本文指出了解决与文档有效期有关的问题所必需的理论方面，并介绍了信息专业人员在此文档阶段所承担的积极作用。
摘要本文提出了一些理论概念，这些概念对于理解有关文档初创时期的所有活动以及信息专业人员在文档初创时期的新角色是必不可少的。
介绍
信息一直被视为社会必不可少的组成部分，即使在此时，它在决策过程中的直接关系也变得越来越重要，在组织环境中，信息的有效性特征被认为是及时的结果，并在其中尤为重要。根据组织信息系统中的准则进行处理，因此将其理解为开发所有类型活动的重要战略资源，因为缺少或质量低下可能会对依赖它的人造成严重损害。
从以上所述，可以推断出信息管理员通过提供服务和产品或工具而进行的重要工作，其中包括文档语言的开发，数据库设计，索引开发，信息系统设计，工作流程的设计，用于实施系统的信息体系结构的形成，手册的编写等，这些都可以为检索信息提供质量和机会，即使在业务环境中，传统档案管理员的形象在面对与文档管理程序相关的概念时也不得不面对新的挑战，在文档管理程序中，工作是从文档计划本身的实例中覆盖的，而这些都始于个人的默契方面。就是说，他们的思想，因为文档中包含的信息本质的主要来源来自于个人，他们定义了文档对象的动机和属性，并以某种格式对其进行成形，从而使其信息意义在文档中得以体现。因为文档中包含的信息本质的主要来源来自于个人，他们定义了文档对象的动机和属性，并以某种格式对其进行了成形，因此其信息意义在文档中得以体现。因为文档中包含的信息本质的主要来源来自于个人，他们定义了文档对象的动机和属性，并以某种格式对其进行了成形，因此其信息意义在文档中得以体现。
从此刻开始，无形阶段的文档计划在文档的生命周期中进入了一个新阶段，被称为文档计划。
以上是信息专业人员面临的一个挑战，即他被迫与产生文档的实体进行动态交互，它基于这样一个基础，即在专业人员从文档的起源开始的干预下，文档管理将非常接近从文档处于活动状态和半活动状态到它们各自的处置，到安全地集成所有文档而言，更是如此。
现代复制技术（复印，传真，打印机，数字化等），处理和文档传输（电子邮件，工作流，数据库等）的出现是有用的工具，可作为传播，分析的手段信息的研究，但对信息结构的合理使用和真正潜力没有很强的挪用意识，只是侧重于体制结构和文盲的文献基础，因此，对信息流的控制始终存在困难。文档信息-甚至是组织知识-必须加以管理及其存储格式，这进一步增加了所谓的信息爆炸，这意味着文档的指数级增长是当前组织的特征，在这种情况下，其有效控制不再是有问题的秘书活动，应理解为现代档案管理的挑战，此呼吁必须干预文档管理工具的设计和应用，以允许在创建，组织方面建立一致的措施，处理，识别和选择性保存所述文档。
即使缺乏适当的工具，也会造成行政成本，例如工作重复，缺乏生产知识，时间浪费，缺乏确定文档的途径，浪费现有的文档信息源，同时也使工作变得困难最佳决策。
专业人士在文件的第一阶段参与信息
信息和文档专业人士在文档的早期积极参与是一个引发了不同时期专业人士之间各种争议和辩论的问题。但是，正如博拉斯（Borras）所说，“目前，关于信息专业人员的新角色的革命性观点似乎已经泛泛起来，必须准备好面对基于知识的社会的不合时宜的变化。”
它特别关注公司环境，在该环境中，信息概念被视为机构的战略资源，实体的成败可落在该机构战略资源中，以促进采取行动空间应对这些新挑战，因此有必要信息专业人员必须利用现有的原则，在上述环境中，可以从档案模型的准则中找到这些准则，这些准则是从行政管理单位中文件的创建或接收到适当的技术和方法，无论是手动的还是由最新技术支持的，都可以在文档生成实体和信息专业人员之间建立起积极，动态和联合的干预。根据Joaquin Borras所说，这种干预措施应始终从两种参考出发：一方面，尊重档案轨迹，另一方面，满足信息社会的迫切需要采取行动，更好地说，电子文件o电子文件及其传播和描述生成的基础平台：
ICT。正如作者所言，信息爆炸的出现以及随之而来的上个世纪三分之二以来文档的指数增长，导致公司环境要求具有技术和专业水准的专业人员的参与和行动，这迫使然后介绍所谓的文档管理程序领域的必要介绍。
因此，当务之急是专业人员必须从计划和创建文档的那一刻起就意识到介入的重要性，因为正是在这一恰好时候，便于评估和选择文档的最佳过程。 ，格式的建立，活动文档流的控制以及分类系统的设计，这些分类系统有利于将具有临时价值或便利性质的文件从具有价值的文件中分离出来，因此容易被淘汰永久性的，并且必须转移到档案中或在电子环境中转移到数字信息对象DLO的容器中。
甚至Borras也强调了新技术的出现，因为它们允许并促进对管理文件进行更详细的控制，而传统上，该管理文件是与文件的直接流程和专业人员的职责相隔离的实体。信息和文档。
基本干预工具：手册
为了面对干预文件第一阶段的挑战，从档案模型的不同角度和方法出发，有必要根据发展标准的文件处理工具（作为制定文件处理的替代方法）建立一些建议。前面提到的工具是针对制作文档的用户或实体的手册的详细说明-借助现代技术，甚至可以是多媒体-在使用手册的说明时，他们会找到包含标准化，详细说明和说明的操作工具。由相应的信息单位传播。
这些手册与任何将行政实践联系在一起的机构中的流程和活动都紧密相关，甚至国际标准化组织也提供了用于质量管理和质量保证的ISO 9000标准体系，以提高效率。活动和流程的效率，从而为组织及其客户带来更多收益。
这些标准涵盖了针对领导力政策的关键领域，该指南侧重于质量，产品和流程开发，生产方法等。
反过来，ISO标准为评估和适当审查流程提供了指南，其中手册的编写有利于达到更好结果的目的，这反映了规定的流程。
该适用于哥伦比亚技术标准的国际标准促进采用基于过程的方法，规定了有关如何开发，实施和提高质量管理体系有效性的准则，以通过遵守该体系来提高客户满意度要求。
按照该标准的定义，组织要有效运作，就必须识别和管理众多相互关联的活动，一项活动使用资源，并对其进行管理，以便将输入转化为结果。 ，可以视为一个过程。
组织内流程系统的应用，以及这些流程的标识和交互以及它们的管理，可以称为“基于流程的方法”。
基于过程的方法的一个优点是它提供了对过程系统内各个过程以及它们的组合和交互作用的持续控制，从而可以覆盖和制定及时有效的程序手册。
这些手册旨在统一公司在目标，发展职能的方式以及对任务的关注方面的概念，以试图建立机构记忆。并消除对工作最重要方面的个人解释。
一方面，手册提出了尝试记录组织中发生的所有事情的真正困难，另一方面，由于手册指出了需求，顺序，文档，决策等内容，因此在清晰明了且知道如何使用时会为管理人员和工作人员提供支持。 ，它指导并为操作提供了安全性，此外，它们还被合并为有关业务流程本身的注册组织知识。
文件制作人
根据国际档案馆理事会的档案馆术语词典（1900年第2版），用户的定义被简化为行使咨询文件/档案的作用的个人，通常是在咨询室进行。它还表示您是读者或研究人员。
在上述概念化的情况下，仅提及永久性或历史性资金的使用者，而忽略了文件的生产者或机构的内部使用者所体现的永久性或历史性资金。
对于Borras，文档管理系统的文档生产者或用户可以大致分为三类：
- 计划和监督方法的机构经理，负责行政部门（系统，运营等）的负责人和所有支持人员，与信息专业人员共同协调行政文件管理系统的实施在单位中直接执行实施的用户（行政人员，秘书等）
可以将最直接的用户理解为负责文件的生产或接收，分类和归档，描述的应用，索引和检索方法以及文件到中央档案馆的转移的用户。 。
在组织中没有正式的文档管理系统以及假定符合官方批准的说明的情况下，始终以或多或少的自治权来执行这些功能。
值得注意的是，这些人员在文件管理方面的学术准备目前还很不稳定，但是，如上所述，行政文件的主要来源是人的思想，许多时候是这些人的。分类文档生产者的另一种方法是将他们理解为组织的支持小组，可以根据他们对业务部门日常管理的信息和知识的需求进行分类。
信息系统的全球分类是对文档生成者进行分类的一种好方法，在这样的分类中，我们一般来讲是指操作级别，一种是知识，一种是管理，另一种是策略，理解每个单位功能上有所有这些级别的信息系统的代表。
图1代表了Laudon和Laudon（1996）的工作中隐含的信息系统理论的方案。
在每个级别中，人们对信息和知识的使用都有不同的需求，这两个方面是由组织内的职能确定的，而这两个方面也是每个级别将要生成的文档类型的决定因素，而这些作为文档创建者的个人必须以书面形式具体化其日常工作的流程和不同活动。
下面描述了根据理论定义的，在每个级别都需要的信息系统在每个级别上生成的信息类型的区别，以及支持存在的组织成员的分类。在这些级别中：
业务级别：在此级别生成的文档类型是指监视组织的活动和基本交易，其生产者和主要处理者是在组织中具有业务角色的官员（秘书，助理，接待员，
信使，运营经理等），在此级别上生成的文档信息的主要目的是响应常规的运营问题
知识级别：
在此级别上，由机构的知识工作者（工程师，
建筑师，设计师等）在此级别开发的文献类型倾向于注册新知识的商业集成（可行性研究，市场研究，研究报告等），包括Enebral Fernández（2006）指出，知识工作者的形象被迫为他人提供书面信息，目的是使所产生的知识社会化。
管理级别：
在此级别上，文档制作的基本参与者是中级管理员，并且在此级别上生成的文档类型被称为监视，控制和中级管理活动（定期的操作报告，活动等。）
战略级别：在此级别上，是组织的执行官，他们定义组织需要定义的范围和策略并定义市场并引起市场差异化，这是此级别上开发的文献类型的一个示例。什么是战略规划，以及与如何应对组织部门经济环境中发生的变化有关的一切。
文件的生命周期
威佛斯（Wiffels）在1972年提出了关于文档生命周期的阶段或基本年龄的理论，该名称与文档在整个使用寿命中所完成的阶段有关。
根据冈萨雷斯·里奥斯（GonzálezdeRíos）的说法，这些阶段可以考虑如下：规划，准备，使用和维护以及处置。
从本质上讲，此循环分为三个阶段，这三个阶段又可以根据文档所在的阶段区分三种文件类型。
以下是冈萨雷斯·里奥斯关于每个阶段的陈述：
1.第一阶段：文件准备
文件管理的这一阶段旨在：
- 避免产生不必要的文件减少文件的数量扩大所需文件的使用范围和有用性确保正确使用复印技术和自动化技术。
2.第二阶段：文件的使用和保存
第二阶段包括选择，使用，控制和存储，其特点是：
- 必要信息和文件的可用性信息和文件的低成本使用选择适合材料的性质和使用频率的辅助材料，设备和文件存放地点。
3.第三阶段：消除文件
只有在评估过程之后，才能确定应保留哪些文档以及可以删除哪些文档。任何有效的删除文件程序都必须遵守以下活动：
- 按系列标识和描述文件为了保护或消除这些系列而对其分类决定有合理理由保存在档案中的文件定期删除非常任文件将永久文件转移到国家档案馆或转移到国家档案馆次。
存档类
与生命周期的各个阶段相关，考虑了三类档案，GonzálezdeRíos对档案的描述如下：
|
1年龄或阶段 |
管理文件 |
|
2年龄或阶段 |
中央档案馆/中级档案馆 |
|
3年龄或阶段 |
历史档案馆 |
管理文件或文件制作处
在这种情况下，正在收集正在处理的文档，以寻找解决已启动事项的方法，此外，这些文档还必须由请求它们的相同办公室或其他机构进行连续使用和行政咨询。
中央或中间文件
由各自实体的不同管理文件传输的文档在完成其处理后将在此处进行分组，但是一般来说，办公室和个人仍将继续参考这些文档。
永久或历史档案
从中间文件传输过来的地方，根据评估，研究和科学文化的价值，必须根据文件评估委员会的决定永久保存这些文件。
从图2中可以看出，在文档的生命周期中，文档量随着时间的推移而减少，从而可以永久保存组织的宝贵信息，但是，为了实现文档收集的这种合理化，文档管理已经开发了工具例如分类表和文档保留表，否则将无法根据文档的年龄执行文档传输过程。
该循环定义了三个阶段，这些阶段又允许根据文档所在的阶段来区分三种类型的文件。
文件第一阶段的档案学说和干预
为了了解存档实践与文档第一阶段之间的关系，有必要深入研究这方面的现有方法。
档案科学的传统领域面临着两个立场，其中有必要就它们之间的差异作出例外规定，一方面是档案局，另一方面是文件管理。
档案管理是这一系列任务的责任，旨在最大程度地利用文件进行历史，文化和研究目的。
文件管理是任务和程序的分组，目的是为了提高管理员使用文件的效率和经济性，并且正如A.Ricks所说的那样，必然意味着文件管理将朝着文档生命周期扩展。目的是从文献制作本身进行干预，以确保对其进行适当控制，改善其回收和保存的方式。
这种方法诞生于1930年代左右的美国，在文档管理器和信息专业人员之间造成了鸿沟，引发了内部辩论，从而引起了两个方面的直接关注：
希拉里·詹金森（Hilary Jenkinson）领导的一个保守的人指出，“面向文件管理的信息专业人员的工作是保存和保护文档”，因此在解决问题时处于被动地位。 Theodor Roosvelt Schelleberg支持行政实践，以及另一种更具创新性的做法，他说：“与档案有关的信息专业人员的职能是组织行政文档以及选择和消除文档的功能。现代管理需求和提出解决方案，其中涉及文件及其管理者的新概念。”
信息专业人员在文档的有效阶段中的存在基于相同的出处原理，根据该原理，必须根据原始结构或生产的自然顺序适当地组织馆藏中的文档。
这样，完全合理的做法是使用经常应用于组织的所有活动文档并持续持续的文档处理技术和工具。同样，尊重基金的原则也显然有利于信息的恢复，因为对组织或生产单位的了解，其职能和活动是决定文件第一阶段的因素。”
文件生命周期理论和相关概念的发展，更具体地说，“主要价值和次要价值的概念”提供了更多的要素，这些要素证明了在文件的最大活动期间急需应用档案技术： “您的计划。”根据Borras所述，目前应在管理文件或办公室文件中采用统一的文件分类标准，文件选择指南，以确定保护地及其最终目的地，内容描述方法，可以通过传统的归档工具或使用尖端技术来描述和检索信息（例如与信息相关的元信息的集成）来实现从信息生成中获取信息的最佳方式组织跟单基金。
信息专业人员在文档第一阶段的干预程度在很大程度上取决于对与现代文档管理相关的概念的使用，这些概念以在过程中使用技术为导向，并取决于为优化文档中所有内容而遵循的模型。设置为信息系统。
因此，有必要区分文件管理模型，包括北美模型，该模型旨在在文件的活跃和半活跃阶段（美国和加拿大）无一例外地进行干预。
另一方面，欧洲存在多种多样的模式（法国，德国，意大利，
英国等）赞成在活动阶段进行很少的控制，限制了信息专业人员在文档的半活动阶段的直接干预，此外，其他类似的模型还定义了专业人员在文档活动阶段的干预。类似于那些暴露。
在文档第一阶段进行干预之前，信息专业人员的角色
信息专业人员在文档的第一阶段就想到干预主义者的态度，这一事实直接影响已建立的组织文化的行为，并要求对此规定某些责任和态度，从而定义了一种响应对新提案的期望，其中行政机构方面的相关需求被转化为效率和行政经济的参数，导致档案学术机构的回应，这是在必要的理论革命中指出的的专业和实践，在某些国家甚至制定了新的专业和公司形象的创建方法，以区分，在新唱片经理和传统档案管理员之间。
由于在专业人士所扮演的角色之间趋势之间出现了越来越大的分歧，因此在这方面的反思性波动得到了加速，从而使文献的出现更为有利或与暴露现象相反。
不管怎样，近年来人们已经意识到有一些缩短距离的意图，并且各团体之间有一定的相互理解。
以前，专业领域之间的这种根本隔离激发了包括A. Ricks在内的一些作者。激进的，支持立场不太激进的支持者，将强调捍卫共同利益的必要性，认为文件管理者可以提供信息专业人士的公式，以实现他们过程中急需的合理性和经济性，而提供专业人士有机会影响文件管理计划，以实现未来档案的质量。
根据Cruz Mundet的说法，在管理阶段进行直接干预的能力受到他在两个方面定义的一系列变量的限制：
A）经验表明，办事处的需求超出了档案馆可用资源的能力。
B）纪录片产量呈指数增长
从上述内容可以推断出，实际上不可能组织和处理所有办公文件，这首先是行政人员的责任，但是，信息专业人员必须愿意提供基本的指导原则，并在可能的情况下愿意参加会议。单个组织单位，在从文档生产实施文档管理程序的过程中充当示例。
克鲁兹·蒙代特（Cruz Mundett）还定义了参与文档第一年龄干预的专业人员的某些特征，如下所示：
答：您必须知道每个机构的需求，文件的数量和状态。
B）必须设计适合每种情况的组织和开发系统
C）您必须指导员工掌握基本知识，使他们可以在他们的帮助和监督下随着时间的推移维护系统
有必要注意，可以通过建立由信息专业人员设计的程序手册来及时涵盖和支持先前的考虑事项，以帮助用户或文档生产者采取与理解组织系统有关的行动。 ，最大程度地使用文档，以及如何随着时间的推移维护系统的确定性。
信息和文档专业人士以及公司环境
在不考虑机构准则的情况下，设计或提出与文件管理有关的问题的解决方案是不可想象的；但是，在许多公司中，其信息系统的设计或解决方案的实现是在没有全局计划的情况下进行的，这意味着要使建议与机构期望相符，所需的详细程度尚不确定。
按照传统，通常不会被降级为档案，图书馆或文档中心被动职位的信息和文档专业人员来指导组织中的战略规划（至少从信息管理的观点），并让其他人参与其中的信息子系统的设计。即使这些子系统也必须由独立工作的团队来设计，但是如果这些工作组在没有指令类型协调的情况下创建自己的子系统会发生什么呢？要回答这个问题，有必要深入研究管理问题管理中的信息，或Andreu iDaufí定义为管理文档管理子系统（SSGDA）的信息，另一方面，其他作者指定的概念如下：
对于Michel Roberge而言，SSGDA是与必要的管理系统的概念，开发，实施，维护和评估相关的一组操作和技术，从创建文档到消除或转移到文档。文件。
蒙特塞拉特卡内拉。将管理文档管理子系统定义为一组元素：管理文件，集中存储库，传输，分类表，文档评估表，文件负责人，管理文件负责人，计算机应用程序，管理手册等
根据孟塞拉特的理解，这组元素具有三种意义
a）相互关联：管理文件通过转移将文档发送到集中的存储库，评估表指出了何时应该转移或消除文档，因为它们评估了分类表所建立的系列；
b）它们在一定的环境中发挥作用：文件的管理是该机构一般管理的一部分；
c）一个共同的目标：为提高一般行政管理的效率和效率做出贡献，以确保文献遗产的保护。
根据安德烈·道夫（Andreu iDaufí）的说法，认为SSGDA中可能出现问题情况似乎是不合逻辑的，即源于系统的社会结构，其中人的角色，人与人之间的交流和人的价值观在其中发挥作用。基本运作。
在对SSGDA的观察中纳入复杂性概念和其他元素后，就可以将SSGDA视为“一组人员和流程-人类活动系统-在一个机构中具有管理资源-信息- ，必须在正确的位置，正确的时间，以最方便的格式和对用户的文档支持，这些都是正确的”。
萨斯·瓦卡斯（SáezVacas）认为，信息和文档专业人士必须具备处理SSGDA即时现实的能力，并认为它在三个复杂性级别上
- 第一层：单个流程的复杂性，第二层：系统复杂性，第三层：全局过程的复杂性。
第一级
在第一层，信息和文档专业人员观察构成SSGDA的不同元素的复杂性，这些元素本身而不是整体内部参考。
这些过程中发生的活动是单独的，并且通常是可操作的。
通过确定任务，信息和文档专业人员可以分析谁对SSGDA有利或有害，即客户，还可以研究谁执行操作和任务，即SSGDA的参与者（专业人士）。在信息和文档管理人员中）。它还分析了SSGDA做或希望做的事情，即转换（发生了什么？发生了什么？系统中发生了什么？）。专业人员还分析了SSGDA的观点，即参与者的观点，他们的组织文化（您拥有哪种SSGDA或您希望拥有哪种SSGDA？）。还确定了SSGDA的所有者，即拥有它或对其拥有权利的人。
最后，信息和文档专业人员必须能够分析环境，即SSGDA的约束条件和局限性。
第二级
信息和文档专业人员必须对SSGDA的不同元素有清晰的了解，因为它们从来都不是孤立的，而是形成一组具有特定用途的相互联系的元素。这种复杂性与工作组执行的功能有关。
专业人士必须分析和理解SSGDA作为机构信息处理的要素。然后将SSGDA表示为公司分类系统，公司保护和处置系统，公司描述和检索系统，用于处于活动和半活动阶段的管理文档。
第三级
一旦确定了机构依存关系之间的必要相互关系，专业人员就会分析技术和技术系统与使用文档的人员的习惯和习惯之间的相互作用。
反过来，SSGDA专业人员所具有的观念和看法，即他们看待现实的方式，与他们的兴趣，能力和手段有关，毫无疑问，这是专业人员最致力于的阶段，因为它具有通过对该机构对系统的赞赏进行适当的分析，为该机构提供可操作的优质产品。
换句话说，在这种复杂性水平上，专业人员必须考虑根据情况实现产品的策略。
新信息支持：电子文件
显然，每个文件都必定需要一个支撑物，一个可以被捕获的材料基材-纸张，木材，磁带，照相胶卷，缩微胶卷，软盘，CD，DVD等。这构成了文件的物质支持。
这种区别具有最重要的意义，因为现代媒体上存在的文件（称为电子文件）已经引起了经济，社会和法律关系的根本变化，并且出于组织内部的一致原因，在这种情况下应格外小心这项研究的分析旨在避免在做事方式中发生传统的破裂，而这种破裂以后会影响公司的动态，其程度是过程，结果或输出对内部计划甚至内部环境的响应均不响应。环境。
电子文件及其文化挑战
当前，提出了新的方式来改善新媒体中包含的数据的真实性和完整性的过程，并建立所述行为的安全性，例如加密技术和针对数字签名的政府法规。传统的签名或订阅来自不必要的使用，但是在像我们这样的国家中，尽管已经实现了这一现实，但它们仍然继续处于法律真空中，这最终直接影响了机构在管理版权方面的信心。新的支持，因为在旨在通过电子文档管理系统规范其控制的基本方面的过程中，进展甚微，尽管当前针对哥伦比亚案件，有诸如第527号法律的法规，该法规定义并规范了数据消息，电子商务和数字签名的访问和使用，但这种规范性意图不足以适用于一般环境的组织，特别是中小型企业，影响了对这种媒体想要分解的工具的了解和利用的冷漠感。
毫无疑问，所有创新建议的有益特性都意味着与新技术的发展齐头并进，尤其是在涉及信息管理的情况下。
正如Amat在他的书《电子图书馆》中提出的那样，尽管从印刷文字过渡到了电子学，但它给电子材料的生产者和/或使用者带来了一系列问题，因为电子物质的物理形式相差很大。关于前者。
阅读印刷文档的习惯是最大的困难之一，尽管不是唯一的电子支持面临的困难，但即使是Amat也引用了他在这方面的考虑，指出电子文本带来的困难之一在于速度。从基于印刷的学习到基于新信息支持的学习，这种观点冲突是基于这样的事实，即对于个人而言，传统使得利用印刷机惯例更容易，而至少在原理上，使用计算机程序所需的各种指令是未知的，电子文本的阅读者必须学习一种新的访问和检索信息的方法，这种方法与无数的电子文档管理系统无关，以至于可以说每本电子书都需要自己的阅读机制，Amat指出，借助新的支持及其随之产生的含义，它是一种新的学习素养。
在组织机构中，这种立场是模棱两可的，因为它主要是由文档的生产者和/或文档的使用者来调解的，而且对社会新挑战的预测的发生率也可能是阿马特的立场所致见证了传统与创新之间的突破，显然，变革发生的方式存在阻力，但这并不一定是不好的，因为它可以保护组织免受传统环境中创新的可能波动的影响。
另一方面，必须考虑到，在绝大多数知识领域及其学术表现形式中，人们对使用技术作为一种有用的工具表现出自满的态度，以至于90年代以来受过专业培训的专业人员，他对将计算机解决方案的使用与日常工作结合起来并没有太大的疑虑，但是就像某些公司环境中那样，他们已经定位自己并通过多年的工作获得了一定的地位，并且他们的员工拥有深厚的传统文化，结果在习惯于印刷支持的整个组织文化中，电子支持至少在涉及企业环境时开始成为其最大的挑战之一。
因此，非常有必要调查与实体组织文化有关的方面，尤其是在评估解决方案的可能应用时。
结论
信息和文档专业人员必须是与文档制作相关的活动中的动态元素，为此，他们必须积极参与与每种文档类型相关的流程的识别，为此，专业人员必须制作能够对于不同级别的文档生产者，根据文档管理程序，分配所有元信息，这些元信息可以描述从文档的起源和信息来源出发，所生成的每种类型的文档。物化-个人-充分确定文件类型的提名，保留期限，相关过程，描述和恢复参数将更加有效。
自从文件的起源以来，优化行政管理文件所面临的挑战就以与组织环境更互动的方式重新构造了档案管理员的活动，并暗示着对档案管理员传统活动的看法发生了变化。
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