在管理人员和企业家中，对于记录其流程和程序（做什么和怎样做）以及系统地记录实际所做的事情的必要性或有用性，似乎存在一些破坏性的偏见。我想提到其中两个偏见，我认为这些偏见加在一起使经理人眼中的这些工具形象恶化，并且是由于对它们的真正重要性，功能和用途的不完全了解。
在观点的最后，第一个偏见将这些文件谴责为效率敌对者的不利位置，停滞不前的官僚主义主张，抵制技术所取代，或坦率的烦恼，迫使人们推迟更多生产性任务。当别无选择的时候，那就去做。这种远见认为，已记录的程序是必要的，例如，当您想要认证管理系统时，这是邪恶的，但是一旦实现目标，这一点就被忘记，直到有人问我们是否适用。这是审计师的要求，咨询师通常会精打细算，有时会提供很少和错误的信息输入，官员提供的信息更倾向于将其活动的秘密保密（以防万一），而不是将其知识黑底白字，以便其他人可以使用。
在此假设下，操作文档构成死页，这些死页将积聚在某些办公桌抽屉中，直到下一次系统修订为止，在该版本中，每个人都会从一侧到另一侧奔跑两到三个疯狂的星期，以更新很少使用和形成的说明很少正确完成的注册。这归结为许多“质量管理体系”，这些体系是根据市场需求实施的，而不是出于真正对改进的渴望。可悲的是，尽管审计师有些抱怨，但在大多数情况下，这两到三周的工作足以维持特权。
在频谱的另一端，还有另一个偏见。许多企业家已经克服了运营上的问题，经常聘请顾问来帮助他们写“需要做的事情”，从而设法使每个人都能按预期执行任务。这种概念上的转变将人们视为可编程机器，并导致更多的冲突，错误，抵抗，遗弃和失败，其中可怜的顾问（未能向商人解释这是行不通的）通常会为此付出高昂的错误专业代价受雇。对于企业家而言，执行不佳仍然是一个好主意。
认为文档只是官僚机构，将它们赋予改变具有自己规则的现实的神奇力量，这是危险的。人类的行为非常复杂，以致于致力于研究它的科学家们发现，由于当今可用的先进仪器，他们对我们的大脑设备的工作原理了解甚少。但是，如果我们停止认为这样的数据在现实世界中是无用的，那么一些非常基础的数据可能有助于解决我们当前的许多实际困难。因此，我们将根据我们在组织中所做的事情来回顾其中的一些及其含义，以评估哪些是错误的，以及应该进行哪些更改以改进它们。
避免组织性精神分裂症
一个过程的成功执行涉及各种神经资源和各种过程，如果我们要获得任何可接受的结果，则必须至少以一种基本的方式来理解。以正确的顺序部署这些资源可以在整个实施过程中预期流利程度，以确保根据计划得出结论。
人脑具有五个功能区分的区域，尽管它们都共同起作用以执行需要它的重要任务。额叶负责计划和决策；为此，它收到了其他四个大脑区域的专门信息性贡献：对上下文感觉的分析（感觉皮层），对所经历的情感解释（边缘系统），可立即使用的精细运动技能清单（小脑）并评估预期要做的事情（树干或脑干）的生存价值。我们可以想象的最基本的屏幕截图。
一旦确定了要遵循的路线，这五个区域中的每个区域都将能够致力于自己的功能专长，并与大脑的其他区域保持紧密而持续的互动。他们会间歇性地根据他们在做事时获得的反馈来执行，咨询，评估和纠正，因为每个人都完全了解他们在团队中的使命以及他们对最终结果的贡献。任何系统都应遵循相同的过程，因为此级别上的规则相同。每个组织都是一个系统。
个体与团队之间的巨大差异是，我们每个人都在他的思想中建立了自己的一生，并在不知不觉中建立了现实的“模型”，我们将其用作“地图”思考，行动和与环境相关的参考。即使经验不断更新这种心理图谱-因此，在生活中的任何两个时刻，心理图谱都永远不等于其自身-我们仍然感到自己具有个性，并有指导我们的价值观，原则和准则。 ，我们将基于此做我们的工作。
取而代之的是，团队必须以“人工”方式构建现实地图或模型，并且必须这样做，而不会忘记任何成员，因为每个人都必须有机会为共同模型做出自己的贡献，以使其可行。 ，使其具有合法性。这应该从系统的角度来完成，该角度考虑了整体及其组成部分之间的相互作用，方法是绘制一个“神经网络”，该网络将用于确定在全球目标范围内每个小组和每个人的具体任务。 。我们做的任何其他事情都会与现实产生危险的不匹配，从而导致通常被称为“精神分裂症组织”。
只有在这里，才有责任在适当的时候确定任务的顺序和他们各自的经理在操作级别上，设计出可能成功完成任务的方式，并期望可以方便地进行控制以确保完成任务的控制措施。在每种情况下，都必须遵守人机工程学原理，以使人们能够以很高的概率预期其高概率表现。
最后，该记录文件了。
组织的记忆，团队的寄托
代表组织的过程和程序的文档构成了它的程序性存储器，其对事情进行方式的说明以及其专有技术。它们是它们的价值观和文化的理论化体现，无论它们是否明确，因此必须与它们保持一致。到目前为止，这是我们发现的唯一方法，当我们将模式转移到团队级别时，它需要模拟人脑的记忆功能，这需要“集体了解并记住”。这样，所有成员之间的交流将变得轻松而流畅，因为他们所有人都将能够说相同的操作语言。这是组织学习的方式，也是人们可以合理地说出“知识管理”的切入点。
同时，活动记录是组织的情景记忆，是一种传记档案，可让我们继续从错误和成功中学习。在此基础上，我们实际要做的事情和所取得的成就，有助于我们回顾过去的行动并计划及时的改进措施。因此，记录比程序甚至更重要，因为它们反映了现实，日常实践，从而避免了编写我们想做的事情而不是我们实际做的事情时常存在的潜在危险。自愿行为是某些程序的谦卑浴。
这够了吗？没门。因为我们还没有将组织的程序存储（只是一个“工作计划”，一种简单的学习材料）转换为可以使人们执行组织任务的人类程序存储。正是在这里，我一开始就参考了这些数据，这些数据向我们展示了如何确保每个人都能完成预期的工作。大脑有自己的操作规则，要达到该目的，必须尊重它们。
额叶是我们最先进的智力的工具，也是人类大脑中进化最年轻，最不成熟的区域。有些人坚持让人们利用这种资源来开展复杂的活动，却没有考虑到管理该皮质区域的工作记忆受到严重的信息管理能力限制，而且还具有更多特征诸如高挥发性，高能耗和短期临时存储容量等批评。在许多情况下，“多加注意”只会产生更多的错误，而如果我们自动化所有可以合理自动化的事情，我们可以保证几乎完全没有错误。这就是小脑，人类程序记忆的主要来源，它已经学会了在地球上进行超过三亿年的进化。因为我们需要做的大多数事情总是相同的，而无需“思考”。就像我们在日常生活中所做的那样。
程序设计更符合人体工程学，学习曲线越短。通过系统地重复精心描述的活动，我们使行为自动化的速度越快，我们就能越早释放出我们有意识的注意力来执行真正需要它的任务。而且，我们越了解不同过程之间的交互作用，内部交流就越流畅。这就是我们所说的最大效力和最佳效率。
所有这些都是因为我们学习了如何正确记录我们的工作。
