行政手册是书面文件，这些文件系统地集中了一系列行政要素，以告知和指导公司成员的行为，以统一绩效标准和为实现既定目标而应遵循的行动方针。 。
它们包括随着时间的流逝而建立的法律，法规和行政规则，以及它们与公司的职能，程序和组织方式之间的关系。
《行政手册》是一种实用指南，可作为组织和沟通的支持工具，其中包含有序和系统的信息，在其中明确确立了公司的目标，规范，政策和程序，这使它们成为可能。对于高效管理非常有用。
它们被认为是行政部门决策中最有效的要素之一，因为它们可以促进学习，并为组成公司的每个行政部门（主要是运营部门或部门）提供人为行动所需的精确指导。执行，因为它们是信息的来源，试图引导和改进其成员的工作，以实现委托活动的适当执行。
它的准备取决于每个公司的信息和需求，以确定应提供哪些类型的手册，如果准备得当，它们可以覆盖组织的任何组成部分的每个方面，其范围是它仅受主管部门的要求限制。
它们是极具活力的文档，必须定期进行审查，以适应和适应任何现代公司不断变化的需求，它们必须不死板并抑制组织成员的创造力，但必须随着新想法的出现而不断进行改革。有助于提高公司的效率。
一本未经修订和分析的手册，其内容始终保持不变，已成为过时的工具，远未成为有用的工具，可能会成为阻碍组织发展的障碍。
这些手册倾向于根据组织的使命，愿景和管理目标，在组织不同领域内标准化标准和知识。
行政手册的目标和利益
制定《行政手册》的目标和好处包括：
- 制定政策并建立组织的管理体系促进对组织每个领域的目标，政策，结构和功能的理解定义每个管理部门的功能和职责确保并向员工提供执行其任务所需的信息已被委托并实现工作程序的统一性以及预期的服务效率和质量，从而使工作人员节省时间和精力，避免不必要的控制和监督职能避免浪费人力和物力由于总体上提高了效率而降低了成本便利了新员工的选择，并为他们提供了履行职责的必要指导方针，为随后的工作和工作分析奠定基础改进系统和程序，作为人员培训和资格认证的基础了解所有成员的组织计划，以及他们自己的角色和相关关系规范研究，批准和发布在内部进行的修改和变更组织的整体或其任何组成要素。确定每个工作岗位的职责及其与组织其他成员的关系明确划分每个工作领域的职责并避免结构间的冲突
拟订行政手册的局限性
毫无疑问，行政手册的制定和使用也有其局限性，相对于所描述的利益而言，局限性并不那么重要：
- 他们的设计和更新在时间和金钱上花费高昂的成本，由于有时过于僵化和形式化，对工作人员的主动性产生了有限的影响，因为《行政手册》的目标过于广泛，因此可能引起混乱。它们的内容其中一些难以解释和理解，这可能会导致工作人员在履行职责时产生混乱，因为它们缺乏吸引力，并且在大多数情况下内容很多，因此工会拒绝使用手册。在某些情况下，工会使用手册作为保护您权利的工具，也就是说，除非手册中已适当规定，否则他们不会做任何其他事情。
行政手册分类
手册的分类可以概括为“通用”和“特定”，即“通用”包含了组织所有成员的通用信息，而“特定”则其内容直接针对某个领域，过程或其中的特定功能。 。
在不降低公司内部存在的管理手册多样性的重要性的情况下，出于本文的目的，重点放在三种手册上，它们是对理解所研究的中心主题做出最大贡献的手册：
- 组织，规则和程序，职位和职能
组织手册
本手册以概括的方式简要介绍了公司内部一般遵守的所有方面，旨在帮助公司的所有成员了解，熟悉和识别公司。
一般而言，它详细解释了公司的结构，指出了组成公司的领域以及它们之间为实现组织目标而存在的关系。
它的内容千差万别，其影响将是负责对其进行详细阐述的人员所写的创造力和远见的结果。建议在此内容中：
- 公司的历史和说明公司的使命，愿景和目标立法或法律依据组织的结构（一般组织图）总体上组织的每个组成部分的结构（按区域组织图）一般规则和政策
规则和程序手册
本手册通过描述组织内部使用的程序及其每个活动的逻辑顺序来描述日常工作任务，以统一和控制工作程序并避免随意更改。
它们通过活动的标准化来帮助促进对工作的监督，避免流程中功能的重复和不必要的步骤，它们促进行政审计，内部控制的评估及其监控的工作。
它包含一个文本，该文本指示组成这些流程的活动必须执行的标准，并辅以流程图以及所描述的每个过程中使用的形式和形式。
建议为构成公司组织结构的每个领域准备《规范和程序手册》，因为无论组织多么小，通常只编写一个就代表了一个非常复杂的文件。
它由对每个工作程序的描述以及围绕它的规则组成；因此，其中几个的整合代表了《规范和程序手册》。
过程说明涵盖以下信息：
- 程序标识名称绩效领域编码通用描述（客观）一般规则负责构成它的每个活动步骤或子步骤编号（活动顺序）构成它的每个活动的描述
职位和职能手册
本手册通过对每个职位的日常工作职能的描述，包含组成组织结构的不同职位的具体责任和义务。
它通常用在以功能性方式组织的公司中，也就是说，将它们分为受过类似培训和兴趣的专家分组的部门，定义每个工作的特征，划定权限和责任的领域，概述组织各职能部门之间的关系。
它描述了组织中每个职位的层次结构及其依赖关系，这意味着该职位在组织结构中所处的位置，该职位直接或间接地从属于哪个职位以及它与他人之间的关系是什么工作职位。
与标准和程序手册一样，也建议为构成公司组织结构的每个领域进行准备，因为无论组织多么小，通常只编写一个就代表了非常复杂的文档。
它由每个职位的描述以及理想的职位简介，以供将来雇用该职位的人员使用；因此，其中的几个代表了《职位和职能手册》。
职位描述涵盖以下信息：
- 职位名称名称绩效领域编码通用描述（目标）职位固有的功能和属性列表每天或频繁每周每两周每月季度学期每年偶尔或偶尔对该职位的占用者的要求（概况）学术水平技能和技能技术和/或特定知识
编写行政手册的方法
对于详细的《行政手册》，没有通用的规则或预先建立的方法，只有逻辑上的指导方针可以形成，这些指导原则可以整合如下：
- 信息汇编信息解释和设计手册的准备手册的批准和更新
信息收集
信息的收集将取决于要准备的手册的特定条件，因此在此阶段，必须牢记手册的总体目标和具体目标，确定将要针对的对象以及将在其中使用的术语。以及适用于文档特定特征的所有那些技术方面。
信息必须在整个组织的工作人员的支持下进行汇编，显然，对于一般手册的编写，必须在上级主管的帮助下收集信息，而对于特定手册的编写，则必须收集信息直接由负责研究过程和功能的人员负责。
可以通过与员工直接访谈，问卷调查和通过直接观察来收集信息，建议使用这三种技术并将每种信息的相互关联起来。
信息解释与设计
信息的解释和设计阶段无非是塑造根据技术准则和负责人员准备的准则收集的信息。
解释信息意味着要分析收集到的所有数据，其重要性以及对手册设计的贡献，可能不需要将许多信息包含在文档中，因为认为对直接用户没有任何价值，但也可以确定仍然需要一些其他数据，并且信息收集的第二阶段是必需的。
在此阶段，将口头收集的信息的结果与对问卷的答复以及在第一阶段所观察到的信息进行比较。
信息的净化和补充非常重要，以免编制出与现实不符的行政文件，因此在设计时，所有信息都必须经过受访者的审查，并由每个部门的高级官员批准，这一点很重要。他们。
手册的设计旨在对信息进行整形以创建草稿，使您可以清晰地看到文档的内容并进行必要的调整以更好地理解文档。
手册编写
手册的编写是该方法学中最简单但最费力的阶段，其目的是在清晰，统一的指导原则下创建最终文件，并使用一种简单的语言来实现对文件直接用户的理解和适当应用。从组织的所有层次结构层次来看。除非是技术任务的特定手册，否则应避免使用夸张的技术。
在本手册的详细说明中，重要的是要包括有助于促进其内容解释的结论和建议。
批准和更新手册
无论手册的具体目标如何，其批准阶段对于正确使用它们以及在组织内部促进上述文化至为重要。
负责批准手册的机构可以是总经理，部门负责人，特定部门和/或为此目的的委员会等。不管是谁或谁批准它，重要的是通过正式机制来完成，因为只有这样，组织的所有成员才能查阅和尊重手册。
如果手册没有得到正式批准和执行，则其准备工作将是不必要的工作，涉及相当高的成本和精力。
手册内容的任何修改和/或扩展必须由负责手册的编写和设计的人员进行，并依次由主管机构批准，以使其具有效力和必要的支持。单独进行且未正式传达的任何修改都可以视为无效，负责组织内部活动的人员可以忽略它们。
接下来，组织和方法的专业业务顾问Oscar Yambay教授如何准备程序手册以及职位和职能手册。一个非常有说服力的补充，可以继续学习行政手册。
