智利一家轮胎厂的信息访问平台

当前，一些公司没有明确的文档记录流程，这妨碍了维护人员的更高生产率以及流程的标准化，学习和持续改进，尤其是产生了大量的知识损失，主要集中在人，而不是组织中的人。

维护领域的主要资产在于人们的知识以及他们处理和产生的信息。因此，应将其视为不断更新的信息系统。这是文件管理功能至关重要的地方，因此，信息的适当变化和组织发展也至关重要。

平台访问集中信息工业植物智利

因此，公司今天在这方面面临的主要挑战是需要统一和管理所有信息，无论是来自客户，供应商，制造商，法律信息，环境，安全性还是他们自己的数据库。，电子邮件，报告等，以优化和简化搜索。所有这些都是为了生成一个信息系统，该信息系统有助于保护组织中而不是人员中的知识，并允许实时地更灵活有效地进行决策。

这项工作将开发流程，方法论，编码和信息访问平台（SGD），该平台具有单个WEB类型的访问工具，可以访问来自不同信息源（制造商，供应商，服务器）的先前处理的文件。，数据库，备份等），使维护人员能够从利润上管理公司的知识，因此，这会对公司的积极发展和更好的盈利能力产生影响。

介绍

在智利的固特异轮胎厂当前存在的问题内，为了遵守工程区定义的维护策略，有必要为每个过程，子过程和工作流程配备适当的系统。工厂目前处于发展和扩张阶段，正在采用和实施预防性维护（PM），计划与计划以及纠正性维护（CM）流程，在该流程中，工厂必须规范其工作程序。

在此过程中，有必要在工程管理的每个管理级别获得信息（管理，技术等），以促进和改善思想，解决方案，建议和行动计划的交换，其中包括流程的不同领域和参与者之间的关系。

鉴于工厂设备维护过程中生成的信息量很大，因此集中和订购信息以确保连续性至关重要。信息的集中将通过计算机化的文档管理系统完成，这将使对工厂的宝贵知识得以恢复和管理。

为此，在这项工作中提出了三个基本目标：

第一个目标是在易于访问，有用和可管理的平台上保持公司信息的统一和更新；第二个目标是对地区的重要历史文献进行分类，以在搜索引擎的支持下通过同一平台进行快速搜索。第三个目标是发布有用信息的文章，广告和/或横幅，这些信息涉及该区域的过程和子过程的报告，指标和/或结果。维护。

方法

在不同的公司（主要是采矿和工业公司）中进行了书目审查和现场研究，以观察您进行文件管理过程的方式。通过此信息收集，我们测试了一些管理系统软件，查看了项目示例，分析了我们的功能和资源（主要是成本）等。这样，我们便可以构想出一个模型，该模型可以满足维护领域所属的工程管理部门的大多数基本期望。另一方面，我们还花费时间和资源来收集，分类和编码工厂用户特别是维护区域用户的信息。最后，在连续的会议上介绍了该实施方案，在其中澄清了疑虑，我们还获得了新的想法，这些想法将系统进一步集成到用户自己声明要定期使用的现有流程中。

我们将限制该方法论的范围将集中在维护区域文档管理方式的建模以及管理计算机系统本身的建模上，为此，我们需要解决工厂管理中所有当前的问题。文件，搜索特定信息，复制工作文件，分类，文件名称的标准化，市场和互联网上可用的当前文件系统，存储空间和媒体，硬件和支持软件等。为此，我们将解决以下几点：

文件流程信息分类工作流程审查和批准信息结构文件系统用户和访问控制文件管理系统的主要组成部分

A.记录程序

目前，固特异智利工厂的文档编制过程无法满足维护领域用户的期望。此过程没有单个存储库，没有归类为所有公共文件夹，也没有得到所有相关方的审查（工作流），没有文档结构作为计算机化管理系统的模型，并且由于它是分布式的在不同的存储库（主要是个人存储库，以及支持服务器）中，没有对文档的访问控制，而所有这些立即对文档进行搜索都无法获得令人满意的结果。

因此，我们建议该项目获得维护管理的全面，安全，可靠和可管理的过程，并由能够满足解决该地区当前问题的期望的计算机系统支持。

B.信息分类

有必要对现有文档进行分类，首先是相关性分类，其次是每种类型的文档，它们的周期性，最后是它们对应的管理领域。这样，我们获得了基本信息，从而开始为我们选择的文档管理系统的将来数据库的填充生成第一个通用且唯一的编码。

下图N°1显示了应用于工厂中文档的编码：

文件编码

编码的每个片段的说明如下：

GYR：公司名称。
1. GYR固特异

男人：文档对应的区域。
1. SGC质量管理BOD仓库INF信息RRHH人力资源DPR风险预防MAM环境MAN维护工程MME机械维护MEL电气维护MCD维护数字控制MIN仪器维护CAP培训

INF：文件类型。
1. INF InformePRO程序INT InstructivosDOC文档REG寄存器MNU手册CER认证AMB环境ANL分析AUD审计CAL计算COS成本CON控制DIA图DIS设计EST研究FOR FormCAT目录FOR格式PLN计划INP检查MEJ改进MIN分钟策略NOR规则PolPPREPPRPREPPRBPPPREPPR紧急计划预算法规PREPPRE提交POLEPPPR

C.工作流程审查和批准

我们评估一种在计算机上发布所选文档之前对其进行检查的方法，我们将此方法视为工作流。从要发布的维护区域的当前流程中选择了要检查的文档，这些流程在发布之前已经过审查或批准。工作流程方法取决于所实现的计算机系统的容量。

D.信息结构

根据与相关领域的工作会议，生成了一个文档结构，在文件夹树中以图形方式绘制，该文件夹将所有现有的存储可能性以及用作存储库的附加系统组合在一起。该树主要由以下几层组成：

级别1：主文件柜

示例：区域（工程）

第2级：辅助文件柜

示例：宏流程（过程，支持，管理）

第3级：文件夹

示例：根据所讨论过程的长度划分，划分机器，过程或子过程

级别4：子文件夹

示例：流程，子流程，最终存储库的结果，取决于相关流程的长度

级别5：最终存储库文件夹

示例：仅在需要它的过程中。

信息存储树

信息存储树应该注意的是，结构的前两个级别是MACROS视图，在构建过程中变化不大。参见图2。构建了下三个级别，以考虑对每个过程的最佳描述，因此，结构的某些分支在折叠之前发生，而另一些在折叠之后发生。

E.用户和访问控制

为了遵守固特异轮胎厂信息的内部保密政策，已决定所发布的信息只能从公司的内部网络访问，并且/或者只能通过已经存在并且已经服从的网络远程访问。上述政策。

为了支持内部策略，生成了用户，配置文件和基本访问级别的列表，这些列表是在所选管理系统中创建的。基本上，管理系统将允许我们向用户授予访问权限（PUBLIC或注册），也就是说，他们可以看到或看不到文档结构的类别。

对于将文件上载到系统的过程（UPLOAD），我们决定将其集中到计算机系统管理员中，后者将通过附件或其他存储介质接收用户选择的信息。

应该注意的是，在此实现中测试的所有文档管理软件都具有按用户管理访问控制的能力。

F.记录系统

市场上有几种用于文档管理的软件类型产品，其中大多数是使用WEB技术开发的，可以在内部（INTRANET）或外部（INTERNET）网络模式下工作，甚至其中包含代码开放可以更便宜甚至免费。

在我们的建模过程中，我们尝试了两个软件试用版，这些软件的许可证符合上述条件，并且提供了一个免费的捐赠类型（,,）开源软件。后者是最适合公司内部政策，要求（稳定性，健壮性和支持性）和预算的一种。我们以INTRANET模式实施了此选定的管理软件，并且不需要功能强大的服务器计算机，但是对磁盘访问请求的时间增长和单个存储库的存储容量进行了研究。

该管理器的实施过程分为以下几个阶段：

按照随附说明中的步骤，将其安装在合适的公司服务器上。先前由工程管理部门进行评估和授权，在同一服务器中创建了唯一的存储库，创建了存储库控件DATABASE，安装后，我们将继续对系统进行调整或定制。它带有代表系统目的的徽标，受到了愉快的欢迎；添加了主菜单，您可以在其中显示常规，公司和指标图形信息；文档搜索菜单则位于首页的可见位置。链接菜单，指向使用相同技术进行操作的其他系统。其中包括一个文档菜单，其中将显示系统存储库文件夹树；以及一个突出显示的文档菜单，我们在其中放置了SHORTCUT类型的图标，该图标指向具有相关信息或每日或每月发行量很高的文件夹。已发布文档的视图，以向用户指示是否进行了审核。如果未审核，则显示负责该过程的审核者列表。

在实现模型时的局限性在于，选择计算机工具来加载所选信息并执行文档管理的潜力。实现的结果将取决于所选工具的技术和功能，并且将相应地容纳分析的模型。

G.文件管理系统的主要内容

集中访问该项目中创建的维护信息的平台的主要特征如下：

记录树，分为四个或更多级别的类别文档编码，易于理解和应用，搜索引擎，能够进行过滤以快速找到我们要查找的内容，帐户，功能和访问配置文件，可管理的文档审阅控制WorkFlow类型用于实施的计算机平台，软件和硬件支持，开发和管理计算机系统，以确保系统随着时间的增长和可持续性。

已经有了这些元素，我们可以以以下形式绘制以下维护信息集中访问系统的结构图（请参见图3）：

集中访问维护信息的结构平台

结果与讨论

实施“开发集中获取维修信息的平台”项目所取得的主要成果如下：

缩短信息搜索时间技术信息，报告和维护管理的标准化始终可用的文档集中信息可以从工厂网络中任何兼容的设备进行访问文档审查和事先批准。节省打印耗材节省用户PC的硬盘空间集中备份上传到系统的文档。

例子：

当在会议，控制，工作等中引用公司文档时，将产生第一个更改。这些通过投影仪以数字方式显示，而不是在当时仅定期使用的打印文档中显示。

在这些会议以及其他会议中，尤其是在工作会议中，可以在与会人员的所有连接的PC上即时获得相同的信息，每个人都将看到相同的事物，并具有所有必要的附加信息。

作为此系统支持的实地培训的一个示例，已经修订和更新的文档投影还可以保存印象并避免在不同的存储介质中使用重复的版本。

结论

维护信息的管理对于实现流程的标准化以及参与者之间的通信至关重要，使他们都拥有相同的更新和修订信息，这将极大地影响工作，组织和操作方式之一。公司最大的投资，知识。

谢谢

首先，感谢Walmir Priosti（固特异SAIC工程经理）在项目中的大力支持，推动和领导。出于对他的信任，他在每次工作会议中都得到了证明，并在此会议上向整个团队投入了精力，以推动其前进，从而成功完成了该项目。

感谢Don Jorge Zamudio（项目支持主管），他对分配给项目的所有任务的支持，奉献和承诺。

感谢NildaCárcamo女士（固特异上汽集团IT经理）和Don Oscar Jara（固特异上汽集团项目协调员），向我们提供了使用该项目客户资源的许可

参考资料

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