组织中人员的离开和进入通常与组织中的混乱和问题同义，特别是对于直接管理人员而言。为了最好地应对这些过程，关键是要掌握与职位相关的角色的操作指南，在该职位中，将执行的不同功能详细分组为功能块。发生更改时，将根据职位管理角色。这种方法与人力资源方法完全不同，而是源于组织过程。简单但功能强大。
“它变了，一切都变了……”富有诗意但又有问题：这些词几乎总是与组织中的困难同义。这种（显然是不可避免的）相关性的一个特殊情况是与人员相关的变化。员工人数或职位结构（组织结构图）和工作分配的变化似乎必然意味着混乱，空缺，尤其是责任的混淆。
现在，董事，项目经理和/或执行人员不必处理工作活动，每次员工离职或进入公司时，或组织结构发生变化时，便将工作分配给下属“点空白”。应对这种类型的组织变更还有另一种方法。让我们看看下一步。
“现在我该怎么办？”
首先，让我们举例说明这些更改。让我们假设给定组织的部门中有一个或两个关键业务人物出乎意料地离开了（我们不谈论管理/行政职位）。
对于部门负责人或主任而言，这相当于一场地震。突然，您所在区域的“核心”流程崩溃了-让我们了解到，这些类型的更改不仅仅是瓶颈，如果不采取任何措施，一切都会停止。而且您将采取必要的措施，对此毫无疑问。
但是如何分配待处理任务？在最好的情况下-在许多情况下没有任何文献记录-现有的是采用HR方法的工作手册，但是，这种类型的文档正是针对您所在的领域。文件不会告诉你太多。不要误会我的意思：《工作手册》和类似文档并不是天生就错误的，但是它们并不是从运营角度出发而开发的，它们符合组织其他领域的利益。但是您需要根据自己的判断，经验和对您所在地区的了解采取行动，然后再采取行动。
在80％的情况下，危机得到了“挽救”，但对您，该地区的人员来说，却是巨大的磨损，更糟的是，影响了运营的效率和效力：有很多方面停下来做的事情，有的是因为没人在场，有的是由于缺乏资源，有的是由于组织混乱。是的：节省了一天，但付出了高昂的代价，这反映在工作人员的“现在轮到我了”这样的评论综合症中。
火灾保险
我们在上一节中说过，在没有文档，指南或任何参考资料来处理这种情况时，决策者会根据其标准做出决策。虽然这是完全有效的，但它不应该是唯一要考虑的参数。应该有一些其他输入有助于做出更精确的决策。此输入称为“操作角色和功能手册”。标题可能与前面提到的人力资源部门的文档混淆，但实际上它们是完全不同的。让我们看一些功能：
- 《运营角色和职能手册》围绕运营角色合并了与功能流程相关联的运营任务-日常活动-但这种合并是基于公司的职能流程进行的，然后将运营角色调整为流程，根据组织的业务流程构成“逻辑”包，这些角色又与特定的工作相关联，现在让我们以前面的示例来说明这种做法的有用性。我们部门的主要人员突然离职。
使用上述手册，区域负责人可以在完全不同的基础上解决问题。提到的两名雇员的离职不仅转化为职位，而且还转化为在特定活动中依次体现的一系列角色。
从这些信息开始，并将其与流程手册及其经验相关联，可以分配必要的角色，以有序和实用的方式维持核心流程。正如读者已经猜到的那样，此方法的优点在于，以系统的方式，它可以基于支持操作的流程的执行视图来分配活动的功能块。
有了这种愿景，就可以快速，可靠地制定行政决策：您将知道哪些职位最重要，哪些职位可以保留，甚至哪些职位可以取消。当然，这种方法不仅适用于人员流失的情况：它是快速建模流程，组织结构以及最终整个组织的指南，为您提供了灵活的方法来预测甚至预测组织的变化。环境。
结论
《角色和职能手册》是组织执行管理的基本工具。它的实用性在于它基于公司的职能流程，而不是基于人力资源类型的方法（职位，能力，职能或其他），后者在决策时不会提供信息，或更糟糕的是，在一两个“必不可少”的人的“专有”知识中。将此工具添加到组织领导者的知识和经验中，就可以使用强大的杠杆来为更好的公司建模。
