在稀缺资源和多种需求的世界中，对它们的最佳利用势在必行。由于经济学的定义很明确，因为管理稀缺资源以满足无限数量的需求，所以有必要在此框架内充分利用这些有限资源中的每一个。
在经济活动的复杂发展中，不仅发展了生产系统，无论是商品还是服务，而且行政官僚活动也在扩大，以作为支持的基础。在很大程度上，这些是银行，保险，房地产，咨询和咨询等第三产业活动增长的产物，以及制造公司在其行政部门或生产区域内的所有办公活动。附加值。
公司需要更多的信息来进行决策，国家对统计信息，程序和税收的压力增加以及国家机构的发展，导致行政任务的增加和不平衡的增加官僚主义，结果造成大量浪费和资源浪费，其中资源时间突出。
出于这个原因，必须建立一个持续改进的系统，该系统应允许包括每个人（经理和工人）在内的纪律严明的方法，并通过使用时间和任务分析，计划，计算机资源的使用，诊断系统，重组组织，团队合作，运营研究和质量体系等，以提高质量，生产率和响应速度，从而逐步和系统地减少行政任务产生的浪费它们包括在没有增值的支持活动和没有产生任何增值的支持活动之间。支持者应减少，其他应取消。
让我们考虑一下，卫生和教育机构的预算中的很大一部分消失在诸如办公室工作之类的非生产性活动中，而在私人公司中，行政活动的增长和/或发展消耗了大量资源，而至少没有产生收入与该支出水平成比例。
行政费用很高；它们最多可以代表公司总成本的30％，有时甚至更多。在1979年Booz，Allen&Hamilton的一项经典研究中，发现美国公司在行政职能上的支出约为8000亿美元。那是在1979年，到1982年，估计价值上升到1万亿美元，约占美国国民生产总值（GNP）的三分之一。
忙于办公任务的人数正在不断增加。在美国，从1950年到1960年，办公室工作人员的人数增加了28％，而蓝领工作人员的人数仅增加了6％。另一方面，美国办事处的费用从总费用的20-30％增加到40-50％。
您可能认为公司对这种巨大的成本来源过于关注。但是，这种观点是不正确的。在1960年代的数据处理系统和1970年代的文字处理系统问世之前，几乎没有做过任何事情来改变公司的管理任务并提高其效率。
没有办公室的功能，企业就无法运转。所有计划和控制任务都在其中执行。这些是记录和处理销售，要求原材料，雇用，培训，晋升和纪律处分人员并满足其需求的地方。在那里进行研究，准备分析和统计数据，审查法律和法规问题，并将其转变为业务政策和程序。其中，获取资金以资助活动，保留会计，向员工和供应商付款，为客户开具发票，注册已发行的支票并存入已收到的支票，计量现金流量，确定利润，索赔处理。其中有许多在办公室执行的某些功能。
办公室负责所有行政工作。产生，复制，分发，分析，注释和记录文档，文档中出现的数字和文字使管理人员可以做出决定。准确地说，行政工作的目的是决策，以及记录和控制每个人代表什么以及如何将其付诸实践。
办公室成为公司的大脑。大多数（如果不是全部）经理和专业人员可以控制和影响办公室的运作方式，或受其影响。那办公室是什么？它是与业务活动相关的交易发生的任何部门。在办公室做出决定，并在办公室获取信息，随后对其进行分析，交流，记录，存储和检索。公司的所有管理支持功能都在办公室执行。它们包括人员，采购，财务，工程，设施，法律事务和执行职能部门的活动。它们还包括秘书处的功能，邮件，复印，文本处理，记录和通讯管理。什么不属于办公室？它不包括公司或服务机构中的生产设施，仓库，调度和接收设施或销售设施。这是生产，存储和运输公司主要产品和服务的领域。这为我们提供了定义的关键。与负责公司商品和服务生产的部门不同，办公室负责公司的行政管理工作。这是生产，存储和运输公司主要产品和服务的领域。这为我们提供了定义的关键。与负责公司商品和服务生产的部门不同，办公室负责公司的行政管理工作。这是生产，存储和运输公司主要产品和服务的领域。这为我们提供了定义的关键。与负责公司商品和服务生产的部门不同，办公室负责公司的行政管理工作。
该办公室不是一个部门或一系列部门。而是一种活动。它是公司行政或办公室工作的任何部分。此类工作可以在具有四堵墙的房间中进行，但是也可以在共享空间，“营房”中甚至在仓库内或生产车间旁的一个小角落中进行。
很少有公司这样计算其办公成本。生产控制成本目前从制造费用中扣除。销售人员和技术人员可能将25％的时间花在报告上，但是这些成本在销售成本中消失了。公关，市场分析和其他涉及许多行政成本的管理职能的成本本身就没有考虑在内。随着管理层渴望越来越多的数据以及官僚职位的不断增加，对于组织而言，弄清办公室工作涉及的内容以及这项工作是否对整体生产力至关重要至关重要。有必要分析信息处理系统，方法，它的成本和有效性，从而可以确定其与公司总运营的关系。一旦知道了这些事情，办公室的生产力就会提高。
2.改善和行政活动或程序
首先，我们必须定义Kaizen是什么。Kaizen是一种日语系统，通过其应用程序，可以通过改善质量，成本和交货时间（QCD）来逐步改进流程。它的理念强调需要进行持续改进，以提高客户或用户的满意度，并提高利润率。
2.1。标准化
为了执行QCD，公司必须每天适当地管理各种资源。这些资源包括劳动力，信息，设备和材料。高效的日常资源管理需要标准。每当出现问题或异常时，经理或高级官员必须进行调查，找出根本原因，并重新考虑现有标准或实施新标准以防止其再次发生。
定义标准是完成工作的最佳方法。如果标准意味着最好的方法，则意味着员工必须始终以相同的方式遵守相同的标准。如果员工在重复工作中不遵循标准，结果将有所不同，从而导致质量波动。管理层必须明确规定员工标准，这是确保QCD满足客户满意度的唯一方法。
生产率和质量水平的测量以及通过统计过程控制的相应图形，可以有效地监控变化，允许使用各种管理工具来首先标准化过程，以及随后对其进行改进。
2.2。5秒
5 S已成为任何公司必不可少的东西。缺少5 S表示效率低下，浪费，自律不足，士气低落或情绪低落，质量差，成本高以及无法按时完成任务。
在办公室应用5 S意味着首先将必需品与不必要品分离开来，这样可以挽救拥有它们的部门或公司另一部门的有用元素，并节省了重要的物理空间。
将每个物品放在某个位置是5 S的第二个物品，这意味着避免浪费时间寻找丢失的物品，这在文具中很常见。
第三是部门或工作区域的清洁度，这提高了员工满意度，并有助于个人与周围环境的更好协调，这在生产率和安全性方面意味着什么。
第四个要素是个人卫生以及与您所做工作相对应的要素的使用。
第五要素是前四个阶段的持续发展中的纪律。
2.3。消除蜕皮
Muda在日语中表示浪费；但是，这个词的含义包括任何不增加价值的活动。公司中有两种活动：增加价值的活动或没有增加价值的活动。客户（或贡献者）不为没有增加价值的活动付费（但不幸的是，这种情况确实发生了）。那么，为什么有这么多人参加没有增加价值的活动呢？
一位工厂经理曾经检查了一名工人在一年中在公司走了多远，发现该工人走了400公里。慢跑保持健康应该在健身房而不是在公司里进行！具有讽刺意味的是，一些工厂配备了设有步道的健身房，但与上班时间相比，工人在上班时间花更多的时间在工作场所慢跑。
在增加价值的时刻之间有太多的浪费（静音）。我们必须尝试执行一系列步骤，使我们能够专注于增加价值并消除中间时间的每个过程。
在蜕皮（废料）中，我们产生的是：
- 生产过剩库存修理/拒收有缺陷的产品移动处理等待运输
每天观察到的另一种蜕皮是时间的损失，尽管这没有包括在先前的七个类别中。时间利用效率低下会导致停滞。在生产区域中，临时移动采用库存形式。在办公室工作中，当文档或一条信息坐在桌子上或计算机内部等待决策或签名时，就会发生这种情况。停滞的地方都会发生蜕皮。同样，脱落的七个类别总是导致浪费时间。在服务行业中，这种浪费更为频繁。通过消除上述不会增加价值的时间瓶颈，服务部门必须具有实现大幅增长的能力，在效率和客户满意度方面。所有需要做的就是去工作场所，观察那里发生的事情，确认变化（浪费/浪费），并采取必要的措施消除它。
现在，这七种经典的变化，尽管它们适用于行政官僚活动和/或过程，但更适用于制造过程，能够在行政官僚过程中观察到其他大量的自然浪费，表征。
因此，我们可以提及以下类型的管理更改：
- 任务重复，部分是由于缺乏共享信息，移动和转移过多，部分是由于身体安排不佳造成的过度细分流程和/或活动。团队或工作团队缺乏工作内部控制效率低下，这会导致4种类型的问题：
- 可能针对公司的外部欺诈行为，可能的内部欺诈行为，用于决策目的的信息不可靠或不正确以及不遵守官方机构的法规
- 表格数量过多，信息重复和/或不必要表格设计不当表格库存过多/库存过多不必要的任务，流程和/或活动复杂的活动或流程信息匮乏和异常管理计数清单：不必要和/或设计不良信息不合时宜/或不正确的过度组织结构。这可能是由于过多的体力劳动，太短的控制周期，缺乏授权，缺乏明确定义的组织目标或过度用工政策的结果。公司或企业的瓶颈源于：集中或集中决策和/或授权，授权签名数量过多，根据需要稀少的关键要素数量-相互呼叫：计算机，打印机，复印机和计算过程计算机，打印机，照明系统，电话的故障和缺乏维护缺乏对计算机数据的保护监督不力，缺乏领导力和动力不足员工培训不足标准化或内部法规水平过高内部报告过多内部会议过多和/或外部中断过度专业化或分工导致的生产活动打印机，复印机或计算机处理过程缓慢过多或默认的工作工具文献文件中缺乏系统性，以及查找文档所需的时间
印刷品，工作设备，程序，记录，计算和通信构成了各种寄生虫的专栏；不必要的副本，无用的移动，存储，长度过长，复杂的例程。系统分析消除了大多数这些不必要的活动，但是不懈地进行单独的工作简化可以导致无数流程和表格的智能排序。
在活动和行政流程中使用“及时”意味着消除更改或浪费，减少等待时间，消除表格的存量并提高已发行文档和所提供信息的质量。
由于Kaizen是一种低成本的持续改进方法，因此倾向于使用低成本的仪器，工具和装置来提高质量，提高生产率，降低成本并减少等待时间，这与办公自动化，即完全完成任务的自动化版本，它构成了一种创新的解决方案，可以带来质的飞跃，但成本很高。这并不意味着要与更先进的办公室自动化流程相抵触，就像机器人技术一样，这种情况也可以称为“改善”伞，它的意义在于将这些技术应用到根据投资的不同，这是必要且有利可图的。
2.4。Poka Yoke
在制造和服务活动或过程中，这种非常有用的工作方法在与行政或办公室活动和过程相对应的方法中也非常有用。
Poka-yoke系统和设备执行的功能是：
- 避免遗忘和人为错误，并避免造成缺陷的原因。检测缺陷（当用于此目标时）保证100％的质量水平报告疏忽，错误以及缺陷时的存在目的是有益的。
适用于办公室任务的poka-yoke例子有：
- 确定颜色的全部或部分表格，便于识别和归档，避免在错误的位置归档，并能快速识别错误。自动计算机计算，避免了人工计算错误，以及使用条形码读取器可避免数据装载错误，无论是这些数量还是代码，按主题分类的桌面托盘，这意味着在读取和归档方面的优先顺序。
- 好的管理系统的属性
一个好的管理系统可以处理满足以下条件的公司运营：
- 它们在需要时执行。使用最少的资源。它们在高度安全的情况下进行开发。它们会生成必要的信息，以便组织的各个级别可以针对经济事件采取的措施采取行动。
理想的行政系统是允许有组织的运作而无需天职人员进行壮观而零星的干预的系统。
4.行政工作质量
三个相互关联的因素决定了行政工作的质量：
- 培训动机指导
训练。没有经过适当培训的员工是最容易犯错误的员工，这似乎是理所当然的。但是，由于经常缺少最新的程序以及培训行政人员所使用的方法不足（例如，员工经常教同事做什么），后者构成了一个严重的问题，导致造成质量缺陷。从质量和生产的角度来看，提供足够的培训是公司可以做出的最佳投资之一。
动机。这是一个非常广泛的主题，并且已经写了很多文章。毫无疑问，缺乏动力反映在生产力和质量上。
地址。管理是确保工人获得高质量结果的关键要素。管理层除了负责员工的培训和激励外，还制定了管理各种活动并控制后者的标准。部门主管基本上是决定其工作方式的人。如果员工知道希望自己从事高质量的工作，他们将根据此前提确定优先事项。但是，如果没有，员工就没有理由追求没有人要求的质量。应该通过示例来澄清期望，而不是仅仅通过劝告来提高质量。员工需要知道管理层的关心。
主管是与部门员工的准备和动力最直接相关的人。他是行政工作质量的关键人物。如果主管在处理工作中没有发挥积极作用，不断监控和控制操作，则员工将没有动力担心结果的质量。应该强调的是，主管的职责不是在员工之上，检查和验证员工的每个行为，而是要在授权和管理的新理念和方法论中激励，培训和指导员工参与的。
4.1。差错 原因和行动。如何对待他们。
导致错误的三个基本原因。一旦查明原因，便可以采取纠正措施。这三个原因是：
- 解释故障系统故障操作员故障
解释失败。当主管发现错误并将其报告给犯错的员工时，该员工经常问：“那不是我必须要做的吗？” 此类问题表明该员工没有被教导如何做工作或不了解该工作。因此，主管应借此机会解释执行相关任务的正确方法。这种训练非常有效。
系统错误。发现的许多错误并非归因于员工，他们缺乏对他们的控制，而是系统错误。它们经常断断续续地发生，有时看起来并不重要。它们是用于处理交易的设备，表格或程序的故障。当主管发现它们时，他们可以立即对其进行纠正，或者安排其他人对其进行纠正。
操作员故障。第三种可能性是操作员失灵，这是一个简单的错误。这种类型的错误的处理要比解释错误或系统错误产生的错误复杂得多，后者可以通过教给操作员或修改系统来立即予以纠正。要确定是否存在操作员故障，仅观察一次是不够的。观察到的故障是操作员第一次犯下的故障，或者它代表同一个人发生的第n次类似事件，这是不同的。仅应根据系统容量来判断这些故障。与其立即纠正并确保操作员培训或系统没有问题，主管应只记录该样本，以便与其他过程能力数据进行比较。
- 办公室布局
在有效的行政管理中，办公室办公室整体以及每个工人周围的环境都经过仔细规划。像好的方法一样，合适的工厂可以节省时间，精力和金钱。它直接影响办公室的效率及其管理活动。
办公室空间的布局是一个物理方面，可以帮助并损害系统的过程和文书工作程序。较差的设备会导致延迟并延缓工作。办公室布局不仅包括给定空间中的桌子和设备的功能布置，还包括私人办公室，会议室，衣橱和卫生间的准备，各部门之间的适当位置，扩展，并使用照明，供暖，色彩，通风和维护。
办公室的布局是一种动态技术，旨在优化组织工作区域的分布，并在每个办公室中最大化设备和家具的位置功能。该技术之所以具有动态特性，是由于办公家具和办公设计的建筑技术（模块化家具，开放空间等）的不断发展以及办公设备的不断出现。他们革新了他们的活动和功能。
我们同时提到目标之一是最大化功能。从功能上可以理解两个方面：
- 操作功能：包括正确布置设备和陈设，以减少行政管理时间人员功能：实现有利于工作的环境和操作条件，并在心理上创造适当的工作环境。
根据上面的定义，可以推断出该技术具有以下目的：
- 减少并简化体力劳动旅行避免过多的限制和人员交叉分配增加办公室，档案馆和仓库的可用空间优化办公室功能以实现舒适的工作环境。
即使空间不是办公室支出的最大项目，但使用不当的办公室空间的成本也可能很高。当可用空间过多时，生产线可能会变得很长，导致工作无法高效地进行。当空间非常有限时，行会变得拥挤而混乱。位置不佳会减慢工作速度，使监管复杂化，并且由于效率降低和可能增加的文书工作行程而造成的成本高昂。
以前建议每五年检查一次办公楼的布局，但是鉴于当前对现代技术，新设备的需求，对信息的越来越大的迫切需求以及变化的速度，考虑到这一点更加现实。每当公司情况发生变化时，办公室的布局也会发生变化。
在任何安装中要考虑的主要因素可以归纳为以下几节：
- 部门关系工作流程私人办公室数量隔板的使用人员空间需求现场办公室空间的使用消除意外情况灵活性和扩展性特殊房间特殊设备和机器的要求
职能工厂确定了某个部门人员的有机责任以及整个公司的部门关系。如果没有清楚地确定部门，就无法有效地建立工作课程，并且到处都会出现延迟，中断，重复和多余的文书工作。每个部门都应位于最能完成工作的地方，并且与其相关的部门最容易访问。
6.工作流程
合适的工厂提供连续不断的工作移动，类似于从原材料到最终成品的工业生产。必须协调人员和机器的工作和功能，以在不损失能量的情况下实现日常工作。工作应遵循渐进的前进方向，并以最少的移动和最少的时间在调度之间移动。可以以最少的来回开发工作流线的布局明显减少了完成任务所需的时间，并减少了纸张错放以及延迟和打断的可能性。另外，内部信使服务的数量减少，并且使用各种机械或电子手段的可能性增加。这项工作应该交给雇员，而不是雇员必须取走。文件必须靠近使用它们的员工；必须确定单位或工作场所的能力和需求，规划足够的流程以消除阻塞，中断和不必要的延迟。不必要的中断和延迟。不必要的中断和延迟。
良好的布局有利于人流和纸张的流动。不应有任何障碍物，以避免阻塞输出。
7.私人办公室
所有公司都有私人办公室，仅出于保密工作和集中注意力的目的，才建议使用它们。当前的趋势是减少私人办公室的数量。造成这种情况的原因有很多，一方面，他们每位员工所占空间比普通办公室多2至10倍。第二，它们使加热，照明和通风的成本复杂化并增加了成本。尽管现代结构方便了可能的修复和修改，但它们的灵活性较差，并且分配更改的成本更高。孤立的派遣的主要缺点是它们使监督更加困难，并且减慢了工作流程。分区的使用为隔离的办公室提供了灵活的替代方案。
8.关于舒适性和效率的考虑
显然，如果一个人小组在舒适的环境中工作，他们的表现将会更好，但是事实并非如此明显，因为在许多公司或公共组织中，人们发现工作环境缺乏功能性和舒适性。可以肯定的是，提供给员工的功能和舒适感将带来效率的回报，因为事实证明，在最佳的环境条件下，员工表现出更好的工作倾向，因此，可以获得更高的效率和对公司的认同感。
通过考虑以下方面来实现最佳环境条件：
- 照明：必须足够，即既不过度也不不足，特别是不得直接在人员看来。当前，具有可调节强度的单个灯的使用已经普及。同时，必须根据办公室的颜色对光进行渐变，因为每种颜色的反射指数都不同。颜色：使用适当的颜色不仅可以改善外观，而且可以提高办公效率，减少疲劳并提高士气。大多数人都知道颜色的一般作用，但几乎不了解颜色的心理作用。暗，灰或棕的办公室不适合；如果颜色较暗，可能会令人沮丧。反过来，色彩鲜艳的房间会极大地刺激员工。颜色对个体的影响称为颜色动态。颜色会影响情绪，压抑或刺激并促进或延迟心理活动。颜色与光有关。浅色通过反射更多的光来提高照明效率；深色通过吸收光会降低光效果。就像在工业领域中，SMED机器和工具的制备方法鲜为人知，在管理领域中，与色彩主题相关的所有事物都鲜为人知，并用于提高工作效率。温度和通风：环境温度必须保持在21º到23º的范围内。缺乏新鲜空气会使人昏昏欲睡。每个员工每小时需要约2,000立方英尺的新鲜空气。为此，必须有防止气流和噪音的气流。空气的纯度与其循环一样重要。噪音：应尝试尽可能消除外部噪音或所用设备的噪音，以达到更高的注意力水平和更好的疲劳曲线。为了获得更高的注意力水平和更好的疲劳曲线。为了获得更高的注意力水平和更好的疲劳曲线。
- 隔离产生噪音的工作单元，创建封闭的房间并在使用所述设备或单元的区域内使用隔热材料进行隔离。融入柔和的功能音乐，可减少噪音。安装隔音板和天花板。用指示灯替换可听见的呼叫者。
9.不必要的动作造成的浪费
需要进行研究以发现办公室浪费，从而在不增加工作量的情况下提高生产率。为此，必须实施三组规则：最省力的规则，有节奏和对称运动的规则以及空间和工具的使用规则。
活动的每个部分都有其自己的缩写公式。文书程序中使用的那些通常是在各种情况下自由观察的结果。也就是说，它们不一定是科学分析或故意运用机芯经济原理的结果，而是主要基于实践提供的经验。尽管这些公式适用于100％或可以接受，但它们的整体价值也不容忽视。没有简短地考虑这些系统，就不可能完成对办公室生产和简化工作的研究。
10.分层
众多公司的管理层正在寻找方法，以加快决策过程，避免信息过多造成的瓶颈，激发企业家精神，改善公司运营方式并从经理和经理人中获取最大绩效。雇员。为此，他们有条不紊地系统地减少了将上层与下层分隔开的距离，将其应用于生产，商业和行政区域。该过程称为分层，导致诸如道格拉斯飞机公司这样的公司在应用了相关过程后，管理级别从7个减少到5个，将245个执行职位限制为80个。这种革命性的行动方法是当今商业环境中出现的趋势的产物，值得一提的是：
- 需求动荡加剧竞争缩短产品或服务的生命周期合并，收购和战略联盟信息技术领域的可能性增加员工的流动性和自主权增加
应用此流程的优势意味着更高的效率水平，员工行动范围的扩展，即员工的满意度，对利益集团需求的适应以及做出更灵活，更敏捷的反应的可能性。与外部环境竞争，最后实现动态自我保护。
效率意味着用最少的手段获得最大的结果。确实有可能通过分层减少间接费用，因为这减少了高薪行政职位的数量。储蓄可以导致更低的价格，更高的工资或对人力资源/人才的投资。从长远来看，它可以提高竞争力。
此外，被拖延的公司在响应市场需求方面显示出更大的能力，将开发新产品的时间减少了一半。当高管分散在相当多个级别时，通常不可能迅速采取行动。管理层形成一个过滤器，信息流通过该过滤器，但是如果层数过多，过滤器将被阻塞，从而导致决策过程的延迟。
通过减少高管层数来修改结构的事实并不会自动导致决策速度的提高，也不会导致必须将精力集中在企业家的主动性上的增加，也不会导致更大的贷款注意客户需求。为了实现低层次和高效的结构，必须：
- 强有力的文化重新定位新型领导提高信息绩效新型激励机制预算分配人员配备
在分层过程中，应小心避免切割肌肉而不是脂肪。此外，精简通常只是带来另一种精简。 “成功的裁员似乎是许多工业分支机构（例如计算机，金融服务和电信）的命运。一位研究了800多家公司重组后果的顾问发现，几乎所有公司都认为有必要替换一些被解雇的人员。这些公司中有25％更换了10％或以上的人员。避免将分层与人员重新调整和组织重组相混淆。必须仔细分析公司要执行的功能以及将要履行这些功能的人员，避免留下空白或割伤肌肉。 “公司的成功改造包括三个阶段。首先采取危机措施以止血。然后，您必须使公司恢复其盈利能力。最终，必须找到一种使公司再次成长的方法。前两个阶段通常涉及人员的大量减少和严格的成本控制。但是，这些应急策略如果长期维持下去，可能会阻碍进入第三阶段所需的明智投资。最后一个阶段需要不同的心态，也许还需要管理。除此以外，遇到问题的公司可能会发现它只服务一件事：减少费用。”您真正需要关注的是减少不必要的工作，而不是全力以赴消除不必要的工作。 “我们裁员了，但我们保留了所有工作和旧的处理方式。”基于开始时关于分层的表达，这似乎是矛盾的，但问题恰恰是不仅要集中精力通过消除非生产性的中间层次过滤器，同时消除所有这些非生产性的活动或过程，使组织更加敏捷。这不仅是减少不必要功能的中间部分并使下层处于活动状态的问题，这个水平也必须消除。这与上面基于活动所产生的增值而针对各种类型的活动所陈述的一致，其中我们拥有的活动并未增加任何增值，这就是为什么有必要消除所述过程或活动的原因。
11.降低成本
当公司经历一个艰难的时期时，它总是总是把降低间接成本作为常规任务。不幸的是，经常发生的间接费用就像九头蛇一样-当零件被切掉时，它会重新生长。为了使公司的行政成本结构发生持久变化，必须重新考虑基本结构，而不仅仅是对其中的一部分起作用。通常，当真正需要的是对导致费用增加的工作过程进行自下而上的检查时，通常会花费大量的精力来为间接费用的每个组成部分分配人为的价值。一般。一般活动是症状，而不是疾病。
运营成本与任务的性质以及执行任务所产生的收益相匹配。从这个角度来看，在充分履行其他职能的同时，为组织减少支出的系统更加高效。有一些例子可以说明。控制低单位成本要素（例如指甲，垫圈等）的库存。由于数量和多样性，可能需要计算机处理。此处理的成本（涉及输入或离开的物料的移动和价值）可能高于要控制的物料。在这种情况下，管理系统必须寻求熟练的解决方案来控制库存（例如，按大家庭进行，并每天汇总移动情况），并保留比要控制的宇宙更昂贵的形式。在没有达到上一个示例所提到的极端情况的情况下，可能会发现行政系统，其夸大的运营成本严重损害了公司的经济，并由于效率低下而导致生产或商业化生产或生产商品所产生的利润损失。提供的服务。可能会发现行政系统，由于其夸大的运营成本，严重损害了公司的经济，导致由于这些效率低下而使制成品或服务的生产和商业布局所产生的利润损失。可能会发现行政系统，由于其夸大的运营成本，严重损害了公司的经济，导致由于这些效率低下而使制成品或服务的生产和商业布局所产生的利润损失。
12.重新考虑行政工作
必须以一种使公司具有三项特质的方式重新考虑工作：
- 简单，速度，平衡
简单。工作流，平面布置图，任务设计，错误纠正都应旨在最大程度地减少复杂性。实现重大生产率增长的一种方法是停止不良活动。当经理们不再将时间浪费在棘手的问题上时，令人惊讶的是他们在日常工作中能找到多少机会。工作场所中的简单性是一种美德。
速度。正如消除工作寻找是重新检查公司正在做的事情的方法一样，也需要一种技术来考虑事情的完成情况。该技术需要审查将原材料转换为产品的可用过程。流程是执行这种类型的转换的一组相互关联的任务。这个过程有一个周期，这是从工作的开始到结束实现目标所必需的一系列活动。表述“周期持续时间”表示该序列的时间长度。因此，缩短周期持续时间以取得竞争成功非常重要。 “时间压缩”可带来巨大的财务收益。像提高质量一样基于时间的竞争已在世界各地的公司中流行。
时间是一种稀缺资源，必须计划和控制其消耗。可以说，速度是提高质量的最好方法。“周期的质量和持续时间就像阴和阳。如果减少周期的持续时间，则会降低湖泊中的水位，突然所有（无声的）岩石都被照亮”。
应该注意的是，围绕时间和周期速度的方向强调的不是要更快地工作，而是要具有更多的智能，并收集有关组织所有成员产生的改进的最佳想法。
平衡。在企业中，自然会发生间接费用以实现高效运营。它们在调节公司各种活动之间的适当平衡中起着关键作用。从国外对其施加过多的开销会产生问题。有两种类型的开销：好的和坏的。善良的人可以支撑自己的体重，还有其他的东西。坏家伙们大有作为。广泛的裁员将适得其反。其一，必要的肌肉可能会受损；另一方面，切口可能不够深。重组时，开销的质量可能比数量更重要。
另一方面，有必要通过深度，多功能性和自我控制来加强工作。
一项工作具有实质或内容时，便会获得深度。在大多数情况下，这意味着结构化任务分配，以便他们需要大脑和肌肉。这不仅适用于制造业，而且适用于服务行业。
通过将多功能性（功能多样性）整合到工作场所的设计中，也为工作增加了力量。与深度相关，多功能性使个人可以通过广泛的跨功能培训定期执行多项任务。多功能性是高生产率的关键。避免故障是投资多功能性的重要好处。
如果工作的深度更大，并且当工作或客户的需求将其占用时，占据该位置的人可以从一项任务转移到另一项任务（JIT在工人和工人的多功能性方面的根本发展）。员工）需要什么样的监督？很少的监督，或者至少是第一层主管对传统监督的很少监督。在越来越多的公司中，这种传统角色正变得不合时宜。这些变化是压制曾经是许多组织结构图的顶层的巨大趋势的一部分。取而代之的是，所有对此过程做出贡献的人们都应该为自己的方向和控制承担更多责任。旧的一级监督任务必须消失，并且其关键要素必须移交给执行者。
Kaizen要求管理人员和员工采用一种新方法，重点是：
- 工作流程的协调工作和工人的日程安排确保生产率和质量持续提高质量和持续提高生产率指导，培训和技能不断提高团队合作（工作必须以这种方式进行重组由三个人组成的团队所产生的结果与彼此孤立的五个员工所获得的结果相同）。
复合团队和增强型工作站减少了公司所需的管理人员数量，这使得上述分层方法成为可能。
13.电脑化
应强调有关行政程序和活动计算机化的几个方面：
首先，在成本效益分析下分析要计算机化的过程或活动。如果操作量不足以证明其实施和使用成本，则并非所有活动都应该计算机化。专注于对生产力，质量，成本和响应时间有最大影响的活动和流程至关重要。过度计算机化或不必要的活动意味着浪费或浪费资源。
其次，如果不对现有流程进行事先修改，则不应对其进行计算机处理。这不是使效率低下的流程自动化的问题，而是事先改善流程并对其应用计算机化，或者利用计算机化来有效地改造现有工作流程。
在进行软件设计之前，必须调查组织不同部门的需求。
计算机过程必须经过质量控制和持续改进。为此，必须以一种使这些特权可行的方式来设计它们。在持续不断变化的时代，那些以低成本进行设计和/或数据处理的修改或更新的信息和处理系统是至关重要的，并可能部分决定谁将是那些能够生存并从中获得成功的组织。他们只是生存下来并不断遭受市场的动荡。
14.远程办公
远程办公已经从严格的将工作转移给工人的方法发展到了广泛的概念，涵盖了在家，全职或兼职工作，在卫星办公室工作的人员以及在工作场所工作的人员。邻里。近年来，远程办公已经集中在公司雇员身上，该雇员主要是通过位于其家中的办公室来执行工作的。由于信息技术和电信在功率，质量以及降低成本方面的巨大发展，所有这些都是可能的。
公共部门和私营部门都在进行远程工作。由于大多数工作都是这种类型的管理的唯一性质，因此在某些关键领域有很多植入的机会。保险公司，与计算机程序的设计，安装和应用有关的公司，以及需要引入大量数据的公司，例如金融机构，信贷管理公司，出版物订阅请求，订单，付款，运输和仓储公司，商业咨询，会计，法律，建筑和工程公司的数据介绍，这些只是利用或可以利用这种远程工作服务的众多公司或活动中的一部分。
好处是多方面的：
- 节省工人的时间和差旅费用公司有可能在遥远的地方雇用高素质和经验丰富的代理商节省固定成本，因为减少了对物理空间的使用，能源消耗，自助餐厅服务以及其他费用工人的可用性气候条件工人可以依靠自己最喜欢的环境，以更灵活的方式利用自己的时间，拥有图书馆工人可以在生病时提供服务，或者可以做家务，例如照顾孩子同时为公司提供服务可以为残疾人提供服务它可以使公司拥有大量投标人，他们还可以在各个地方担任代表。PC的维护成本将由操作员承担
所有这些都极大地提高了公司和工人的生产率水平，降低了成本并提高了满意度。
15.互联网和内联网的使用
它为各种类型的公司提供了非常广泛的可能性。首先，它与远程办公有着直接的关系。它允许提供产品，接收订单，同一公司内部以及公司之间的通信，提供或接收各种类型的培训课程，进行资金转账操作，在酒店或航空公司进行预订。这些只是通过使用Intranet-Internet服务可以开发的许多活动中的一部分，它有助于降低成本，提高质量和生产率水平，缩短交付时间和周期。 Internet / Intranet的使用对于应用Just in Time都至关重要，并提高客户服务和满意度。
16.外包
公司通过长期雇用并按指定的质量级别将特定功能或活动委托给公司外部提供者的系统。这不仅对于“准时生产”（Just in Time）的使用变得至关重要，而且对于增加公司的关注度，提高其生产率水平也做出了巨大贡献。专门致力于工作的企业不仅对规模问题感兴趣，而且对学习曲线也有利，这使他们能够以较低的价格提供更高质量的产品或服务。
我们提供最多样化的服务，从商品生产到计算机工作，会计，工资结算，广告，清洁，自助餐厅服务，安全，分销，维护和营销，等等。
17.系统的诊断和改进
从先前开发的各个方面开始，可以构建要验证和分析的概念或要点的列表。在此基础上，根据得分（包括基于优先级，限制或战略重要性的权重）确定质量，生产率，用户满意度（内部或外部），响应时间，和成本水平，即公司或实体（无论是公共部门还是私人部门，盈利或非盈利组织）中的行政-官僚流程可以根据既定的优先级启动改进流程，定期进行改进，从而重新制定流程或活动，以不断提高响应水平。
18.道德与文化
Kaizen代表的持续改进需要一种职业道德，其基本方面是以最少的资源使用来达到最高满意度的愿景。这是所有者，经理和雇员的共同义务。以最有效的方式利用资源是他本人和人类的责任。在资源稀缺，需求迫切的世界中，浪费各种投入或资源是不道德的。有效利用资源使公司或组织盈利并成功，从而为工人，经理和所有者以及他们的家人带来连续的收入。每个公司都必须被视为一个竞争团队，如果效率低下，它就有失去生存战斗的风险。
持续改进也是个人成长的一种义务，并且通过系统地超越目标或水平来个人成长。不断挑战新水平的需求是公司员工和管理人员的最大动力之一，这是他们最大程度地要求纪律和创造力的原因。
资源利用效率低下，意味着系统操作员的收入水平较低，但用户的满意度也较低；这涉及到公共卫生和教育的所有方面。
持续改进和这要求的纪律也是文化框架的因果关系，在这种文化框架中，人们应对自己的行为负责，他们认为自己是个人和社会进步的建筑师。需要进行一场革命，尤其是在拉丁美洲国家，这场革命将导致克服草率现象，树立一种职业道德以及一种质量和生产力的文化，这种文化往往可以更好地利用稀缺资源，从而消除行政程序中的浪费。 -公私两级的官僚主义阻碍了其人民生活水平的持续和公平增长。生活水平和增长水平最高的国家不是偶然地实施了质量和生产率不断提高的系统的国家。这些国家以教育，研究和工作为基础的严格的社会纪律，已将生产力作为其国家政策的基本参照点，这是因为生产力对它们的竞争力和生产力水平具有重要意义。他们人口的生活。
19.参考书目
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1981年9月16日发表在阿根廷共和国《 LaNación》报纸上的一篇文章中的评论。由建筑师Rafael Iglesia编写。
Robert M. Tomasko-重新思考公司-Piadós编辑-1996年
Robert M. Tomasko-同上
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