办公室的生产力

介绍

从以下事实开始：在每家公司中，都有一些为客户创造增值的活动，客户愿意为此付出一笔钱，而那些活动仅为公司创造增值，或者不直接产生任何价值，考虑消除或减少后者是合乎逻辑的。

尽管我们必须认识到诸如银行和保险等某些服务具有很强的行政官僚组成部分，但我们还必须意识到其中发生的大量浪费。

在与政府实体（例如非营利实体）相对应的办公活动中，每天都有大量的资源流失，但这种特殊情况也适用于致力于生产商品或服务的私人和公共公司。行政成本非常高，可能占公司总成本的30％，有时甚至占公司总成本的45％。

办公室成为公司的大脑。大多数（如果不是全部）经理和专业人员可以控制和影响办公室的运作方式，或受其影响。尽管如此，很少有公司为主管办公室的经理提供培训或支持系统。工程，科学，会计，法律或任何其他专业领域的专家都是无法协助您学习执行办公室职能的最佳方式的专家。此外，几乎没有大学为学生做好办办公室，改善管理风格或至少知道如何在其结构内有效工作的准备。

近年来，技术行政或办公室工作的特点是复杂性不断提高，解决这一难题的解决方案几乎没有进展。这种情况的后果预计在三方面：

几何级数生产率下降。

客户服务质量的下降，主要是在产品和服务的交付时间方面。

由于在工作发生的复杂关系世界中，他们的行为的有效性丧失，导致员工的不满情绪增加。

在许多公司或组织中，过去十年来办公室工作的生产力的特点是，相对于为实现这种生产力而进行的投资几乎没有任何发展，这从根本上讲是缺乏管理者的态度改变。

如果在产生货物和服务的生产活动中尚未进行旨在实现卓越过程的重新设计和持续改进，那么对于行政活动而言，情况就更加危急。

当谈到浪费（不能产生增值的活动和资源）时，问题不仅在于发现，预防和消除它们，而且在于发现它们的“根本原因”。这样，将增加对其进行检测，预防和消除的可能性。

行政事务中生产力水平低下的首要原因之一是政治原因，无论是国家组织还是私人组织，无论它们是为了牟利。在这里，当我们谈论政治原因时，我们指的是政客，官员，管理人员或所有者的需要或期望，以容纳或假装帮助某人，或向另一方支付事前服务的费用。由于在不需要生产过程时很难容纳人员，因此他们在管理区域这样做。通过创建重复的或不必要的程序，功能或活动，旨在扩大人员增加的范围。这种情况在公共机构中更经常发生，非所有者经营的企业和非营利实体。这显然是由于花费不属于您的东西的逻辑所致。

还有第二个政治原因，这与管理者增加其控制范围以证明其权力地位和货币收入增加的理由有关。

必须记住，出于动机和模仿的原因，不必要地增加了工作人员的人数，从而降低了办公室工作人员的总体生产率。

其他原因与以下原因有关：

管理者关于应开展行政活动的方式或形式的心理结构构思控制和安全措施的方式缺乏系统的视野和部门化的工作（专业化和缺乏协调）考虑到只有生产，销售和营销活动才具有这种“特权”，缺乏对官僚主义任务的培训。新技术的应用而不是简化流程，这意味着限制在内部或为国家控制机构添加“打补丁”或添加活动作为新产品，服务或信息制度的态度，从而更快地完成已完成的工作。抵抗变化。如果人员惯于坚持以前的系统，那么更改或尝试更改适用的技术将毫无用处，而最后的根本原因是不了解旨在改进流程的技术，程序和研究。其中之一是缺乏有关旨在提高办公流程质量和生产率的系统的应用知识。其中之一是缺乏有关旨在提高办公流程质量和生产率的系统的应用知识。其中之一是缺乏有关旨在提高办公流程质量和生产率的系统的应用知识。

消除浪费，为内部和外部客户创造价值，意味着要认识到消除垃圾的原因。

帕金森定律

尽管在组织方面做出了努力，以便为公司提供更大的敏捷性和灵活性，但它们基本上没有成功，因此验证了帕金森定律。

据英国教授帕金森（C. Parkinson）称，官员们致力于为彼此创造工作。在跨国公司或州机构中工作的任何人都将清楚地了解该法律，该法律基于以下原则：

1.官员需要增加下属，而不是对手。

2.官员相互创造工作。

其数学表达式具有以下公式：

X =（2（k ^ m）+ l）/ n

其中：

k：基于有更多下属而寻求晋升的官员人数。

l：该官员被录用时的年龄与预计退休年龄之间的差额。

m：致力于就部门提出的问题提出解决方案的工时数。

n：现有交易数。

X：会给我们每年任命的官员人数。

帕金森的贡献使人们理解了当个人利益和各种契约使伟大的组织解决方案被认为是无所作为时的实际结果。

除了所讨论公式的准确性与否之外，显而易见的是，某些趋势会通过增加部门的数量而导致总和。

限制这种情况的最佳方法是通过宪法或法规规范（视具体情况而定），对人员数量进行限制，并要求建立新部门或部门的正当理由。

提高生产力

生产率是所使用的总产出与总投入的比率。办公活动生产率的提高意味着产生优质服务的效率也随之提高。有必要同时寻找有效性和效率。如果您没有成就自己的成就，那么提高效率将毫无用处。

许多公司在办公室事务中产生低水平的生产力，主要是出于意识，缺乏纪律和缺乏使活动和流程开发高效的方法的原因。

第一个方面是要意识到生产力和行政官僚活动的持续改进对公司的成本和盈利能力的影响。

不仅由于办公活动直接带来的成本而需要改进办公活动，而且还为了向外部客户提供更好的服务，并获得旨在由管理人员做出最佳决策的高质量信息。

提高生产率的工具或方法

平衡计分卡-仪表板。它使您无需准备和后续打印任务即可获得信息。数据被上载到系统，系统继续进行预测的计算，并通过PC屏幕将结果通知托运人。它还具有添加警报的优点，该警报可报告某个事件是否发生的情况。这样，可以例外地具有信息系统。只会连续不断地报告内部客户真正的需求和/或需求，而无需额外的处理。

战略合理化。它意味着以这样一种方式确定组织目标：确定哪些活动必须在内部进行，哪些活动可以外包。另一方面，战略合理化导致官僚化的过程，这意味着要消除或增加部门以使公司金字塔平整。从而实现更大的灵活性，敏捷性，沟通性和更低的成本。

远程办公。可靠而严格地分析可以通过Internet或Intranet在公司建筑物外部执行的所有那些活动。它允许雇用远离中央办公室的高价值人员，避免了随着员工数量的增加而增加实际空间的需要，并且可以使人员的工作时间更长。远程办公是一种提高生产率的武器，这种武器正在增加，但是在许多真正需要立即使用的领域中仍然未知。

行动调查。在银行，保险，股票市场，社会工程，医疗保健公司等方面至关重要。通过其应用，可以在各种活动中实现更平衡，更快速的流程，同时以较低的成本实现更多的任务。

时间和运动分析。公司在管理任务方面未适当考虑的工业工程的基本方面之一。它的应用已允许并允许大量减少人员，同时大大提高了产量。

基于增值的活动分析。它将活动分类为：为外部客户产生附加值的活动，为公司产生附加值的活动和没有附加值的活动。随后视情况减少，简化和消除可能是这种行动的对象的那些活动。

流程分析。为了发现重复，不兼容，消除不必要或非生产性的任务或活动，进行了7个基本问题：做什么？是谁啊那样吗？它在哪里做？什么时候呢？完成了多少？和为什么？每个答案。这样，将发现不必要的活动，其他活动可以按执行顺序更改，组合或简化。甚至有可能发现外包的可行性。

在此分析中，使用两个质量管理工具（例如流程图，流程图，活动图，活动分析矩阵，诊断调查表和组织结构图等）至关重要。

废物检测。在日语中也称为Muda，它涉及培训每个人如何识别各种类型的废物，以便系统地检测，预防和消除它们。在我们拥有的七种经典废物中：a）生产过剩（报告）； b）库存（印刷形式）； c）变动（办公室或布局的不良布置）； d）运输（表格，清单，报告路线过多）； e）处理（过程设计错误）； f）质量故障（客户的信息或文档处理错误）； g）等待时间（原始文档在队列中）。

消除“瓶颈”。系统地搜索和消除限制可以提高操作速度，减少处理过程的数量，从而有助于降低成本和提高满意度。

成本削减矩阵。MRC通过参与和团队合作做出贡献，以发现不同的替代方法，并在过程和部门层面提高质量，提高生产率和降低成本。该矩阵具有减少费用的各种适用方法作为列标题，并且具有要分析的各种过程作为行标题。

然后，方法与过程的每次交叉（行与列）都由参与该过程的人员处理，这些人员更擅长于各种方法或公司内部员工。确定是否有可能将有关方法应用于流程，如果可行，请继续确定相应的措施，并制定实施计划。管理层根据战略计划设置列顶部的减少方法。

电子商务。应用Internet和Intranet技术以减少内部和外部程序。因此产生了更高的满意度，同时降低了处理成本。一个典型的例子是商品或用品的订购。

主管培训。为了使他们适应新时代，这不仅需要鼓舞和促进领导才能。新任主管必须准备鼓励员工的创造力，并管理工作团队。

工作团队。在我们当中，我们有“质量圈”，可以促进人员的积极参与，使他们获得更高的承诺水平。永远不要忘记“从事特定活动的人是专家”，另一方面，“没有参与就没有承诺”。

解决问题和决策系统方面的培训。它促进了持续改进活动以及与质量圈有关的任务。

培训最佳使用计算机系统。它包括特殊程序，以及电子表格，文字处理器，数据库等。

实施Office管理控件。确定指标，参数，指标，比率和各种原因，以便通过活动，过程以及部门或部门来衡量办公事项的质量和生产率水平。

TQM和六西格玛系统的实施。全面质量管理始终意味着将质量扩展到组织的所有活动和部门，因为组织将与其最薄弱的环节一样强大。支持和决策活动必须是高质量的，以便为客户提供的服务是卓越的。实施统计过程控制并确定Sigma水平对于永久监视过程的能力并采取纠正措施至关重要。

Poka Yoke-SMED-TPM。作为对先前方法的补充，应实施系统以避免错误的产生（Poka Yoke），快速更换工具的系统或减少准备时间（SMED）；在改善打印机和其他办公系统的使用方面，这非常有用。同样重要的是要有一个生产性维护系统（TPM），它将有助于避免犯错误，等待时间长或停机，并更好地利用办公机器或仪器。

办公自动化。这意味着办公任务的自动化，这将导致程序速度的提高和错误率的降低。换句话说，这意味着应用信息技术（IT），但是如果我们之前不重新设计流程，那么这将不会产生结果，因为更快地执行以前的相同流程将无用。使用复杂的工具，例如计算机辅助设计（CAD），条形码，面向对象的程序设计，使用平面显示器等，可以加快流程，减少员工人数和占用空间。，从而改善了工作范围，提高了产量并提高了盈利能力。很少有经理人对“未来办公室”应该有什么真正的概念，而如今，这已经在许多卓越公司中成为现实。

流程标准化。它导致标准化执行任务的方式。这并不意味着手册的印刷，也不意味着手册的固定。为了达到CQD目标（质量成本交付；以最低的成本和最短的交付时间获得最高的质量），这些标准需要进行持续改进。通过这种方法，我们可以防止每个人都以其最好的方式开展活动，从而使所有人员，无论其地理位置，经验，能力或职级，在制定任务时都达到正常化。银行分支机构中的例子很多，根据分支机构的不同，执行相同活动的方式也不同。

•五个“ S”。必须在办公室执行的五个步骤的整理工作如下：

1. Seiri：区分工作场所中的必要元素和不必要元素，将后者丢弃。

2. Seiton：应用Seiri后，有序排列所有剩余元素。

3. Seiso：保持机器和工作环境清洁。

4. Seiketsu：将清洁的概念扩展到自己身上，并继续实践前面的三个步骤。

5. Shitsuke：建立自律并通过制定标准养成参与5S的习惯。

5 S的应用有助于：

1.获得自律。

2.它可以突出显示工作场所中的大量浪费（计算机，显示器，备件，大量纸张等）。

3.在工厂（工作场所）中处置废物（蜕皮）会加剧5-S流程

4.表示库存过剩。

5.减少不必要的动作。

6.可以从视觉上识别它们，并解决与元素短缺有关的问题。

7.解决物流问题。

8.提高工作效率，降低运营成本。

9.降低发生事故的可能性。

连续的提高。计划-执行-评估和行动是Deming持续改进圈的基础步骤。一个永不停息的转弯，每天可以使每个过程变得更好。

改善工作环境。与专家一起评估对象的安全性，人体工程学，光线，热量，湿度和颜色的状况，将允许采取必要的措施来创造适当的环境，以提高人员的生产率和生活质量。

时间管理。在所有级别，从根本上在管理级别，为了充分利用这种宝贵而稀缺的资源，时间的最佳利用至关重要。进行时间管理培训是企业可以做出的最佳投资之一。

激励系统。赋权的实施，具有更大员工参与度的区域的产生，内在和外在动力以及随之而来的组织行为最新进展的应用，将有可能改善员工的动力，从而获得他们在最佳工作环境中获得最高的生产率。

流程再造。尽管持续改进是重要且必不可少的，但为了扩大与竞争对手的竞争优势或缩短或均衡优势，进行再造也很重要。

流程的重新设计意味着简单地清除先入之见，抛弃当前的范式，并打造新的感知和观察现实与流程的方式，以产生导致质量大幅提高的变化，生产率，响应时间，周期时间和满意度。今天，当分配给教育，卫生和司法的大部分资源在办公室工作中丢失时，面对重新设计比以往任何时候都更加重要，以便为纳税人，员工重新生成具有真实附加值的服务和用户。

结论

自动化办公室（OA）的发展，虚拟办公室的新概念，“零文件”的搜索，“接触中的信息”的概念或理念是引导公司的新的强大概念。问题不仅在于消耗了多少纸张和电能，还占用了多少物理空间或支付了多少工时，还在于能够获得完整，可靠，经济和及时的信息以更好地进行决策，能够提供快速服务，为客户和用户提供安全可靠的服务，并在管理流程与生产和营销之间取得平衡。

意识到这种情况，打击浪费（根源）的根本原因并带头进行变革是管理的重要目标。在质量和持续改进过程之外的任何角度，办公室任务都不能也不应该被遗弃。

行政官僚程序与组织其他程序之间的关系失衡将导致财务层面的失衡，以及战略竞争秩序的结果。

在教育，卫生，财务，保险和司法等问题上，这是明显的。

时代在加速，产品和流程的生命周期越来越短，因此需要信息，以便在营销，销售，财务和生产中做出快速决策。如果产品或服务的生命周期为六个月左右，则围绕它们的决策可能不会花费数月甚至数周的时间。速度和速度已经成为必不可少的东西，但是如果同时伴随着质量和效率，那就更好了。