制定程序手册

程序手册是一个文档，其中包含在执行一个或两个以上行政部门职能时必须遵循的活动的描述。

该手册还包括进行干预的职位或行政单位，具体说明了他们的责任和参与。

它们通常包含信息和表格，授权或必要文件，要使用的办公机器或设备的信息和示例，以及可能有助于公司内部活动的正确发展的任何其他数据。

在其中，有关所有管理部门运作的基本信息被注册和传输而没有失真，它有助于进行审计，评估和内部控制与监控的任务，并使员工及其上司意识到执行工作的任务。表现是否正常。

程序手动创建

效用

它允许了解有关任务，位置，要求和负责执行任务的位置的描述的内部操作。

因为它们详细描述了每个职位的活动，所以它们有助于上岗，人员的培训和资格认证。

它用于分析或检查系统的过程。

参与了全体员工的咨询。

您要承担简化工作的任务，例如时间分析，权限委托等。

建立信息系统或修改现有的信息系统。

规范和控制对工作例程的遵守，并避免随意更改。

更容易确定故障或错误的责任。

它促进了审计，内部控制评估及其评估的任务。

通过告诉他们做什么和如何做来提高员工效率。

帮助协调活动并避免重复。

为进一步分析工作和改进系统，过程和方法奠定基础。

手册内容

A）标识

本文档必须包含以下信息：

组织徽标组织的正式名称名称和扩展名。如果与特定单元相对应，则必须注明其名称，详细说明的日期和地点，修订号（如果适用），负责其详细说明，修订和/或授权的单位。首先是组织的首字母缩写，其次是使用表格的行政单位的首字母缩写，最后是表格的编号。在首字母和数字之间必须加上连字符或对角线。

B）索引或内容

属于文档的相应章节和页面的列表。

C）前言和/或引言

介绍文件，文件的内容，目的，应用领域以及修订和更新的重要性。它可能包括来自本手册所涵盖领域的最高机构的信息。

D）程序

的目的解释旨在实现程序的目的。

目标是标准化和控制对工作程序的遵守，并避免随意更改；简化故障或错误的责任；促进审计工作；促进审计工作，内部控制评价及其监督；员工及其老板都知道工作是否正常进行；通过提高整体效率以及其他其他好处来降低成本。

E）程序的适用领域和/或范围

涵盖程序的行动领域。

在联邦公共行政部门内，程序已根据其范围和范围分为：宏观行政程序和中观行政或部门程序。

F）

负责在任何阶段介入程序的行政单位和/或职位

G）运营政策或规则

本节包括明确确定的行动标准或一般指导方针，以促进参与程序的不同实体的责任范围。

另外，必须考虑所有需要在程序操作中可能出现的变更情况的操作规则。以下是在您的方法中应考虑的一些准则：

明确界定人员总体行动框架的政策和/或规范，以免造成人员失败。准则清晰明确地制定，即使不熟悉准则的人也可以理解它们。行政方面或程序本身，这些方面应足够明确，以避免在更高层次上进行持续磋商。

H）概念（S）

程序中使用的技术性字词或术语，由于其含义或专业程度，需要更多信息或对其含义进行扩展，以使用户更容易阅读本手册。

I）程序（操作说明）。

以叙述和顺序的形式书面陈述在一个过程中执行的每个操作，解释它们由什么组成，何时，如何，在哪里，用什么以及多少时间完成，并指出负责执行这些操作的人员。当该过程的描述是一般性的，因此包含多个区域时，应注意负责每个操作的管理部门。如果是管理单位内的详细说明，则必须指出负责每个操作的职位。即使在同一操作中有多个选项的情况下，也可以方便地对操作进行编码以简化它们的理解和识别。

J）打印表格。

过程中使用的打印表格，可插入其中或作为附录随附。在暗示其使用的操作的描述中，必须对其进行特定引用，为此使用指示符编号，使它们可以具体方式关联。也可以添加填充说明。

K）流程图。

程序操作的执行顺序和/或表格或物料的路径的图形表示，其中在所描述的每个操作中均显示了行政单位（一般程序）或所涉及的职位（详细程序）。。此外，他们通常提到每种情况下使用的设备或资源。在手册中以简单易用的方式表示的图表提供了对操作的清晰描述，使其更易于理解。为此，建议使用简化的符号和/或图形。

L）术语表。

与程序手册的内容和详细处理技术有关的技术概念列表，可作为其使用或咨询的依据。拟订行政手册的一般程序

项目设计。

鉴于必须尽可能准确地记录数据，以免引起咨询人员对其内容的理解造成混淆，因此准备行政手册的任务需要非常精确。这就是为什么在集成的每个阶段都必须引起高度重视的原因，概述了一个项目，在该项目中，实现了执行工作的所有要求，阶段和程序。

A）负责任

要开始开展工作以使手册更加完整，必须预见到在各个人中开展行动的责任并没有被淡化，而是应在技术团队的协助下任命一名协调员。在设计，实施和更新阶段应委托项目管理。以这种方式，实现了内容和信息呈现的同质性。

关于技术团队的特征，建议对个人保持良好的人际关系管理，并了解组织的目标，结构，职能和人员。对于此类工作，组织可以任命具有执行该工作所需的知识和经验的人员。由于其职能的性质，它可以将其委托给行政改进部门的负责人（如果具有此机制）。您也可以租用外部顾问的服务。

B）研究范围的界定

负责执行组织行政手册的人员必须定义和界定其工作范围，以便能够在其中开展工作；为此，他们必须：

初步研究

此步骤对于全面了解要在其作用的一个或多个区域中执行的功能和活动至关重要。在此基础上，可以定义收集信息的全球策略，确定其来源，要开展的活动，项目的规模和范围，工作所需的手段，以及总体上预见行动和估计必要的资源。进行研究。

信息来源

可以从中获取数据进行研究的机构，工作区域，文档，人员和信息机制的参考。其中最有代表性的可以提及的是：

*机构：-

以研究为对象的同一团体或部门的协作或组成该组织的组织。

-在同一工作领域的领先组织。

-发布强制性准则的监管组织。

-为所研究组织的运作提供服务或提供必要用品的组织。

*组织的文件：

-常规。

-研究领域。

*高管和员工：

-处理重要信息的管理级别的管理，因为他们知道文件集是否响应现实。

-负责日常活动的意见和评论对运营人员有很大帮助，因此他们可以发现与其他观点或文档内容有关的限制或分歧。

*工作区域：-

反映实际操作条件，资源和人员的组织级别。

*客户和/或用户：组织生成的产品和/或服务的收件人。

*信息机制：计算资源，允许向组织访问内部或外部信息，以支持研究。

项目准备

一旦收集了执行手册的基本要素，就必须准备起始文档以指定手册，该文档必须由以下内容组成：

*技术提案（必须包括）：

-背景：所有以前编写的手册或类似工作的数量。

-性质：要执行的手册类型。

-合理化：基于将带给组织的优势，证明这样做的必要性。

目标：要取得的成就。

-行动：实现目标所必需的举措或活动。

-结果：在改善组织的运作，组织的产品和/或服务，组织的气候以及与环境的关系方面有望获得收益。

-范围：研究在有机和/或领土结构中的位置所涵盖的应用领域。

-资源：开发它所必需的人力，物力和技术要求。

-成本：执行所需的全球和特定财务资源估算。

-策略：指导行动资源和资源分配所必需的基本途径。

-补充信息：可以作为支持要素的材料和研究。

c）工作计划

-标识：手册名称。

-负责人：负责实施手册的单位或小组。

-区域：研究中的宇宙。

-关键：估计活动的渐进数量。

-活动：捕获信息必须采取的特定步骤。

-阶段：定义执行活动的顺序。

-日历：为每个阶段的开始和结束分配的日期。

-图形表示：表格和图像中程序的描述。

-格式：演示和维护工作程序。

-进度报告：监视动作。

-定期：可用于报告进度的时间段。

B）向主管当局提交项目

a）参与者

为了完善项目的内容，完善其参数并确定其可行性，建议将其介绍给：

*直接干预其应用的领域，他们有义务详细了解该项目。

*受项目实施影响的区域，因为它们将不得不更改或适应。

*负责管理经济资源的区域，以更具体地量化项目的成本。

b）负责授权

同样，必须将项目提交负责执行的组织或行政部门的负责人批准。

一旦获得授权，负责人必须使所有层次的组织知道组织编写手册的意图，强调该工作将获得的好处，以便每个人在工作的开发过程中提供支持。如果没有这一要求，将严重阻碍手册的整合工作。

C）信息收集

作为此阶段的第一步，必须考虑工作的规模和规格，获得将要参加调查的人员清单。

a）人员培训

一旦工作组整合，就必须对其进行培训，不仅是在用于收集信息的调查手段的管理方面，而且还将在准备工作的整个过程中进行培训手册。

因此，应让参加者了解所追求的目标以及所采用的工作方法，活动安排，要使用的文件（问卷，格式等），项目经理，相关行政单位，信息清单，以捕获工作并分发给每个人。

当工作组很大时，可以方便地组成子小组，每个小组由负责审查和标准化信息的负责人协调。

建议在试点地区进行研究，然后比较和评估所获得的结果。

b）信息

收集收集工作应集中在事件的记录上，以便了解和分析本手册的特定且真正有用的信息，因为否则可能会导致错误的解释，从而造成延迟和资源浪费。。同样，必须根据研究的目的应用歧视标准，并且必须不断对其进行审查和评估，以保持一致的行动方针。

这项活动需要与发布信息的内部资源以及与其他物理位置的区域或组织保持恒定的关系。

为了以敏捷有序的方式收集信息，可以使用以下收集技术中的一种或组合：

文献研究：

这项技术可以选择和分析包含与手册相关的感兴趣数据的著作。为此，将研究法律管理基地，官方报纸，会议纪要，通函，办公室以及所有包含有关研究信息的文献。

信息系统咨询

访问包含信息和支持资源以构成手册的计算机系统。这种机制允许收集内部信息和/或外部系统到通过网络链接的组织。

调查：

此方法涉及根据预先准备的问题指南进行个人访谈。也可以使用调查表，以便访谈内容统一。

这种技术被认为对收集初步信息进行分析或对信息的当前结构进行更改或修改非常有用。可以单独进行调查，也可以将来自同一领域或参与相同任务的经理和员工召集在一起进行调查。

您还可以从与组织互动的客户和/或用户，服务提供商和供应商那里收集信息。

调查中使用的问卷用来获取所需的信息，由一系列书面的，预定义的，有序的问题组成，这些问题由特定的章节或主题分隔。

这意味着节省资源和时间。但是，所获得信息的质量取决于其

结构和表示形式。

一般而言，每份调查表都应说明其准备理由，确保问题清晰明了，逻辑顺序，措辞易于理解，易于回答并避免过多问题。另外，您可以包括填写说明以指示如何回答。

访谈基本上由举行个人或小组会议组成，在其中对参与者进行询问以获取信息。该媒体可能是最常用的一种媒体，它可以提供最完整，最准确的信息，因为访问者除了获得答案外，还可以通过与访问者接触来感知态度并接受评论。

为了使面试顺利进行，可以方便地观察以下方面：

明确目标：为涵盖这方面，建议您事先准备一份面试问卷或指南，其中要包含要点。本指南可以作为框架使用，以便在最后可以验证是否已获得所需的信息。

提前确定工作分配：此阶段包括分配职责和确定要调查的区域。

提前进行预约：被访者准备好向信息提供必要的时间和安定性，以减少错误幅度并避免干扰，这一点很重要。

对获得的信息进行分类：此阶段涉及将实际情况与有关改进建议的建议区分开来，以免混淆两个方面。

为了支持和/或加快信息的捕获，可以使用采样，这是一种辅助统计技术，可根据局部研究推断有关被调查宇宙的信息。

当研究领域的规模很大，但由于操作规则和统一的要求，信息是同质的，则无需调查或调查所有单元，也不需要访谈每个单元，就可以知道其特征。员工。

有一些采样表，根据信息的特征和数量，该采样表确定了代表整个样本所必须收集的最小信息量，以使从样本中获得的结果有效。

直接观察

该资源可由组织工作所在的物理区域的技术人员或分析人员使用。通过对收集到的信息的分析，应该与在这些领域提供服务的一些人进行讨论，以补充或完善这些信息。

另一种方法是让工作区域的负责人直接观察，评论和与下属讨论某些观点，并将分析结果呈现给研究人员。此过程的优点是，由于老板和下属之间的熟悉，信息可能会更完整，但是有时由于限制或内部问题，结果可能无法达到预期效果，或者可能出现以下情况：与实际操作不符。

D）信息整合

一旦获得了涉及研究领域的信息，就必须对数据进行排序和系统化，以准备进行分析。

a）如何对信息进行分类

为了促进集成任务，建议计算机设备访问获得的信息以保护和促进其管理。为此，您可以：

创建目录，子目录和文件以根据分工对其进行分类；创建特定的数据库或程序；根据项目的特定需求使用软件包；结合以上几点以优化结果。

同时，应打开带有特定章节的文件夹以及研究的原始文档，其中的信息应按地区，系统，程序，团队，政策等进行汇总。希望收集的文件包含提供信息的人的同意。

还建议在某些方面收集数据时，应将重点放在可以充当项目后续设计中的存储器的工作文档中。

b）整理信息

的区域必须考虑到规范工作绩效的法律行政法规，因为负责工作的单位已经参加了该法律，并且对其他单位，组织，客户和/或工作有什么影响或用户。

在适当的情况下，还应考虑以前组织结构的演变或发展以及所获得的结果，这为历史性的参考框架提供了条件，以便更好地了解当前状况。

现在的情况。

考虑以下方面：

目标组织结构行政规范和政策职能程序法律管理手段团队工作条件劳动环境

E）信息分析

在此阶段，必须对集成的每个信息元素或数据组进行批判性研究或检查，以便了解其性质，特征和行为，而又不会忽视它们之间的关系。，相互依存或内部相互作用以及与环境的联系，以获得反映操作实际情况的诊断。

该研究机制可以遵循以下顺序：

了解描述分解严格检查每个元素的排序定义关系识别并解释其行为

分析数据时，一种非常有效的方法是采取质疑态度并系统地制定六个基本问卷：

完成什么工作，做什么工作，做什么工作，做什么工作，做什么工作，什么时候完成？

在为每个先前的问题获得清晰，准确的答案后，他们必须依次接受新的提问，询问问题的原因？获得的新答复将指导手册的制定和行政改进措施。

a）分析的支持技术

在此阶段，它包括用于研究获得的信息的技术资源，以便详细了解信息并确定特定的行动替代方案，这些替代方案可提供最佳解决方案以获得所需的结果。

在此阶段可以使用的分析技术与项目的起源以及负责人或负责人的技术信息直接相关，这取决于手册的类型，应用的可行性，时间的可利用性，资源的分配和工作组的技术水平。

在实施组织变革过程之后，这种类型的工具可以用作项目的支持，或者反过来，可以作为发布行政手册的最终手段。

在此领域中通常用于辅助行政分析的技术包括：

目标管理系统分析成本效益分析结构分析决策树行政审计自我评估全面质量控制可行性研究可行性研究对标组织发展组织再造重组

定量的。

时间序列分析相关库存模型集成生产模型抽样数量索引数量动态规划线性规划模拟排队论或线论图论决策

F）准备本手册的草稿

一旦获得本手册中的所有信息，便将其整合在一起；对于此类活动，需要召集手册介绍中的所有参与者，以复查每个部分的内容和介绍。

a）验证

为此，必须向被采访者提供每个地区或行政单位的经过验证的信息，以便按照特定的空间进行签名；您必须验证信息的完整性和可理解性。

b）结构

一旦收集了每个领域所审查和签署的信息，参与手册介绍的人员就必须集会，以汇编和整合手册的最终草案。

G）建议的

制定为了选择最可行的建议，应考虑其成本，实施这些建议所需的资源以及其优势和局限性。

a）建议的类型

维护：对相同有机结构，功能，系统，程序，人员和形式的总体保存。

取消：制止系统，更换表格，记录和报告，全部或部分取消程序，人员损失，地区或行政单位失踪等。

增加：引入新系统，增加特定程序中的操作数量，增加人员或程序等。

组合：插入工作程序的应用顺序，组合过程的操作顺序，将通用形式与新形式结合使用，等等。

合并：在同一命令下对区域，行政单位或人员进行分组，表格，记录和报告的统一等。

修改：程序或操作的变更，人员，设备或设施的物理安置，工作量的重新分配，表格，记录，报告和程序的修改等。

简化：减少程序步骤，改进工作方法，简化表格，报告，记录，程序等。

交换：在同一团体或部门的区域或组织之间的功能，程序，资源，人员或工作流程的重定向。

b）准备报告

为了提供研究结果，有必要撰写报告，其中除了说明导致获得报告的原因外，还应纳入项目的战略信息，以使高级管理层能够及时做出正确的决定。

该报告通常包括以下要素：

简介：目的，重点，局限性和工作计划的摘要。

主要部分或正文：指出事实，论点和理由的部分。

结论和建议。

附录或附件：包括图表，表格和其他行政分析工具，被认为是支持提案和建议的辅助要素。

H）批准手册的介绍

一旦正确构建了手册，项目经理必须将其提交给适当的机构进行批准；它将召集其工作组讨论即将发布的文档的最新版本。

a）在管理级别上

，建议此演示文稿从报告得出的综合文档开始，该文档的长度不超过三十页，因此，如果进行分析，则需要最少的时间来留出更多的时间进行解释。，以及交换意见。

如果可用时间很短，则可以在计算机设备，纸张或视听设备的支持下，将综合文件交付给相应的主管部门，并专门介绍手册，其中突出显示了与该过程最相关的元素。做决定。

综合文档可细分为以下章节：

简介：简要介绍了需要编写手册的原因，手册的协调机制和员工参与程度，以及手册内容的目的和一般解释组织结构分析：起源说明组织的发展，即组织整体或部分面临的，最相关的变化，事件和变迁，影响了手册的制定决策。现状诊断：原因和/或问题的定义提出了改进建议：提出组织的行动选择，可能出现的利弊，变更的含义，实施策略：解释实施手册的相继步骤或计划阶段以及由此得出的行政改进措施。同样，进行更改的方式，预见参与工作的领域，单位，机制和官员的杰出行动因素后续行动，控制和评估：信息机制的准确性，控制和评估的过程例如在每种情况下可以采取的标准和措施。后续行动，控制和评估：信息机制，控制和评估过程的精确度以及评估的方法，变更的方式，预见参与工作的领域，单位，机制和官员的杰出行动因素在每种情况下都可以采取的标准和措施。后续行动，控制和评估：信息机制，控制和评估过程的精确度以及评估的方法，变更的方式，预见参与工作的领域，单位，机制和官员的杰出行动因素在每种情况下都可以采取的标准和措施。

b）致理事会

根据现行法规和/或组织负责人规定的政策，一旦拟议手册经上级审核和分析，必须将其提交董事会或等同于最终批准。

c）在其他层次

上，部门，办公室或区域级别的暴露也可以基于摘要文档，但是始终尝试以最易于访问的方式进行操作，以促进对其的理解。它还将有助于加强有关各方之间的承诺，这是随后进行活动监测和评估的基本要素。

I）手册

的编制一旦负责编写手册的小组收集并整合了在不同决策层面上得出的结论，它就必须与管理经济资源的单位或地区进行协调，以便将其复制并分发。和植入。为此，项目负责人必须提供印刷设计的技术参数。尽管有多种选择，但是这种类型的文档最常用的度量单位是：

为了便于修订和更新，请使用可互换的格式，格式为28×21厘米（字母大小），必要时超过字母大小的图形或表格将被折叠直到达到该尺寸。单页复印，确保将各部分，各章，各区域和/或各部分分开，各部分之间分开并印有此名称，整个文档由封面，封面，索引或内容组成介绍和正文。

封面

它是文档的封面或外面，旨在通过以下元素进行标识：

组织的正式名称官方徽标与手册内容相关的通用名称负责编写和/或应用的行政单位名称。

J）手册

的实施手册的实施是关键时刻，将有形的建议和建议转化为具体的行动，以提高生产率，改善协调，简化工作并标准化组织动态和组成部分的知识。

a）实施方法

实施行政程序的方法的选择与以下结构要素密切相关：

手动

覆盖的类型

分配的资源

人员的技术水平

组织环境

环境

根据这些变量，实施这些方法的替代方法是：

即时方法。它通常被最广泛地使用，因为在大多数情况下，准备行政手册的决定来自组织结构的最高级别，这使它们几乎具有强制性或有效性。如果组织是新组织，如果它不涉及大量的管理部门，或者相对简单，不涉及大量的功能，系统或操作，或者组织具有坚实的管理基础结构，则也可以采用该方法。试点项目方法。这种实施形式涉及仅在组织的一部分中应用手册的内容，以便衡量手册产生的结果。

它可能带来的好处是，它允许以较小的比例进行更改，并进行必要的测试，以确定建议的可行性。

这种方法的一个可能的缺点是，并非总是能够确保对试点项目有效的资源分配了资源，并且无法特别关注整个组织。

-平行植入方法。当涉及范围广泛的手册时，涉及处理大量信息或具有战略性，大量资源或保证整个工作系统的安全性时，将使用此方法，该方法涉及同时操作。确定的时间段，包括工作环境或传统条件以及将要实施的条件。由于新条件在暂停旧条件之前可以自由运行，因此可以进行更改而不会造成问题。