公司内部信息的增加是指数级的，有效地将信息有效地传递给合适的人是一项艰巨的任务，因此，使用信息和通信系统有助于将信息作为原材料进行管理。为了在决策过程和战略计划中使用它，但要获得对组织有利的结果，必须对信息和通信系统进行审核，以确保它们与组织目标保持一致。
关键词：审计，沟通，发行人，信息，接收人。
介绍
人员的能力有限，仅使一部分信息成为知识，因此，获取信息的需求主要体现在管理层在管理任务上的表现，例如制定，与每个成员沟通顺序执行的任务，组织策略的控制和评估，因此信息管理是至关重要的资源，它具有决定组织方向，限制数量的能力信息代表节省时间和成本。
综上所述，信息是组织内部非常重要的资源，因为它是决策过程，计划，策略和活动控制的原材料，它源自一组数据为了传达有用的信息，以帮助减少未来的不确定性，以前对它们赋予了意义。通过阅读，观察，计算，测量等特定事实来不断收集数据。
经理负责处理组织内的情况，但是这项工作是基于可用和可访问的信息完成的，因此，他们必须能够定义他们需要获取的信息类型，因为所有组织中的决策是基于某种类型的信息做出的，但是却没有绝对的知识，因为这意味着获取信息的成本很高，或者由于决策时的可用性，但是，在组织内部使用的信息决策过程尽管不是绝对的，但仍足以实现目标。
由于信息是经过大量转换的数据的产物，因此其价值取决于接收者，因为接收到的消息与接收者的解释有关，因此，信息将被视为重要信息。当它在决策过程中用作原材料时。
信息传输的消息只有在接收方理解其含义的情况下才有意义，为此有必要遵守某些使用，培训，在组织中的位置和语言的要求，以这种方式，所需信息的类型取决于各种组织因素，例如接收者的等级，完成的工作，机密性，紧迫性等总而言之，信息的传输取决于请求信息的人的组织级别，因为对于一个级别而言非常有用的数据，对于另一个级别而言则毫无用处。通过这些信息，可以生成接收者对数据的知识和理解，以便减少有关事实的不确定性，并将其用作组织方向确定性过程中的资源，因此，如果没有有效的信息，就不会有公司。可行的。
作为过程的产物，信息代表公司的成本，可以根据以下条件进行估算：
- 所需信息的内容，所需信息的速度，所需信息量，信息的可访问性。
为了确定信息的价值，必须在获取信息的成本与可以使用的信息，使用的数量和预期获得的收益之间进行比较，从而避免了集中精力和精心设计的信息由于不确定性引起问题。
在公司内部，要使信息具有价值，必须具有以下素质：
- 相关性：必须显着增加知识并减少所陈述事实的不确定性，这是决定性的质量，因为它是收集相关数据的产物。准确性：所提供的数据必须符合所寻求的内容及其重要性，因此，准确性的水平与要做出的决定的重要性以及提出请求的人的等级水平成正比。完成：要报告的消息必须告知正在研究的问题的关键点。信任来源：获取信息的来源的信誉必须很高，这样才能加以考虑，同样，使用各种来源也可以增强对信息的信心。与合适的人沟通：负责供应的人必须知道信息需求，以便有效地将信息传递到需要的地方。守时：好的信息就是在使用时所传达的信息。详细信息：信息必须具有最小的详细信息量，这样信息才可以有效地使用，此级别受请求信息的组织级别的影响。压缩：接收者必须理解它，以便在使用过程中增加价值，因此，必须通过用户偏好，先验知识，环境因素和语言等因素来操纵它，以便有效地传递消息给您的接收者。
所有这些特征的集合使一个人接收到的信息有用且具有很高的价值，从而使其成为一种必不可少的战略资源，可以从多种来源（内部和外部）获得信息。
信息系统捕获的许多数据包括组织的运作，有助于内部信息的生成，但是另一方面，也收集与组织的环境有关的信息，因为公司只有在具备以下能力的情况下才能成功适应外部环境的需求，具体取决于获取信息的组，它可能来自：
- 客户分销商竞争对手供应商工会行动主义者金融机构政府合作者
由于所产生的信息通过同一组织从一个组织转移到另一个组织，因此必须不断向公司通报这些组中的每个组。
信息系统
众所周知，公司表现为一个系统，因此可以将其分为子系统。信息系统是与组成组织的所有其他组织相关的系统，其目标是捕获同一组织所需的信息，并同时为需要该信息的成员提供必要的转换，从而增加价值因此，对于正在执行的流程，经理的绩效取决于他探索信息系统的能力以获得满意结果的能力。
正式而言，信息系统“是根据公司需求构建的一组正式数据处理流程，收集，准备和分发该公司的运营和活动所需的信息。方向和相应的控制，至少部分地由按照公司战略执行公司业务职能所必需的决策过程来支持（Andreu，Ricart和Valor，1991年，引自公司信息系统，2011年）。尽管此定义仅识别形式信息，但是信息系统能够将非正式信息的局限性视为机会信息的提供者。信息系统必须以公司的业务重点为服务，因为这只是设计和用于实现组织目标的一个要素，因此与之协调至关重要。
为了弄清信息系统代表什么，必须与计算机系统区别开来，因为这两者之间通常会产生混淆；一方面，计算机系统仅由硬件和软件组件的互连组成，因此，通过具有给定输入的算法总是获得相同的输出，相反，信息系统是社会系统，其行为受个人和组织以及使用的目标，价值，信念等影响。技术。
如果不使用信息技术构建信息系统，就无法有效地运营公司，因为它们会促进公司的管理并寻求竞争优势，因为信息在整个组织中流通出于正式和非正式的原因，将对液体进行水平和垂直处理。信息系统是组织结构的一部分，该组织以最大的效率和效率来管理信息流，以根据公司的战略执行公司的职能。信息系统的重要性在于，通过这种方式，有可能在正确的时间和适当的条约下向需要该信息的公司成员提供必要的信息，相反，信息系统中出现的大多数问题是由于组织，社会或人为因素引起的。
总体而言，信息系统在其结构中包含各种组件，例如：
- 计算机设备，数据库，电信，人力资源，程序
这些组件共同帮助公司执行任务，因此，信息系统执行的一系列功能可以分为数据收集和收集，存储，信息处理和处理功能。在整个组织中分布信息。
信息系统的目标是管理整个公司的信息流，它在价值链模型中的作用很重要，因为它允许从公司的所有活动中收集数据，以提供信息。产品或服务，以这种方式，信息系统是基础架构的一部分，因为它与公司的所有基本或支持活动相互作用。
无论价值链中的活动类型如何，他们都需要并生成信息，信息系统会收集这些信息并将其重新分配给其他活动以实现其他活动，从而实现供应链中所有活动之间的协调。价值，同样，通过信息系统，价值链的活动可以得到改善，甚至可以探索到价值链本身的重新配置，因此信息系统可以作为分销渠道以及信息反馈，这些信息可以为流程增加价值。
这是一个视频课程，旨在学习什么是信息系统，其主要特征是什么以及存在的类型
组织沟通
组织沟通是一个非常重要的元素，其功能包括将信息（消息）从发送方传输到接收方，通常，公司内部沟通的基本目的是使信息用于不同的领域。为了有利于利益的过程，在管理职能内，首先必须：
- 建立和传播组织目标；制定实现目标的计划；有效，有效地组织人力资源和其他资源；选择，发展和评估组织的员工；领导，指导，激励和营造氛围。人们的贡献。控制绩效。
此外，沟通允许组织通过交换客户信息，供应商的可用性，股东的权利，政府法规，与管理者的社区关注点来与其外部环境建立联系。
图1：通讯功能
通信过程由以下几部分组成：
- 发射器：是生成要发送的消息的源，该源经过编码，以便发送者和接收者都能理解它。传输通道：信息通过称为传输通道的特定方式传输，其目的是将发送方与接收方链接以传递消息。传输通道取决于消息的类型，但可以通过口头，书面或某些信息技术来实现。使用一种类型的通道并不限制使用另一种类型的通道，因此有时会使用两个或更多通道，但是正确选择这些通道对于有效通信至关重要。接收者：它是必须传递消息的目的地，必须有接收消息的意愿才能对消息进行解码并被理解，因此，只有在发送方和接收方为消息分配相同或相似的值时，才能进行准确的通信因此，必须为接收方专门对消息进行编码，即，如果消息使用技术语言，则它将要求接收方理解该语言。噪声：这是对通信的任何要素产生负面影响的因素，从而降低了传递消息的效率。反馈：为了验证沟通的有效性，必须提供反馈，因为这是确认消息的方法，并且可以通过该方法指示某些个人或组织的更改。
图2：沟通过程
各种情境因素和组织，例如教育，社会学，政治法律，经济，地理距离，时间等，都会影响交流过程，在理解信息时产生问题，因此减少这种噪音是预防组织内部困难的关键任务。
Como se ha visto, la comunicación es un elemento muy importante para las empresas, pero hoy en día se busca que la información fluya más rápido, por lo que la necesidad de los gerentes por adquirir la información debe ser satisfecha por un sistema de comunicación adaptado a las necesidades de la organización. Dentro de una organización eficiente, su flujo de información corre en varias direcciones a través de los niveles jerárquicos, de modo que la comunicación se puede dar de las siguientes maneras:
- Descendente: La comunicación fluye desde lo más alto de los niveles hacia los inferiores en la estructura organizacional. Algunos medios utilizados para transferir la información de esta manera se dan a través de instrucciones, discursos, reuniones, teléfono, altavoces incluso por medio de la comunicación informal. El flujo de información descendente por los diferentes niveles de la organización requiere tiempo y en ocasiones el mensaje generado en la alta gerencia no es comprendido por aquellos que lo reciben por causa del mismo canal de transmisión.Ascendente: El flujo de información ascendente se da en sentido contrario que descendente, porque su origen está en los subordinados y va escalando hasta los altos niveles de la organización. La cadena de comunicación en este sentido puede generar circunstancias desfavorables para transmitir el mensaje hacia los gerentes al presentar la posibilidad de no poder ser entregados correctamente o presentar los detalles adecuados. Algunos medios tipos que se dan en esta clase de comunicación son a través de solicitudes, disputas, quejas, sesiones de asesoría, reuniones de grupo, etc.Cruzada: es la convergencia de los flujos horizontales y diagonales de información a través de los niveles, resulta ser más rápida que los demás flujos al permitir que el mensaje sea entregado directamente a la persona indicada al poder viajar en todas direcciones. Este tipo de comunicación es usualmente utilizada para acelerar el flujo de información, mejorar la compresión y coordinación para el cumplimiento de la meta organizacional.
Interrumpir el flujo de información es un problema crítico para las empresas ya que puede ocasionar que la planeación y sus objetivos no se cumplan o en caso particular como en el área de producción reproducción representa un gran costo al no tomar acción rápida sobre una situación, estas barreas problemáticas pueden surgir en el emisor, el canal de transmisión del mensaje, el receptor o la retroalimentación. Algunas de barreras que se pueden dar en el proceso de comunicación interrumpiendo el flujo de información son:
- Falta de planeación: antes de enviar un mensaje no establecer el propósito, expresar los motivos o seleccionar un canal apropiado puede causar que el receptor no tenga una compresión correcta de la informaciónSupuestos no aclarados: supuestos no comunicados que subyacen a los mensajes que causan confusión al receptor.Distorsión semántica: las palabras con las que se transmite el mensaje pueden significar cosas diferentes para el receptor, por lo que escoger bien estas al momento de enviar la información es fundamental para su compresión.Mensajes mal expresados: si el mensaje está conformado por palabras mal elegidas, omisiones relevantes, falta de coherencia, mala organización, rara estructuración, etc., resulta casi imposible la compresión por parte del receptor.Barreras internacionales: cuestiones como diferentes culturas, normas éticas o lenguajes entre el emisor y receptor causa que el mensaje a transmitir no pueda ser recibido adecuadamentePérdida de la transmisión: el flujo de información al viajar a través de una serie de transmisores hace que el mensaje se vuelva menos preciso por las pérdidas.Mala retención: no retener la información del mensaje transmitido provoca que esta se olvide, por lo que el uso de diferentes canales para dar a conocer el mensaje es una estrategia efectiva.Desconfianza, amenaza y temor: la presencia de alguno de estos sentimientos genera incertidumbre por parte del receptor.Sobrecargo de información: un flujo excesivo de información puede ocasionar diversos problemas ya que las personas pueden responder de varias maneras como ignorar cierta información, cometer errores al procesarla, demorar el procesamiento de la información, puede llegar a filtrarse algunos datos o simplemente la persona tiende a escapar de la responsabilidad de comunicación.Status y poder: el nivel jerárquico entre el emisor y receptor representa una dificultad al presentar distorsión de la información al tener que pasar por varios niveles organizacionales.
Como manera de contrarrestar estas barreras y generar una comunicación efectiva dentro de las organizaciones que permita trabajar hacia una meta en común, las siguientes sugerencias ayudan a superar las barreras de la comunicación y colocan el camino para mejorar los sistemas de información.
- Aclarar el propósito del mensaje: El emisor del mensaje debe tener bien en claro que es lo que quiere comunicar al receptor, por lo que aclarar el propósito del mensaje y hacer un plan para lograr este fin ayuda a la mejor compresión de quien recibe la información.Utilizar una codificación compresible: la información transmitida debe ser codificada y descodificada de acuerdo al nivel de conocimiento del receptor para que esta pueda ser comprendida fácilmente.Consultar los puntos de vista de los demás: recabar las opiniones de los demás antes de transmitir un mensaje ayuda que los datos se enriquezcan, el análisis del mensaje sea más eficiente y el canal seleccionado sea el adecuado para su compresión.Considerar las necesidades de los receptores: comunicar algo valioso para el receptor puede representar que la información fluya con más rapidez.Utilizar el tono y lenguaje apropiado: a fin de asegurar la credibilidad de la información que se está transmitiendo, el emisor debe controlar su tono de voz y escoger el vocabulario adecuado para lograr que exista interés en la información y facilitar su compresión.Obtener realimentación: para finalizar el proceso de comunicación el emisor debe asegurarse que su mensaje haya sido entregado adecuadamente, por lo que tener una vía de realimentación por parte del receptor permite asegurar la precisión de la información.Escuchar: para recibir y comprender eficientemente el mensaje enviado es indispensable aprender a escuchar, por lo que eliminar distracciones, y concentrarse en el emisor permite que el mensaje sea comprendido, también el hacer preguntar ayuda a enriquecer la información dejando más en claro el mensaje.
Auditoría
Una auditoria se puede considerar como un tipo de examen que se aplica a algún proceso, mecanismo, área para ver su nivel de rendimiento, por lo que, a su vez también considerada como un medio de control de la situación del sistema auditado, en consecuencia, la auditoria es el proceso de inspección o control de cualquier punto clave de la empresa para verificar su correcto funcionamiento. Las auditorias dentro de una empresa se pueden dar de solo dos maneras, internas o externas, la primera es realizada por un auditor perteneciente a la misma empresa y la segunda a diferencia es realizada por un auditor independiente.
El objetivo de una auditoria depende de su tipo y la razón por la que se esté ejecutando, pero sin importar sus características los objetivos comunes que persiguen son:
- Conocer la situación actual de manera exacta de la empresa, un proceso, sistema o área específica.Proveer de credibilidad y confianza a posibles inversores o entidades sobre la empresa.Detectar las debilidades de la empresa, sistemas, área, etc.Comprobar la legalidad de los productos y servicios.Detectar errores en la ejecución de las actividades.Identificar si el sistema empleado es eficaz y eficiente para el objetivo de la empresa.Recabar la máxima cantidad de información posible para tomar decisiones que mejoren el rendimiento.
La importancia de realizar auditorías dentro de las empresas recae en los mismos objetivos con los que persiguen, pero de forma adicional, auditar permite estudiar lo que realmente se está haciendo, para determinar si las cosas se hacen bien, también permiten medir el cumplimiento de normativos, ver tu nivel de actualización y uso de tecnologías, todos estos factores permiten dirigir y tomar decisiones de acciones que permitan obtener un mayor éxito.
En este sentido, la auditoria de los sistemas de información y comunicación son una especialización en el campo de acción para las funciones propias de la auditoría interna, su objetivo es detectar los problemas existentes del tratado de la información y la comunicación a través de toda la organización, con el fin de plantear recomendaciones que permitan la elaboración de un plan de mejora de los sistemas de acuerdo a la estrategia de la organización, en concreto se trata de diseñar un plan de comunicación especifico y eficaz al medir la efectividad de la comunicación, así como de sus canales y medios para alcanzar los objetivos.
Las auditorias de los sistemas de información y comunicación deben mantener imparcialidad, concentrarse en tener un buen juicio y disponer de libertad de criterio para expresar un resultado dentro del contexto de los objetivos de la auditoria. Durante la ejecución de la auditoria se deben cubrir cuatro elementos:
- Los procedimientos. Esta actividad implicada conocer el flujo de la información desde que se genera un dato hasta que es utilizado, a través de cada uno de los puestos de la empresa. Por medio del conocimiento de todos los procedimientos se realiza un análisis crítico para determinar la conveniencia de incluir controles en ciertos puntos del flujo, modificar algunos de los existentes, suprimir otros que entorpecen el flujo con el fin de mejorar el sistema.Los activos físicos de sistemas. En esta área se centra en la integridad de la información frente a posibles fallas o acciones mal intencionadas y de la protección de todos los activos del sistema, para lo cual se debe realizar una evaluación de riesgos y contemplar medidas de contingencia.Los programas. Constituye el análisis de los programas utilizados para el tratado de la información ya sea a través de algún software o programa propio que verifique la integridad de los datos y los procedimientos internos sobre el manejo de la informaciónLa administración de la propia auditoria. Implica conocer las metodologías específicas de técnicas para la preparación y presentación de informes, solución de conflictos, planificación de estrategias y de técnicas específicas.
Con esto, la auditoria de sistemas de comunicación es el punto de partida y la base de cualquier planteamiento efectivo de comunicación, ya que facilita el trabajo de comunicación de una organización al revisar la eficacia de los canales y medios que se utilizan para transmitir la información.
¿Cómo realizar una auditoria?
- Fijar los objetivos de la auditoria: en este paso se plante los beneficios que se quieren obtener a través de ejecutar este análisis profundo sobre el sistema de comunicación de la empresa.Estudiar el entorno: se debe de analizar todos los factores que rodean al sistema y que han podido afectarlo de una u otra manera, factores sociales, económicos, organizacionales son algunos de los que intervienen.Analizar el público: a fin de identificar los clientes del proceso se realiza un listado y analizan las características de cada uno de ellos, para posteriormente efectuar un análisis sobre las acciones de comunicación que han llevado de manera concreta cada uno.Describir todas las campañas y mensajes utilizados: se trata de identificar el medio y la razón por la cual los mensajes son transferidos de un lugar a otro dentro de la empresa para identificar los materiales, pasos utilizados y resultados.Inventario de las herramientas de comunicación: identificar todas las herramientas que intervienen en la comunicación para analizar el uso que se les da en la transmisión de la información.Conocer la opinión de los demás: saber la opinión de los integrantes sobre la comunicación de la información, permite abrir un panorama sobre el flujo que se tiene en la empresa.Extraer conclusiones y recomendaciones: se debe realizar una comparación con los objetivos de la organización, se sintetizar toda la información obtenida de la auditoria para generar una conclusión final donde se incluyan las recomendaciones y observaciones encontradas del sistema de información.Planear la nueva estrategia: mediante las conclusiones obtenidas de la auditoria se toman las decisiones necesarias para definir la nueva estrategia de comunicación que permita obtener los objetivos de la organización.
La auditoría de los sistemas de comunicación es un proceso imprescindible para lograr poner en marcha cualquier estrategia de manera eficaz, pues la información es un recurso vital para las organizaciones.
En el siguiente par de videos el Doctor Ignacio Gil Pechuán, catedrático de la Universidad Politécnica de Valencia, explica el concepto de la auditoría de sistemas de información y cuáles son sus fases de desarrollo.
Conclusión
Los sistemas de información y comunicación son un elemento fundamental en el desarrollo de las empresas ya que el flujo de información que pasa a través de ellos y es entregado a las personas de todos los niveles permite definir el rumbo de la misma organización, tomar acciones cuando se presenten problemas, definir las estrategias de cada departamento y de la organización, adicionalmente estas actividades, permiten conocer a la organización de manera interna y la abren a su entorno, por lo que gracias a estos sistemas las empresas son consideradas como sistemas abiertos, pues a través de estos, se logra obtener toda clase de datos del entorno que ayudan a aumentar la competitividad y asegurar el posicionamiento de la organización.
Ya que los sistemas de información y comunicación son tan importantes para las empresas, se debe asegurar que estos funcionen correctamente y se encuentren en sintonía con los objetivos y estrategia organizacional, de modo que realizar una auditoria permite detectar las fortalezas y debilidades con la finalidad de desarrollar un plan de acción que permita corregir y mejorar el flujo de información dentro de los sistemas, de modo que los resultados obtenidos por la toma de decisiones sea eficaz al utilizar información certera.
Cabe resaltar que las organizaciones no cuenten con información eficaz solo tenderán al fracaso pues sus planes de acción contaran con un alto nivel de incertidumbre, por esta razón, la información es el recurso más valioso que puede obtener las empresas ya que les permite desarrollarse eficientemente.
Abstract
The increase in information within companies is exponential and getting it to the right person effectively and efficiently represents a rigorous task, so the use of information and communication systems help to manage information in the raw material way. To use it in decision-making processes and strategy planning, but to obtain results that benefit the organization, the information and communication systems must be audited to ensure their harmony with the organizational objectives.
Keywords: Audit, communication, information, receiver, transmitter.
Referencias
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