在没有清楚地知道预防的意义的情况下谈论预防几乎没有用，甚至在不知道如何使预防变得可行的情况下就更少了。这项工作的主要目的是揭露它，力求突出实用性，以便其读者将必须在您的组织或部门中披露的系统付诸实践。
与经济，安全和道德相关的问题使我们有义务采取预防措施，并将预防措施和导致其进行的活动作为义务，因此，引起了对这一目标的全面思考。
预防包括提前准备以防止伤害。从心理角度来看，它意味着预见风险，损害或危险，以便采取或采取必要的措施来避免其实现。
进行预防或预料意味着要有意识地意识到威胁某项活动的危险或损害，知道应采取措施防止其发生。
在这种预防措施中，必须避免损坏的发生，但是一旦产生了某些警告，很多时候该行动可以集中于防止进一步的损坏或将其减少到最小。
现在我们在谈论与以下内容有关的损害：
- 过程故障产品或服务故障或缺陷内部控制失灵事故生态或环境破坏职业病内部或外部欺诈气候或自然因素造成的损坏由使用产品或服务引起的事故或损坏安全问题设施，机器和设备的损坏
如今，恐怖主义的危险，计算机系统的损坏，数百万美元的骗局，事故，环境破坏以及许多其他因素比以往任何时候所造成的损失都可能危害或危及公司的连续性。防止这种情况的发生是管理者的基本责任，但是其他成员或公司成员也必须注意这一点。
在这方面，工作人员不能说：“有预防的义务是管理者。” 每个人都必须参加针对其所在领域或活动的一般性预防工作，但是组织的最高管理者应制定有利于保护机构资产的政策和策略。
预防系统作为持续改进的方法
系统地发现风险并随后进行预防是持续改进的最有效形式之一。因此，如果您专注于某个领域，过程，活动，产品或服务，则可以及时发现其固有的可能风险，进行后验以产生避免此类风险或缺陷发生的措施。
我们必须始终牢记，局势处于永久或连续的变化中，这就是为什么我们还必须根据新情况并结合新的预防措施来审查风险。
在此监视中，监视有关其他公司或流程中发生的损失或问题的信息，然后采取必要的措施以更新，改进和重组防御措施非常重要。
负分析
关于预防的说法很多，但很少有人真正知道如何使它可行。其他人则说：“预防是可能的，但是如何做到呢？”
对于那些不相信预防可能性的人，以及那些相信它但又不知道如何使之可行的人，已经创建了否定分析方法。
此方法的名称将引起极大的关注，因为其名称的原因来自于对可能出问题的思考的关注，并由此创造性地产生或研究了避免这些事件发生的方法。
为了做到这一点，有一种工作方式，思路和某些规则可以遵循。这项工作的目的是证明预防是可行的，有一些方法以及如何使它们成为现实。
在否定分析的情况下，我们可以举一个与质量或安全问题有关的案例为例。例如，在疗养院中，由于它们的相似性，有可能混合瓶子，并可能造成错误使用的风险。如果能够做到这一点，问题是：如何避免呢？怎样才能避免发生此类事故或错误？
负分析可以应用于质量问题，例如安全性，维护，过程操作。在质量或安全方面，我们同时讨论产品和服务以及组织每个领域或活动中的内部流程。
方法论
如果我们想防止负面事件，考虑它将是很好且必要的。首先，最基本的事情是要意识到各种类型的风险，因为如果不了解这一点，就不会有采取动机和真正的兴趣采取预防态度。
不幸的是，而且很难理解，绝大多数专业人员，经理，商人和公职人员以及其他人员没有承担或真正意识到每种活动所带来的各种风险，因此没有采取必要的措施来防止这些活动的发生。 。此外，甚至没有可预见的动作以反应方式允许面对故障或事故。
尽管否定分析也可以采取反应性措施，但其重点是预防性地避免发生故障，事故或浪费，以及在开展业务活动过程中可能发生的其他弊端。
考虑一下，最好是由一群来自各个部门和流程的人员以及公司外部的专业人员或合作者组成的团队来进行。这些外部视角可以拓宽视野，并以不同的眼光和范式查看公司的流程，活动，产品和服务。
所有人员和董事都有参加此类会议的义务。负面分析必须在组织的所有领域和过程中进行。
小组集结后，最好在所谓的“风暴或头脑风暴”的基础上进行工作。这样做的好处是，除了承担某些人发现的风险和其他人发现的解决方案之外，还可以增加经验，思想和知识，跨越观点并建立基于观点的新观点。
重要的是要有适当的元素，例如配备一个可以使参与者更加放松和宁静的房间，一块黑板和足够的纸来做笔记。
会议应由领导者领导，领导者应鼓励和激励所有参与者，避免对抗，支持小组工作，建立良好的人际关系，并使每个人都意识到他们的参与和想法的至关重要性。
会议必须定期，每周，每两周或每月召开一次，具体取决于风险级别或要解决的风险。
每个部门或地区的人员，以及参与各个过程的人员，在后一种情况下，即使来自不同领域的人员也必须参加这些会议。参加不同层次级别的同一个人会议没有也不应该是一个问题。
关于外部人员，必须邀请他们，他们可以在部门或部门外部，在流程或活动方面外部，也可以在公司外部（在后者的情况下，作为顾问）。为这种参与提供服务，以注入新的观点，这些观点是那些过去每天在相同流程中工作的人所看不到的。
随着人员培训的增加，结果会更好，因为通过这种方式，对不同技术或程序的更多了解将使他们具有更大的概念广度。
一般而言，首先应确定风险，然后进行后验以特别应对风险。
一旦发现危险，就必须对如何避免发生危险进行推理。这可能会在会议上立即出现，也可能从会议开始就针对解决方案的整个过程进行，可能由公司外部的顾问或专家掌握。
非常重要的是，将检测到的风险及其可能的解决方案记录在为此目的而启用的书中，这不仅是官僚主义的问题，而且还应作为一种明确的方式，如果发现了风险，则有义务提供解决方案或对策。尽快一样。
现在，可以检测到风险，并且由于其后果的严重性，没有时间等待小组会议了，在这种情况下，至关重要的是，风险必须以特殊形式和重复形式立即暴露在外，而仍由执行该任务的人掌握获得带有盖章和收据签名的风险报告，一式两份。
必须发布关于检测到的风险和实施解决方案的月度报告，以防止其发生或减少损害。示例：在谷物田中无法避免冰雹，但是可以购买冰雹保险。另一方面，在其他类型的活动中，可以通过用于此类目的的屋顶或覆盖物系统来避免风险。
重要而根本的事情是，首先要识别不同的风险，然后在第二阶段继续进行检测并实施最有效的解决方案。
关于该方法的结论
必须教导管理人员，官员和职员不仅要考虑发现产品或服务的新应用程序或发现新业务的可能性，而且要知道如何识别危险。除了日常工作的人以外，还有谁能及时认识到可能直接或间接损害公司的风险。
存在风险，并且也要采取预防措施，只有充分准备有条不紊地系统地应对它们。
方法的主要步骤
1.关于存在风险和危险的意识。
2.认识到存在旨在防止此类事件发生的方法，或有可能减少此类事件或损害的可能性。
3.系统地，定期地进行阴性分析的应用。
4.将否定分析方法视为具有建议特征的小组活动或个人贡献。
5.用作基本工具：
- 头脑风暴思维导图横向思维系统思维
预防性维护和维修监控系统
通过专用软件的应用，不仅可以进行维护方面的预防性管理，尤其是机器，设备，车辆和设施的维护，还可以评估输入和机器的不同性能。
通过反应采取行动，或事后追赶行动，并不能带来更大的收益，相反，它们会吞噬它们，以致出现故障和破损，质量缺陷和停机时间。
在另一方面，我们认为传统会计可以向我们显示发生的情况和大致情况，而无需详细分析花费的原因。鉴于需要快速解决日常问题，经理或经理会授权必要的支出来纠正问题。
问题是在授权之前评估每个特定维修的频率（按类型，位置，机器），使用的材料，维修负责人等。这样，将避免仅纠正症状并找到根本原因。
因此，如果我们在相同的单元和相同的位置提前发生轮胎连续磨损，我们会发现问题出在减震器上。同样，在不注意频率和位置的情况下不断更换照明灯会使我们忽略了这些问题可能是由电涌引起的事实。
这种工作方式不仅可以发现造成各种不便的另一个原因或技术原因，而且还可以发现所用材料或供应品中的问题，机器的误用，负责维修的人员的能力不足，甚至更糟的是，存在欺诈行为。
该软件的产生并不昂贵，其开发时间也不长，并且由于使用它们而大大降低了成本，因此可以很快地将它们恢复。
预测性维护
如果将与计算机相关的传感器系统应用于机器和设备，则维护成本，预防故障和破裂的措施以及因此而导致的事故危险将大大降低，从而可以及时捕获振动水平的变化，气体，温度和您要监视的其他任何关键因素，以便及时发现维护和/或修理的需求。
信息系统
为了实现高度的预防，没有什么比有效的信息系统重要。关于财务，商业，运营或人事问题，以及与内部控制有关的问题，及时拥有足够的信息对于检测，评估和分析偏差，违规行为或错位事件至关重要。
如果在开始一项活动之前需要考虑一些重要的事情，那就需要什么信息，什么格式，什么周期性或频率，谁来负责和什么程度的细节。
信息系统必须允许及时发现可能影响组织正常发展的各种违规行为。平衡计分卡或仪表板允许我们以敏捷的方式获取此类信息，通知我们由于正面或负面而从目标设定的值接近或接近多远。
预警系统
这种方法使员工可以充分参与提醒组织注意危险的任务。它基本上包括根据风险或危险的类型，给人事支票簿提供不同颜色的形式。
当工厂，医院或其他环境中的人员检测到风险时，他们会以相应的形式对其进行注册，为此目的，该形式应存放在邮箱中，这些邮箱应策略性地分布在工作环境的各个位置。
具有确定频率的人员将被分配此效果的人员撤回表格，并将其发送给负责接收警报，评估警报并为立即解决做出决策的人员。
即时警报系统-安东
如前所述，但使用内部信号系统或对讲机。无论风险可能很高，还是反应时间必须非常快，发现任何不正常现象都会促使专业人员和/或支持人员立即介入，以解决或避免发现的情况。在实行准时制的工厂中，该系统称为安东。
基准应用于预防系统
基准测试是一种旨在检测和应用在竞争性公司或其他行业中检测到的最佳实践的方法，在预防系统的情况下，它可以将公司使用的各种方法和工具与专门公司使用的各种方法和工具进行比较。进行相同或其他活动，以使他们适应公司的需求以及技术，物质，经济和人员能力。
双重E或外部教导
这是指在其他公司中发生的负面事件，这些负面事件可作为教导，以避免它们在应用此事件的公司中发生。还包括其他组织采用的预防系统，这些系统已通过不同渠道得到了了解。
已获取知识的负面事件已注册在为此目的而启用的数据库中。必须使所有人员都知道这些事件，以便他们可以表达自己的意见并就应采用的预防方法或系统提出建议。
五个“ S”
组成它的活动使之成为可能：
- 避免丢失仪器或组件。发生事故。及时发现风险，危险或缺陷。
该系统由什么组成？这种方法非常简单，目前已被广泛采用，但不是很久以前，尤其是在车间区域，常见的问题是高度的污垢和混乱。
第一步是将必要的要素和工具与短期内没有的要素和工具进行分类和分离。个人有很强的趋势来积累元素，无论有没有理由，这都是一种心理倾向，必须克服这一倾向才能将基本元素留在通常的工作空间中。
第二步是方便地定位这些基本元素中的每一个，以便更快地进行检测，避免其丢失，损坏或被盗。
第三步是保持工作场所的清洁和秩序，无论采取什么活动。该活动可防止事故发生，改善员工的情绪并保持工作环境健康。正确的照明，良好的通风，声音水平和适当的温度对于确保高水平的质量和生产率至关重要。
第四步包括人员清洁和安全措施，最后一步是检查并重新应用先前的步骤。
Poka Yoke
其含义是“防错的”，并且意味着创建旨在避免发生错误或事故的不同方法，工具或组件。与否定分析相结合，它可以产生多种非常有效的方法来避免损坏，事故，缺陷或损失。
图形标志和标牌
他们的目的是提醒人们存在风险或危险的区域，记住在某些操作或活动中要注意的处理和注意事项，在某些过程中要采取的安全措施。
它们必须是可见的，可理解的，引人注目的并且印象深刻的，以产生所需的效果。
记忆管理与组织学习
组织记忆和学习管理（CMMS）是积累经验和教训以使公司的日常活动和运营不断改进的最有效方法之一。
如果所获得的经验和知识不能方便，积极地积累起来，则存在重蹈覆辙，随着时间的推移而无法积累课程和学习的风险。
在构建组织学习系统时，管理所有员工都可以访问并查阅自己的经历的计算机记录至关重要。
雇用和监督员工
员工是公司竞争力的最重要因素之一，因此，员工也是至关重要的因素。在防止对公司造成损害时，雇用他们并对其身体和心理社会状况进行后续监视至关重要。
雇用具有不稳定，强烈压抑，情绪低落的性格特征的人员，不适合团队或小组工作，这既是干扰的要素，也是组织的危险要素。因此，人员选拔至关重要。
人类没有不变或不变的状态，因此需要永久监视可能反映行为改变的情绪和态度的变化，从而对组织造成危险。
到目前为止，关于心理方面的论述也必须转移到身体方面。
如果适当监视组成组织的个人的行为，可以避免许多已经发生或将来可能发生的严重问题或事故。
内部控制调查评估-内部审计
分析和诊断旨在避免发生故障，偏差或不符合标准，目标和既定政策的系统的存在和正常运行是至关重要且至关重要的。毫无疑问，最有能力进行这种评估的是内部审计师。
内部审计不应被确认为行政或官僚开支，而应被视为真实真实的战略成本，因为审计活动可以验证并促进保障和信息机制的正常运行。没有可靠的信息，就无法做出有效的控制或决策。错误的控制和错误的决策最终会造成损失。
不幸的是，许多管理人员在创造收入时会奖励并集中他们的努力和兴趣，但在减少或消除损失或产生更好的控制措施（往往会保持公司的连续性和竞争能力）方面却没有这样做。
永远不要忘记发生了什么事，班卡·巴林（Banca Baring）更侧重于衍生工具业务，以实现巨额利润为目标，却严格地忽略了其内部控制，从而导致其破产。
统计过程控制
尽管该工具在美国出现并已被戴明（Deming）广泛传播，但西方公司很少使用该工具，这是一种及时检测过程中异常或不正常情况的有效方法。
这不是开发其方法论的确切位置，而是在表达其对于防止与流程操作以及组织的平稳运行相关的问题时至关重要的地方。其指标和管理比率。
只有适当监视与各种指标相对应的变化，我们才能识别系统和过程是否在其能力范围内运行或处于失控状态。
内部控制矩阵系统/内部控制矩阵
在确定，分析和评估避免损失的法规（内部和外部）的存在和合规性时，与组织的各种活动，过程，产品，服务以及组织的领域或部门相关的各种关键因素之间的相互关系至关重要。组织的财务状况。
根据美国会计师协会审计程序委员会的规定，内部控制目前被视为公司行政组织的基本概念，其内部控制定义为：组织计划以及公司采用的所有方法和措施。维护资产，验证会计数据的准确性和安全性，提高运营效率并鼓励遵守规定的管理政策的公司。
作为超越当前流行或传统系统的综合，并强调现代和当前的管理技术，内部控制矩阵系统应运而生，该系统可以定义为“通过问卷调查，并将权重转储到计算机系统中可实现预防性和被动性控制，并通过控制（或自我控制）委派以低成本和实时方式提供相应的信息”。
内部控制矩阵系统允许严格检查是否符合外部标准以及内部法规和政策。它还可以验证其他控制工具的正确使用，从而成为业务管理的集成工具。
内部控制矩阵表是出于迫切需要采取预防措施以抑制和/或显着降低不同类型的组织（无论是私人组织还是公共组织）而受到影响的多种风险的工具非营利。
源自国家（联邦），省（州）和市级机构的众多规范和法规（包括税收，劳工，生态，消费者，会计，银行，公司，证券交易所等）强制要求美国政府组织要非常警惕缺乏遵从性对其资产造成的风险。
除此以外，还需要验证是否遵守内部法规以及有关安全和内部控制的各种标准，以及验证各个领域或部门是否遵守公司政策。
石川图
鱼骨图（也称为石川图）使我们可以更清楚地观察因果关系，以进行后续分析。在涉及我们的情况下，它特别允许各种原因与可能的缺陷，问题，风险和不便联系在一起。如果将其以小组方式使用，以利用组成分析小组的个人的经验和知识，则总是更有用。
可以并且应该将次要原因或子原因添加到各种主要原因中，依此类推，直到分解影响该过程的各种因素，然后继续权衡可归因于每个因素的相对重要性。
永久监控系统（SMP）
在监视方面，我们正在谈论的是观察和分析各种比率，指标和指标中发生的变化，这可能会警告我们有关影响组织的变化或重要事件。
因此，每月，每两周或每周的客户满意度水平的任何突然变化都将向我们显示公司流程中的问题。同样，轮换水平，收入或费用比率的变化以及许多其他比率，将使我们面临公司所面临的潜在危险。
计算周期越短，这种监视的结果就必须越有效，这应与统计管理控制的应用有关。
系统思考
首先是要了解系统的含义，这意味着彼此交互的一组相互关联的元素构成一个统一的整体。统一的最后一个概念很重要，因为它揭示了它与组件的简单求和或分组无关，而与它们作为具有特定目的或目标的单元的性能有关。
系统中的元素相互作用，因此其中任何一个元素的任何变化或变化都会立即在系统的其他组件中产生反应。
如果我们试图做的是预防，那么毫无疑问理解组织的要素和子系统如何相互作用的重要性，以便及时预见并形成面对变化，重组，决策或变革时可能发生的可能或可能的影响。变化。
如果我们事先知道可能的影响，我们将有能力避免某些事件或在系统中产生变化，从而避免可能的损坏，故障或缺陷。
这就是为什么学习系统思考，即及时评估并形成各种决策，变化或行动的后果的重要性。忽视与组织其他组成部分相关的每个组成部分，要素，过程或活动的相互关系，不仅会阻止更有效的控制，而且会导致我们留下许多薄弱的一面。
结论
上述不同方法的组合并以系统的方式应用，可以使任何组织（无论是盈利还是非盈利），无论是公共组织还是私人组织，都可以避免破坏，经济或物质损失，尤其是保留产生附加值的能力。
单独应用这些方法中的任何一种都可以产生积极的结果，但是，如果将它们组合并相互关联，则必须收集更多的好处。
现在是时候让管理人员和官员为预防系统和方法提供他们真正具有的价值了。继续采取反应行事对组织一直有害且代价高昂，但从未像今天这样严重。
继续等待“漏洞”发生，然后堵塞漏洞并不是竞争性公司和增值工作的典型特征，而是缺乏建设性和创造性思维能力的公司所特有的。
创造力不仅在设计新产品或新工艺时很重要，而且在预防或改进预防系统时也很重要。
处理这些系统或方法时，非常重要的一点是要以集体的方式面对它们，从而实现所有成员的知识，经验和创造能力的总和。
预防是消除浪费的代名词，在最广泛的版本或上下文中加以考虑。一个人必须避免同时失去物质财富和失去有价值的客户或高价值人员。许多人只审计或控制最明显的损失，而忽略了隐性成本。
参考书目
内部控制矩阵系统-Mauricio Lefcovich-www.gestiopolis.com-2005
内部控制矩阵-Mauricio Lefcovich-www.monografias.com-2003
阴性分析-Mauricio Lefcovich-www.gestiopolis.com-2006
可测量单元的控制系统/ SCUM-Mauricio Lefcovich-www.tuobra.unam.mx-2004
Kaizen-Mauricio Lefcovich-www.gestiopolis.com-2004
内部审计-Mauricio Lefcovich-www.monografias.com-2004
