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组织中分散信息的分类和处理

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Anonim

介绍

信息是组织中最重要的资产之一。因此,组织会获取大量内部和外部因素的信息,因此,要努力提供和获取适当的知识以能够处理这组数据,从而使其更清晰,更一致且更具有真实性。

适当的信息管理可带来以下好处:通过获取业务解决方案和监视日常活动,可以与客户,产品线和开发领域取得竞争优势。

本文将讨论信息分类的重要性以及管理信息的不同问题,以便对组织有益,从而节省决策时间和精力。

概念清单

信息。它有什么作用?

该信息由一组已经分类和排序的数据组成,用于构建消息。信息可以解决问题并做出决策,因为合理使用信息是知识的基础。

因此,信息可以定义为通过人类思想的数据和模型提供含义或现实感的资源。有各种各样的物种通过信息传播进行交流以求生存。人与人之间的区别在于人将具有复杂含义的代码和符号组合在一起的能力,这构成了社会共存的通用语言。

知识产生过程

组织中的信息

在当今社会,从经济和智力的角度来看,信息的使用和获取对组织构成了超然的变化。

一方面,组织资源的正确开发取决于公司与其环境之间以及公司的不同部门之间是否有足够的信息流。公司在利用环境信息方面越突出,竞争力就越强。

及时获得它有助于决策过程,是解决问题的指南,并为生产进度奠定了基础。

组织中的信息必须满足两个重要特征,例如:

他们履行其主要职能,即增加用户的知识或减少其不确定性。

但是,信息的价值可以根据以下条件分类:

  • 行政价值:当信息允许高级管理层做出有效决策时运营价值:当信息记录组织的详细活动时文件价值:当信息用作先前发生事件的证据时历史价值:当信息记录过去的事件时。

新的竞争力因素的产生者:竞争力并不仅仅取决于公司以比竞争对手更好的价格提供产品的能力,而是其真正想要的是满足消费者的需求(质量,服务,售后服务)。销售)

组织单位的集成者:部门获得的信息对于其他人可能非常有用,即使对于那些显然彼此无关的人也是如此。

在一定程度上改善了生产和管理流程:通过人力资源知识技术增加的所有信息。

信息分类

可以根据各种标准对公司的信息进行分类,具体取决于其来源划分的程度:

  • 主要:信息是原始信息,不会造成更改,必须首次以特定方式进行详细说明。次要:先前经过详细说明并以某种方式为其他目的进行了修改的信息,不一定与单位相符。公司。

信息也可以根据其性质进行分类:

  • 定性的:是通过描述,观察和调查而获得的信息定量的:是他们以数字方式获取数据的信息。

根据可用性,信息可以是:

  • 内部信息:内部信息主要是指公司内部产生的所有信息。该信息通过数据库存储在同一公司内,并在空间上分配给高级管理层中的个人以供决策外部信息:是在组织环境或外部环境中找到的信息。公司捕获并直接参与日常活动的信息与它所针对的市场有关。

模糊信息

构成消息的组织化数据集必须是清晰,准确和具体的数据。

对于许多组织而言,信息是一项基本要素,因为当今正确的信息处理使我们能够最佳地面对未来的成功和业务竞争

模糊信息使组织难以掌握信息的真实价值或含义。在无法通过相关数据分析和理解的情况下,无法测量信息。

达到公司可用信息对决策有用和可靠的程度的过程非常复杂,可以通过以下要素来进行,这对于此非常有帮助处理:

需要信息

一个组织的成功不仅仅取决于对有形资产(例如材料)的管理和管理,还取决于对无形资产的使用。正确的发展取决于组织之间是否有足够的信息流,并且可以在内部和外部(即在其环境中以及组织的不同部门之间)表示和理解信息流。

信息的特征之一是它可以流动,并且可以在组织内沿水平或垂直方向垂直或向下流动。

组织中有五种基本信息流的分类:

1.-正式权限:此流程是分层的,并根据每个组织的组织结构图形成。

2.-监管流程:履行每个部门职能所需的信息。

3.-非正式沟通:组织的人际关系(主要是外部关系)

4.-工作群流:工作团队。

5.-决策:做出独特决策和解决问题的信息。

信息搜索

为了成功且充分地搜索信息,必须非常清楚信息的需求,建议准备一个包含以下变量的甘特图:

  • 为实现组织目标而要执行的任务,根据行动的优先顺序对活动进行排序,确定行动的时间,方式和资源。

获取各种信息

非常常见的是,在搜索信息时,会从中获得大量信息,而没有被分类,混乱,不稳定,没有背景和形式。

为了确定所获得的信息是否分散,组织应询问以下问题:

这个资讯…

  • 它是否足以满足公司的需求?是否根据所寻求的内容准确?是否完整?是否根据来源可靠?是否需要组织的所有成员使用?

工具类

获取信息(需要)

根据信息需求最常用的方法可以分为两种方法:直接方法和间接方法。直接方法主要使用允许从组织获取直接信息的技术。最公认的技术是使用访谈和问卷调查;观察所呈现的搜索习惯以及信息的使用以及严重事件的技术。

直接

  • 问卷:问卷被理解为之前对问题进行了认真准备的一组问题,这些问题与寻找或实施研究感兴趣的事实和方面有关。它可以分为两类:自我管理问卷和访谈。自我管理调查问卷是指受访者在阅读后以书面形式回答问题的方式,而无需参与研究的人员进行任何直接干预。在访谈中,调查问卷适用于由研究管理人员招募和准备的专门从事此任务的人员所调查的主题。通常是亲自面对面或通过电话面对面进行。观测技术的使用是基于获取信息进行研究的有效工具。该技术包括在正常情况下生成信息的环境中进行观察,例如,从组织外部(例如市场,客户和供应商)以及内部从其各自部门的合作者内部生成信息。观察是一种允许收集使用其他任何技术都无法获得的信息的技术。观察结果可以是:观察是一种允许收集任何其他技术无法获得的信息的技术。观察结果可以是:观察是一种允许收集使用其他任何技术都无法获得的信息的技术。观察结果可以是:
  1. 参与者-OpenCovered非参与者-OpenCovered
  • 关键事件技术:关键事件技术由一系列阶段组成,目的是收集有关不同个人行为的直接信息,这通常是组织(合作者,客户和供应商)感兴趣的结果可用于解决实际问题和决策。该技术收集具有特殊含义且符合明确定义的标准的事件的信息。该技术基本上包括两个步骤:收集和分类有关事件的信息,以及基于获得的信息进行推断。

间接

  • 文件分析:这是一种间接方法,无需咨询相关人员,就可以了解他们的习惯,需求和信息使用。文件分析的类型:引用文献的分析;分析文件要求。

模糊信息工具

定量数据分析

定量信息更清晰,更容易理解,因为其表示形式是数字。可以在了解各种软件的使用知识的情况下执行其测量和分析,这些软件有助于获取和压缩信息以进行决策。

定性数据分析

由于定性数据通常是抽象的,因此很难分析,而定性数据则基于主观概念并且可能是模糊的,因此通常很难执行。使用不同的启发式方法,可以提出各种解决方案,以改善信息的获取,并且在某些情况下,可以使用可以处理数据并产生理想结果的专用软件。

扩散逻辑

模糊逻辑是一种过程,它提供了一种简单而诱人的方法来从稀疏,模糊,不精确或其他不完整的信息中得出结论。它是一种计算智能技术,可以使信息得到高效处理。

检控

在此阶段,信息已从为先前建立的目标选择了最方便的方法处理。信息处理旨在以某种方式使组织受益,因为其目的是理解,表示,定位,了解与之合作的信息。

以下是现阶段要执行的一些操作:

  • 合成,组织和呈现所获得的信息能够进行信息的分析和综合重要的是不要复制和粘贴信息使用图表,概要图,表格和图表可以更好地理解信息知道如何制作,构造和编写报告或测试。

做决定

决策在日常组织中非常普遍。必须做出决定的时刻对一家公司而言意义重大,因为借助这些机会,可以研究特定的问题或情况,并对其进行重视和深思,以根据不同的选择和操作选择最合适的方法来遵循。

当经理面对其组织中的决策时,除了广泛了解所发生的情况外,他还必须具有分析,评估和收集必要信息的能力,以便找到合理的解决方案;也就是说,尝试基于理性和可靠的方式做出最佳决策。

在任何组织中维持良好决策的基础之一是指知识的使用,因为如果决策者先前已经评估了知识,则包含问题的事件或在上下文中都可能是内部的。作为它的外部。值得一提的是,组织内部进行的决策必须符合某些特征,例如:

  • 根据具体信息快速及时地为公司节省成本

结论

当前,公司面临着一种动态多变的经济;竞争能力和对信息的使用对于组织来说是重要且不可或缺的要素,因为组织要获得持久性和响应能力以及适应变化的能力,就必须利用其所有能力。

公司适应变化的速度会产生竞争优势,因为人力资本以及定性和定量信息的分析是增强这种竞争力的重要组成部分,因此,公司必须具备能力面临某些变化

因此,可以解释为,分散信息会在组织内部产生一系列问题,因为它会减慢操作速度,从而在组织内部造成重大损失,这就是为什么考虑分析分散信息的重要性。拥有清晰的知识以在公司内部及时做出决定是至关重要的。

论文题目

XY SA de CV公司2017年销售额的模糊信息分类

论文目标

根据市场营销策略的决策,对XY SA de CV公司2017年的分散销售信息进行分类和分类,以实现更加客观的销售预测。

参考书目

Aumatell,CS信息审计:分析公司产生的信息。

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Luthas,F。(1984)。管理入门。墨西哥:Mc Graw-Hill。

雷耶斯,A。(2000)。工商管理:理论与实践。墨西哥:LM编辑。

威廉姆斯(JE)(2010)。墨西哥的竞争力。REDALYC-Revista Mexicana de Agronegocios,16岁。

谢谢

感谢上帝,感谢他所有的祝福。

对我的父母而言,他们一直是我迈出的每一步的根本支持。我的支柱,我的生计。无限感谢!

我的姐妹玛丽莲(Marilyn),维琪(Vicky)和杰西(Jessy),因为责任与您同在。

感谢CONACYT和PNPCC在他们的计划中接受我,并让我实现了攻读研究生学位的梦想。

感谢Orizaba技术学院,让我面对新的挑战,使我专业化并获得新知识。

感谢Aguirre y-Hernández博士,他对培训高素质专业人士的兴趣,动机,上午7点上课的时间和守时的兴趣。

致教给我这么多知识的每一位老师。教学和生活的例子。

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