如果我们组织得井井有条，处理日常电子邮件可能会很耗时，或者会变得更加“自动”。
在邮件程序中具有按主题组织的邮件的不同文件夹很方便，这样您就可以轻松访问它们以供以后参考。
例如，让我们有一个用于日常任务的“ 模型 ” 文件夹，其中您具有重复使用的“标准消息”，以这种方式，当您必须回答其他时候已经回答的问题时，只需复制该副本即可消息并更改新收件人的必要条件，或者我们可以使用复制和粘贴然后修改所需的条件。
在收件箱或收件箱中有很多邮件是不方便的。让我们阅读它们并将它们归档在它们相应的文件夹中，仅保留收件箱中待处理的内容。
让我们尝试在24小时内回答所有消息。如果不能，我们发送一条消息告诉客户我们正在尝试解决他们的问题，并将尽快与他们联系。快速响应可带来信誉。当许多客户得到快速的当天响应时，他们会感到惊喜，而您的大多数竞争对手都不会。我们会尽快答复客户有关其订单，问题等的信息。他们越会感到自信，我们的业务就会越发展。
这看起来似乎很明显，但是许多公司却没有，这非常重要。在竞争如此激烈，产品和价格类似的经济中，客户服务使许多公司倒闭，我们可以在竞争中脱颖而出。
让我们组织起来并提供良好的客户服务。我们的销售将会增加。绝对是
由于有些人的显示器尺寸为640×480，因此将电子邮件程序的行大小设置为大约70个字符以方便外发邮件很方便。这意味着，如果您的邮件程序不能很好地适应行，由于行将被打断，因此我们的消息将难以阅读。这阻碍了我们的使命，那就是要传达我们的信息。
尽量像平常邮件一样个性化您的回复。说“亲爱的顾客”或说“亲爱的佩雷斯先生”，变化很大，顾客感觉得到了更好的对待。这使我们的信息更强大，更个性化。
很多时候，我们会通过电子邮件收到参考，即要求提供信息，这些信息非常模糊，没有名称，公司等。只是一条短消息，例如：“向我发送信息”。但是，对于我们来说，这是一个对我们的产品/服务表现出兴趣的人。然后，我们必须向您发送一条消息，感谢您的关注并描述了我们的产品/服务。
在将Internet地址放入电子邮件中时，我们必须小心，因为我们希望它们处于活动状态，以便客户直接访问我们的网站。首先是为了给他带来方便，其次是因为有些人不知道如何“复制和粘贴”。让我们永远记住，做事要多余，而不是默认。我们不要在http地址后面加上句号，因为这会使它在某些邮件程序中无效。让我们将点与地址分开一个空格。
我们的许多客户服务将通过电子邮件完成。不管我们做得如何好，因为我们总是会犯一定比例的投诉，因为我们会犯错误。这不是重要的事情，因为在每项业务中总是会犯错误，并且会得到投诉或退货。重要的是我们如何处理投诉，以使投诉不影响我们业务的盈利能力。请记住，一个满意的顾客会告诉两个或三个熟人，而一个不满意的顾客会告诉十个熟人。
让我们在我们的网站和电子邮件通讯中说明退货规则（如果是产品）。如果客户不满意或不是他们想要的产品，我们可以使客户轻松退货。我们感谢他们信任我们，并让我们说我们觉得我们的产品不是他们想要的。如果我们正确处理退货，则证明他们将向我们购买其他产品。
许多人将投诉视为个人侮辱。这是错误的态度。客户可能不了解您为他们提供的产品，或者由于某种原因该产品不符合他们的期望。如果我们迅速而有礼貌，我们将赢得您的尊重和信任。
让我们迅速回应投诉。我们响应的速度越快，我们对客户的关怀就越多。让我们尽一切可能（在合理范围内）使客户满意。有时我们甚至不得不赔钱，但是生意就是这样。据统计证明，如果正确处理了退货，绝大多数退回产品的客户将再次从我们的业务中购买商品。
