策，附件，附件2完成任务时，将清晰，简单，直接地转录这些原则。对于程序的文字描述，将使用附件3，该附件3将描述组成该程序的每个操作，执行文件传输的人员，必须涵盖的管理实例以及生成的产品和输出。最后，为了绘制过程图，显示了可用于水平格式图的常规格式（附件4）。
在操作过程中使用格式来捕获和/或呈现程序通常是常规的，并适合公司的特征和性质。在例如公共部门的情况下，记录程序或服务的表格可能会有所不同。作为示例，提出了一种服务，该服务由墨西哥邮政局提供，并由需要邮政信箱»的用户必须遵循的程序来标识。附件5详细描述了该过程的操作。
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