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改善公司的时间管理

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Anonim

本杰明·富兰克林(Benjamin Franklin)认为格言是“时间就是金钱”,但是古代的伟大思想家已经在这种意义上提出了思想。

如果至少可以说缺乏金钱令人沮丧,那么似乎缺乏时间也是造成许多人沮丧的原因。奇怪的是,这些后来的人通常没有时间,但钱却剩了。由于我们无法拥有更长更平静的日子,因此我们必须对这种宝贵的有限资源(我们指的是时间)进行更明智的管理。不仅是为了提高日常工作表现和个人连续职业发展的效率,而且是为了有时间和精力回到家中,分享家庭的烦恼,甚至给我们一些帮助。社会生活。实际上,为了职业上的成功而牺牲个人幸福似乎并不明智,但是每个人都可以控制自己的时间和金钱。如果读者仍在我们身边,请知道我们将在这里谈论时间的使用;当我们有更多钱时,我们将谈论金钱的使用。

在公司中,尤其是大型公司,如果没有意识到这一点,通常会在很大程度上浪费时间:很多研究和许多学者都在谈论这一点。乍一看,环顾四周并没有那种感觉,但仔细分析即可确认。当然,有些任务,决策或活动我们应该花更多的时间-例如,据说我们通常很少花时间思考;但是似乎同样确实的是,许多其他任务由于非常不同的原因而花费大量的额外奉献精神,而并不意味着会有更多的附加价值。帕金森40年前制定的法律似乎仍然完全有效:每项任务都会花费所有时间来完成任务。

事实是,我们中的许多人都倾向于在要执行的任务之间分配时间,并且似乎我们也忽略了优先事项。不用说:如果在我们桌上的所有待处理任务中,我们总是选择我们最想做的事情,甚至在其开发中进行扩展,那么就有可能将最重要的事情显着甚至无限期地拖延。除其他肯定会带来的更严重后果外,这还会孕育一定的竞争。因此,有必要通过每时每刻必须做的事情来养成良好的良知:当这正是我们最想要的时,我们将很幸运。从某种意义上讲,这是采用主动与被动模式:这有助于每个人都在自己的位置上,也就是说,他在自己最适合的组织中担任职务,因此必须尽其所能。这并非总是可能的,但是人力资源经理会顺应这一趋势。

紧急,重要和其余

但是,最紧迫的是什么?最重要的是什么?我们以及我们应该如何增加更多的价值?什么将产生最大的个人利益?我们经常问自己这些问题和其他问题,我们甚至自动回答它们而没有实际问自己。过去,老板几乎每天都向我们澄清所有这些问题,而没有人质疑它,但是今天,为了实现目标和所谓的授权,我们每个人都必须得到答案。从理论上讲,为了追求最佳绩效,我们的日常行动必须对我们的既定承诺做出回应,并且应与组织的共同参考(价值观,战略,总体目标,内部政策和程序等)保持一致。以便他们指导我们;但是许多工人认为,​​如果他们忠实地注意这些引用,则可能会被视为冲突或恶意的。

在实践中,一方面几乎总是老板提出或多或少的要求,另一方面,正式或正式地将承诺作为目标或任务制定,无论是个人还是团队。无论如何,即使我们不想这样做,通常也很容易知道该怎么做。(说实话,在某些情况下,情况并非那么容易:当某人有多个老板,而他们都急忙同时上班时。这是共享资源的可怕情况,此外,做得越好,他们带来的工作就越多。 )

训练有素且知识渊博

当然,如果我们希望有时间,我们必须做好充分的准备-经过培训-以预期的效率标准执行任务:缺少培训-或信息-会严重影响工作的质量和时间。开发我们的功能。另外,正如彼得·德鲁克(Peter Drucker)所说,人与人之间的沟通不畅会带来很大的困难。我们必须意识到这个严重的障碍-培训,信息和沟通问题-因为经常重复执行任务,因为它们执行不佳,或者更糟的是,它们在不质疑质量的情况下被认为是理所当然的(这是纸质主义)。

公司必须充分利用个人情报以造福集体情报,这样反过来又可以在日常业务中养成情报。换句话说:没有人可以重塑以前的发明。这基本上就是我们称为知识管理的想法。简而言之,公司中良好的知识管理可以使员工掌握大量正式和非正式的知识-即:我们日常实践中通常需要的数据-会产生有趣的效果:我们可以节省时间和精力,我们会产生更好的结果。另一方面,众所周知,专门用于预防问题的几分钟可以节省许多时间来解决问题。我们已经指出,显然我们的想法很少,也很糟糕:就是这样。(也许是因为如果您陷入思考之中,似乎您什么都没做。)请不要忘记,在当今最缺少的专业技能中,

例如,它们包括系统思维,分析思维,创造性思维,战略思维和概念思维。我们绝对必须学会思考,然后运用所学知识。

会议

但是我们不能不谈会议而谈论时间的使用。有争议的会议(造成大量时间浪费的原因)通常明显干扰了我们利用会议的目的。有些会议毫无疑问是重要的,已经发展成熟并且富有成果,但是其他人没有,这是公认的。有人说,滥用会议表明公司可以用更少的人来运作,而实际上,彼得·德鲁克(Peter Drucker)支持这样一个想法,即一个人可以工作或开会,但不能两者兼而有之。他可能没有提倡废除会议,但我们几乎所有人都认为可以避免一些会议,或者可以改善会议的成果,或者召集了太多的人。

似乎没有人假装自己最好地利用时间是要在走廊上生气,失去听觉的能力,禁止打扰,沉思并拒绝所有会议。我们必须能够冷静地喝杯咖啡,让头脑休息;在发表意见之前,我们必须利用必要的时间思考问题;我们还必须与他人对比我们的观点,主张成功,共识,努力一致,持续改进和创新。

工作时间更长

有些人在一周中要花50到60多个小时来完成他们的专业表现,因此他们希望继续这样做。一些经理有效地延长了办公室的工作时间:正如我们所说,这样做的原因有很大不同。有趣的是,少数人承认家庭比工作压力更大。但确实必须是少数。无论如何,如果这种过度的奉献没有带来可观的回报,那么从原则上来说,这是令人遗憾的;这可能表明有待解决的问题。另一方面,请考虑一下,尽管存在我们的缺点,但也许每天都有人在家里等我们。

但是,过度工作背后并不总是追求成功。有时我们会出于纯粹的内在动机而工作更长的时间,也许是沉迷于高性能的欣快感。芝加哥大学的Csikszentmihalyi教授对此进行了充分的研究。他提醒我们,当我们喜欢做自己想做的事情时,我们做得特别好,甚至会浪费时间。当然,在这里应该说有不同类型的工作,我们在思考的是知识或思想工作者。但是,几乎所有的人都有可能享受工作(看起来似乎很奇怪)。

结论

我们每个人都有可能为了自己和自己的利益更好地管理在公司的时间,如果我们浪费了其他人的时间,那无疑也是可以避免的。在我们的个人工作以及与客户,老板,合作者,同事和供应商的关系中,我们都可以提高效率-例如,建议阅读Stephen Covey或Hyrum Smith。但这并不意味着总是放弃健康的放松时刻,这可以使我们恢复活力。

在日常行动中,并且在每个人都可以管理自己的时间的范围内,通常的建议将适用:了解并尊重优先级,为每个问题分配适当的必要时间,并避免无限期地搁置未完成的任务。适当地安排时间-每天不休息几分钟,并尽可能保持良好的心情进行调整-可以更好地帮助您提高结果,提高专业满意度,并肯定会增加新的差距知识永远是必要的。 (注意:妥善管理时间并不意味着妥善管理时钟或良好使用日历。)

但是,我们不要止步于专业满意度,因为在必要的情况下,这不足以维持我们的幸福。或换一种说法:我们最大的个人承诺是对我们的孩子和我们的配偶。在某种程度上,这是对情感的妥协,必须记住,情感就像理论一样:必须将它们付诸实践。

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