信息系统和技术项目

信息系统应用程序起源于公司的几乎所有领域，并且与组织中的所有问题有关。

公司目标和信息系统的作用

也许令人惊讶的是，在讨论提出项目的原因时，非常重视业务方面。

公司开发信息系统的基本原则是，应用程序是使用信息技术所必须的工具，而不是工具。因此，必须根据信息系统自身的能力来开发信息系统，以提高组织的绩效，但是，这些原因并不仅仅意味着得失。公司的运营还包括为其雇员，客户和与之打交道的其他人带来的利益。

提议信息系统项目的原因

对信息系统的要求是出于以下三个总体目标：

解决问题

当前或未来可能无法达到绩效标准或期望的活动过程或功能，因此必须采取措施解决困难。

示例通过消除手动输入销售数据来减少输入数据中过多的错误。

冒一次险

为扩大或改善公司的经济绩效及其在市场上的竞争力而进行的更改。

示例通过提供具有更多直接航班和机票价格折扣的新计划来吸引大量客户。

给经理人答案

根据立法机关或行政机关发出的命令，请求或命令提供信息，以某种方式执行任务，或者更改信息或可能更改其性能。

示例每年使用适当的格式将可能来自储蓄，支票账户和定期存款的利息通知给可能涉及的人。

为了实现这些目标，公司出于以下一个或多个原因进行项目：5 C：

容量通讯成本控制竞争力

五表启动信息系统项目的5个理由
原因	说明
1.能力
处理速度更高。	利用计算机固有的能力来执行计算，排序，检索数据和信息，并以比人类更快的速度重复执行相同的任务。
增大音量。	提供处理许多活动的能力，可能是由于公司的成长而可能利用商业类型的新机会，这超出了获得成就的关键的能力和程序。
更快地检索信息。	从存储信息的位置定位和检索信息，并执行复杂的搜索。
2.控制
更高的准确性和更高的一致性。	进行计算步骤，包括算术，会计等。正确且始终以相同的方式。
提供更好的安全性。	以仅授权人员可访问的方式保护重要的敏感数据。
3.通讯
改善沟通。	加快远程位置之间以及办公室内部的信息和消息流，包括在它们内部的文档传输。
公司领域的整合。	通过捕获和分发信息来协调公司在组织的不同区域中开展的活动。
4.费用
成本监控。	监测劳动力，商品和设施的成本，以确定其与预期成本的关系。
降低成本。	使用计算能力以比其他方法更低的成本处理数据，同时保持相同的准确性和性能水平，
5.竞争力
吸引客户。	修改提供的服务以及与客户的关系，使他们不选择更改提供商。
排除竞争。	减少由于组织使用其信息系统的方式而导致竞争对手进入同一市场的机会。
与供应商达成更好的协议。	价格，服务，交货条件的变化以及供应商与组织之间的关系因此而受益。
开发新产品。	引入具有使用或受新信息技术影响的特征的新产品。

容量

组织的活动受其快速有效地处理交易的能力的影响。信息系统通过三种方式增强了此功能：

提高处理速度允许处理不断增长的交易量快速检索信息

加速处理

计算机处理数据的固有速度是组织寻求项目开发的原因之一。基于计算机的系统可以帮助消除繁琐的计算和重复比较的需求。

如果需要快速处理，那么自动化系统可能会非常有用。

音量增加

由于信息系统是公司的资产，因此通常会在业务增长和扩展之前或期间首先考虑它们。无法跟上处理的步伐并不一定意味着放弃现有程序。

在这种情况下，无论现有系统是手动系统还是扩展系统，分析人员都会考虑引入计算机处理的影响。仅提高速度不可能是解决方案。

考虑到公司业务活动的数量及其增长方式，系统的存储容量，业务活动相对于处理中心的位置以及其他方面，每笔交易的处理时间会增加。类似的性质。

快速信息检索

组织存储了大量与其运营，员工，客户，供应商和财务相关的数据。在这种情况下，两个方面很重要：

数据存储在哪里？在需要时如何检索？

如果用户在不同情况下以不同方式检索数据，则数据存储会更加复杂。

在不使用计算机的公司中，所有这些问题的答案都可以通过文件中包含的记录（每个问题一个）或相关文件找到。如果保留了多个文件，则每个文件都会组织起来回答一个特定的问题。

控制

以前，讨论了信息系统与运营管理和控制之间的关系。

运营管理和控制与开发信息系统的原因有何关系？

基本上有两种方式：

提高准确性和一致性提高最重要数据的安全性。

提高准确性和一致性

为了演示信息系统如何实现此目标，请以发票处理的常见活动为例。

标准处理包括在发送发票进行处理和会计之前累积一组发票，然后收到订单的员工将计算发票的总数，从而在会计中收到发票后计算购买金额和其他费用。错误和不一致得到调和，再次发送数据以在部门中进行更正和调整。您已收到发票，并且余额已调整。

如果将用于计算每张发票的金额和按批次累计总额的过程合并到计算机程序中，那么簿记员可以遵循所有步骤而无需省略任何步骤，而无需所有那些繁琐的过程，也不需要他本人。

提供更好的安全性

有时，可以以适当的方式存储数据以通过机器读取的事实提供了更高的安全性，这在没有计算机的环境中很难实现。

举个例子; 在自动化之前，向负责产品制造的工人提供了一本公式书。该书包含了制造某种产品所必需的原材料的名称，数量和配方，信息向竞争者的泄露是相当高的持续风险。

主管部门开发了一种计算机程序，其中对所述原材料的名称，数量和库存进行编码，并且仅向授权人员提供访问代码。这几乎完全消除了信息泄漏给竞争对手的潜在风险。

通讯

缺乏沟通是困难的常见根源，既影响客户又影响员工。但是，发达的信息系统扩大了交流并促进了各个职能的整合。

增进沟通

为此，许多公司通过开发专用网络来增加其沟通渠道和渠道。这些路线覆盖整个国家/地区，可让您加快不在同一地区的办公室和设施内的信息流。

没有信息系统，就不会存在允许许多人购买商品和服务的信用卡系统。大型通信网络和区域处理中心可在几秒钟内验证信用并授权交易。

办公室信息系统最重要的特征之一就是电子传输信息，例如数据，文件和文件。

公司领域整合

公司的活动经常涵盖组织的多个领域；在一个领域完成的工作与在其他领域完成的工作相混淆。

为了更好地协调运营，主管部门为在生产部门和采购部门之间实施带有运行信息系统的终端做出了贡献，从双方提取了报告，并提供了诸如生产可用库存和采购需求之类的数据。材料。

费用

许多组织被排除在商业活动之外，而其他许多组织则由于对成本的控制很少或对这些成本的完全无知而无法取得成功。信息系统在监视和降低运营成本中都起着非常重要的作用。

成本监控

跟踪人工，货物和一般费用的成本是确定公司是否按预期发展（即根据预算）发展的一项重要任务。

人工成本跟踪系统不如自动化系统有效，它们也不提供相同数量的类别和全面的比较。

市场竞争的日益激烈，导致需要更好的方法来确保成本并将其与个人和组织的生产率联系起来。将来这个目标可能会变得更加重要。

降低成本

一些系统设计通过利用计算机程序过程中包含的自动计算和数据检索功能来帮助降低成本。

过去，许多人认为信息系统应用程序的开发，尤其是那些自动化程度高的应用程序，意味着对工人的需求减少了。信息系统确实改变了工作的性质，但对操作人员的需求并没有减少。人们很少会流离失所，实际上，通过使所有繁琐的任务自动化，他们的工作变得更加有趣。

竞争力

计算机信息系统是一种战略武器，可以改变公司在市场竞争中的方式。由于上述原因，这些系统改善了组织并帮助其获得竞争优势。相反，如果公司的竞争对手具有更先进的信息处理能力，则信息系统可能会成为竞争劣势。

因此，信息系统功能是制定组织战略时的重要考虑因素。

一个组织可以通过4种不同的方式通过其信息系统获得竞争优势，每种方式都将公司与之打交道的实体视为其商业活动的一部分，这些实体是：

客户竞争对手供应商产品和服务。

竞争圈

竞争圈

保护客户

鉴于客户对组织而言最重要，因此经理们寻求不同的方式来接触新客户，同时保留他们所拥有的客户。

在这种情况下，公司的信息系统如何提供比竞争对手更大的竞争优势或显着优势？

公司采用以下三种方式与客户保持联系：

提供更好的价格，提供独家服务，展示不同的产品。

排除竞争对手

如果竞争对手找到了复制公司成就的方法，那么超越竞争对手可能会冒险。例如，折扣并不能提供长期的战略利益，但是信息系统可以成为阻止竞争者进入市场的基础，既可以阻止他们进入市场的尝试，也可以为进入竞争者设置障碍。

与供应商达成更好的协议

在业务中，供应商在战略上也很重要。使用信息系统以有利于与供应商达成安排的一种方法是，通过收取更高的价格，使用年度供应系统来预测库存，该年度供应系统是通过对供应商的订单的统计消费报告或在线订单生成的。

为新产品奠定基础

信息系统还构成了创建，推广和分配新产品和服务的基础。

例如，大型银行已开始认识到其有关债务人和储蓄者的人口统计信息的价值。

通过使用计算机分析有关经济趋势，住房发展和其他金融新闻的数据，而这一切都不会因任何原因而侵犯保密信息的权利，银行可以从其市场研究中获得有价值的信息。

信息系统规划方法。

在开发有助于实现组织目标的信息系统的过程中，开发了正式的计划方法来支持经理和主管。

这些方法的目的是描述公司信息系统的组织级准则。这包括确定应用程序及其开发都依赖的关键元素。还包括这些元素之间的关系的描述以及可能的当前信息需求文档或公司未来计划的概述。

信息系统规划中最常用的三种方法是：

IBM企业系统规划（BSP）方法Nolan，Norton&Co.计算机体系结构战略规划方法关键成功因素方法
- IBM业务系统规划（BSP）方法是使用最广泛的方法之一，着重于确定启动组织所需的方法。Nolan，Norton和Norton计算机体系结构战略规划方法Co.将组织的当前能力与当前的需求联系起来，关键成功因素方法旨在确定对组织生存至关重要的领域，并确保将其纳入信息系统。

信息系统项目需求来源

项目请求有四个主要来源，这些申请人可以是：

部门主管高级主管系统分析师外部小组

申请人- 说明

部门

负责人参与公司日常活动的人员，无论是员工还是经理，都在自己的部门内寻求帮助。

高级管理人员

通常，高级管理人员（例如总裁，副总裁或董事会成员）拥有管理人员无法获得的信息。这些信息加上这些高管对信息系统的请求产生影响的重要信息（他们指导整个组织超过多个部门）。

系统

分析员有时，系统分析员会寻找应该开发项目的区域，或者鼓励经理允许他代表开发信息系统。

外部团体

组织外部的事件也导致了项目的制定。

系统类型之间的类比和差异矩阵表

信息系统的类型
交易性	支持决策	战略
大量节省劳动力。	他们通常不节省劳力。	其功能是获得竞争对手所没有的优势。
他们是信息收集者。	您的信息可为中层管理人员提供重复性和非结构化的决策。	它的作用既不是事务支持也不是决策支持，但是它可以执行两项任务。
它们通常是公司中第一个实施的系统	它们是在事务系统之后实现的。	它的发展形式是基于增量的。
他们在信息的输入和输出方面投入大量精力。	它们通常需要大量的计算，而不是信息的输入和输出。	他们支持产品创新过程。
它的成本很容易证明是合理的。	其经济理由是困难的。	它们是昂贵的。
适应市场应用程序包。	它们通常是交互式的，并且具有较高的协议标准。	它们通常是在内部开发的，因此它们不适合市场包装。

结论与建议

尽管通常出于多种原因提出项目要求，但此处提出的要求指出了最有理由提出建议的领域。

通过使用自动化系统来表现出提高生产率或取得更大进步的愿望，并不是投资于基于计算机的信息系统的充分理由。对信息系统项目的任何请求都应以改进为基础，例如已经提到的操作和事务。

信息系统在组织中的适应方式取决于组织的业务性质以及您获得成功的原因。如果客户是最重要的事情，则系统分析师可以将他们的大部分工作直接用于改善服务和产品的应用程序。如果成本控制是公司成功的主要指标，那么大多数应用将直接用于识别和保留成本优势。如果新产品的发布是成功的关键，那么信息系统必须帮助我们识别和创建此类产品。

如果信息系统独立于为其设计的组织的目标，价值观和目标而开发，那么信息系统几乎是不可能的。

“必须始终根据此原则准备和评估对信息项目的要求。”

参考书目

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