电子采购流程自动化

信息技术的发展使得以显着方式改善组织内部和外部的交流成为可能。公司的一个重要目标是实现供应商的整合和协作，这是在行业中获得良好地位，缩短周期时间，减少运营和管理成本，消除过多库存的战略的一部分。，使用空间，同时保持少于5天的库存水平，及时交付原材料，控制运输中的物料，避免由于缺少物料而导致生产线停工等。为此，出现了允许使用互联网以电子方式采购材料（电子采购）的技术，这是电子商务业务战略的一部分。

介绍

全球化，高度竞争的环境以及技术发展要求流程具有更短，更精简的周期时间，更好地利用资源以及灵活可靠的信息管理，以便提供产品和服务的公司可以竞争并成为他们所发展的行业领域的领导者。

经济和工业的新格局要求公司不仅在产品和服务方面，而且在内部流程方面都具有创新能力。也许是在过程域中，有更多机会应用新技术来获得竞争优势，从而使我们在组织中取得成功。

信息技术是新业务管理的基础部分，该系统允许对公司内部数据和流程进行规划，组织，沟通和集成（企业资源计划），以及用于供应链管理的系统（供应链管理）和客户关系管理。信息技术已经能够面对由行业发展以及流程和劳资关系的演变所带来的新挑战。

电子采购技术是为补充以前的信息技术并利用Internet基础设施的优势而加强新的电子商务计划而出现的几种应用程序之一。。

方法

为了执行本文，我使用了各种信息源。其中包括数字图书馆中的Emerald全文数据库和ProQuest Direct数据库，EGADE图书馆中的书籍，互联网杂志上的文章，以及我在实施和管理该技术方面的工作经验所提供的知识产品。

电子采购

电子采购是与产品的请求，购买，供应，付款和控制有关的内部和外部流程的自动化，使用互联网作为客户与供应商之间沟通的主要媒介。它是一种与供应链管理（供应链管理）有关的技术，在其主要特征中，我可以提到通过Internet页面显示的有关需求，库存，运输中的物料等信息的使用。信息流是实时执行的，并允许在变量发生任何更改时立即知道数据。

另一个优势是可以从任何可以访问Internet的点访问，而无论地理位置如何，也可以不在公司设施范围内。它也限制了以前由客户和供应商授权交换信息的人员的访问权限；这对于维护战略性业务信息的保护并遵守企业对企业（B2B）关系中建立的参数非常重要。

图1电子采购中库存管理的控制台（1）

投资收益

原材料的电子采购被世界一流公司的董事认为是提供比其他信息技术项目更高的投资回报（ROI）并在短时间内显着降低成本的公司之一实施后。Crouch（2003）指出，成本降低是以下因素的结果：

减少库存水平；根据实际客户需求采购原材料；消除多余的货物；遵守生产计划；减少因运输物料区域而产生的费用。

这是通过改善供应商和客户之间的沟通来实现的，该沟通使用互联网以图形化，易于理解的方式实时显示每个零件号的库存状态，需求预测，最低水平以及客户建立的最大库存量，以及基于更好的库存管理可以降低成本的其他变量。

必要的技术基础设施

对于两家公司（客户-供应商）来说，拥有能够实现电子采购工具并使其正常运行的信息技术非常重要。两者都需要访问Internet，并将电子数据交换系统（EDI，XML，ASCII）与Internet链接，以通过在线页面以图形方式显示内部数据。

对于小型供应商，甚至不需要投资昂贵的EDI或XML技术，因为某些电子采购应用程序允许直接通过Internet提供数据。

对于具有ERP，SCM和CRM系统的大型组织，Crouch（2003）强调指出，电子采购改善了组织内部和外部的沟通，具有以下优势：

允许实时监控供应商，提供关键的供应商绩效信息，管理物料订单的多个流程，包括看板，推送系统等库存管理（超额，设置最小和最大库存水平）允许通过显示运输中物料的实时状态进行物料运输（物流）管理，提前检测物料供应中的潜在问题。

值得一提的是，显示出其需求和清单的客户或公司是需要对技术资源进行更大投资以实现信息部署的客户，还是必须做出决定以何种方式进行电子采购的客户或公司。适应您的业务。Crouch（2003）指出，提供者仅监视客户状态并操纵变量，例如：

运送中的物料数量。跟踪指南以促进物料的物流。装运日期。即将到来的日期和装运数量的承诺。实际上，为行业提供产品的大公司有多个系统可以使他们它允许知道客户的需求和库存。

技术方面并不是公司在实施电子采购工具之前必须评估的唯一因素。人为因素是实施成功的一部分，因此负责此应用程序的人员必须具有知识和技能，可以根据两家公司共享的信息来制定决策。此外，根据克劳奇（Crouch，2003）的观点，实施策略必须建立协作和协调流程，以通过电子采购技术实现两家公司的整合。

积分

集成是供应商与客户之间良好沟通的结果。供应商必须了解每个客户的需求，并在组织内部进行必要的调整以满足他们的期望，这一点很重要。客户必须向供应商显示的一些重要变量是：

预测每个零件编号的未来需求，每种产品的实际和更新的库存，为开票流程提供便利的物料数量，确定工厂中原材料的最小和最大数量（实际库存水平和存储容量）考虑用于订单生成的物料的运输时间；物料管理员的个人信息以核实紧急信息并促进人类沟通过程；在生产中使用物料时自动进行信息处理。

反过来，买方要求供应商报告：

物料运输数量物料运输日期选择运输方式（陆运，海运或空运）与物流部门一起跟踪物料的指南未来装运的数量和日期方面的承诺提前供应缺陷材料的警报（数量和指南）。

电子采购是一种技术，可通过快速可靠地传达预期问题所需的信息，建立纠正措施和替代措施以使两个组织都能正常运行来促进集成。集成需要交换信息和相互支持才能实现共同的目标。

买方评估供应商的表现，以决定是否继续业务关系。良好的集成可以建立持久的业务关系，从而可以制定计划策略和产品开发。

用于衡量电子采购工具性能的变量	使用电子采购减少百分比
库存。	60％
原料飞行。	70％
行政费用。	80％
超时。	80％

图2电子采购应用程序的结果（2）

结论

电子采购应用程序允许公司与其供应商进行整合，促进对供应链重要部分的管理，并通过以下方式在物料采购流程以及内部和外部信息交换流程的自动化方面进行协作信息技术的使用。实施后不久便产生了经济利益，以适应及时生产的文化以及将空间用于生产目的而不是存储目的。

在新的成功的电子商务环境中，电子采购可以完美地适应市场趋势和Internet上开发的技术基础架构，以实现企业对企业之间的通信（B2B ）。它的另一个特点是，它符合信息安全要求，并便于相关各方进行访问，而无需实施昂贵或专用的技术设备。仅需要Internet访问，这在实施和运营成本方面也是该技术的优势。

虚拟组织是一种配置行业的新方法，因为全球趋势是专注于您的产品或服务，并利用其他公司投入时间，技术，研究，经验和知识来分配资源的优势致力于创新产品的开发，以实现绝对的客户满意度。电子采购工具适用于这种类型的虚拟组织。

公司的整合也是该行业新趋势的一部分，也是信息技术成功的关键，因为它们促进了这一目标并使之更加敏捷。电子采购是促进公司与其供应商进行整合和协作的绝佳选择。

参考书目

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