组织与流程一样高效。大多数公司已经意识到这一点，并正在考虑如何改进它们并避免一些常见的问题，例如：性能低下，客户关注不佳，部门壁垒，由于缺乏流程全局视野而导致的无用线程等。
要继续，必须定义本文的主角：流程可以定义为一组相互关联的活动，这些活动从一个或多个材料或信息的输入中也可以导致一个或多个输出。具有附加值的材料或信息。
换句话说，流程是公司中完成工作的方式。过程的示例包括商品和/或服务的生产和交付，商业管理，战略远景开发，产品开发等。这些过程必须使用不同的过程管理工具进行适当的管理。 。
新信息技术的引入允许重新定义流程，几年前达到了难以想象的有效性和效率。能够发现这些可能性并正确实施它们的组织将因成本降低和与客户需求有关的灵活性增加而获得竞争优势。
必须使用管理信息系统（英文的ERP企业资源计划）来适当地管理业务流程。可以将用于ERP管理的信息系统定义为集成了信息流的业务管理应用程序，从而可以改进不同领域（财务，生产，物流，商业和人力资源）的流程。
ERP系统的主要目标是：
- 业务流程的优化。获得可靠，准确和及时的信息。在组织的所有组成部分之间共享信息的可能性。数据删除和不必要的操作。减少时间和流程成本。
对于有改进机会的过程，在任何存在信息交换的过程中，新技术的影响将非常重要，以至于它将完全重新定义该过程。这是因为所有信息都可以被“数字化”，因此可以使用信息系统进行自动管理，并且可以使用网络（内联网，外联网和Internet）以零成本进行通信。
显然，所有基于实物交换的过程都将拥有更少的机会。
让我们看一下产生重要信息交换的两个领域：客户关系管理和供应商关系管理。
客户关系管理：
在客户关系领域，存在许多改进流程的机会：向客户咨询和呈现信息，销售人员自动化，监视沟通行为，消息个性化，个性化报价的开发等。
例如，通常根据客户定义的某些参数准备报价。
通过Internet上的应用程序，其中存在一种形式，该表格要求编制预算的基本数据，并且可以从公司的网站访问该表格，客户通过输入身份证明可以准备自己的预算。
另外，通过输入标识，系统会知道适用于该客户的费率和折扣，并为其提供最终价格。
让我们考虑一下制定图形行业预算的实际情况。
要准备预算，您需要有关页数，颜色数，纸张质量等数据。传统上，有一个或多个人员负责从客户那里收集此信息，并将此信息输入到公司的信息系统中，从而产生预算。
显然，信息系统会考虑客户的个人资料以应用一种或另一种折扣。
从这个意义上说，可以通过Internet直接访问此应用程序，以便由同一客户制定预算，因此执行此功能的人员可以专注于更重要的领域，从而开发此子流程。自动。
这样，可以实现两个重要目标：
- 由于此过程是零成本的，因此与必须由公司的某人进行开发的成本相比，该过程的成本为零，从而使客户可以获得更多有关预算的信息并更加透明因为他能够对不同参数进行敏感性分析。
供应商关系管理：
使用新信息技术改善流程的另一个重要可能性是可以通过价值链快速发送信息。借助这些技术，可以通过直接咨询供应商的信息系统，与生产和供应商库存共同管理库存，了解订单状态，改善联合物流管理等实时了解供应商的生产计划。
作为一个实际示例，可以分析付款管理的典型管理过程以及每个阶段中改进的机会：
- 1.接收项的输入和注册的控制：纳入有助于收集信息和将其引入ERP的技术，以便它可以验证采购订单确实存在并且满足定义的规格。发票注册：通过Internet从提供商的ERP中自动引入发票。
从这个意义上讲，安全性和数字签名必须在其中发挥重要作用，以允许开证人直接通过发行人的ERP通过Internet发送发票。因此，客户的ERP可以直接接收发票，从而避免了许多不增加价值的流程，例如，发行方打印发票，将发票发送给客户，在客户处接收发票并将其引入。客户ERP。
- 3.付款授权：使用工作流管理系统。工作流系统基于先前定义的规则来支持和控制流程或子流程的执行。在这种情况下，它可以实现内部付款授权流程的自动化。
在工作流系统中定义了规则，这些规则可在需要人员授权的情况下帮助内部管理信息（在工作流系统中也已定义）。
以这种方式，可以定义为取决于购买金额和购买类型，一个人或另一个人自动授权。
因此，ERP只需知道材料的类型和数量，即可自动将电子邮件发送给必须授权流程的人员，从而大大简化了工作流程。
在这样的过程中，工作流系统可能有很多可能性，在这些过程中，不同部门会进行干预，如果这些人在物理上相距遥远，则更为重要。
付款：供应商，客户和金融实体之间自动交换信息的可能性。
如发票注册过程中所述，通过Internet进行的ERP之间的通信为该领域的自动化提供了许多可能性。
在此过程/线程中可以获得的改进是：
- 提高过程的性能，减少纸张的使用，从而使用ERP简化内部信息的管理，改善过程中供应商，客户和财务实体之间的沟通。
可以看出，新信息技术的可能性非常重要。这种系统的实施中存在的问题是必须考虑四个基本要素：战略，流程，技术和人员。如果不考虑这四个要素，该项目将是失败的。
在这种类型的项目中，必须考虑组织的文化，研究流程（以及可能进行流程再造以利用所有可能性），分析不同的技术解决方案以及使所有这些概念与企业战略。
