公司采购管理的电子采购

传统的采购是一种战略过程，旨在选择供应商并为商定的价格和预定时期内的产品和服务的购买订立合同。相反，电子采购走得更远，因为它使用在线技术作为媒介，从而允许更动态和有效的购买程序。

近年来，已经根据领先公司在实施电子采购方面的经验定义了一些准则。这些经验表明，在电子采购中，尤其是在拍卖中，谈判的成功很大程度上归功于某些程序的严格应用。这些过程大部分与所使用的工具无关，但是取决于已应用的购买过程。

在本文中，我们将解释这些准则中的一些准则，并开发出已经证明的影响电子采购计划成功的因素。

定义需求

在此过程中，最重要的因素之一是正确定义买方的需求。仅技术规范不足以保证在线招标的成功，尤其是反向拍卖的成功。买方必须向供应商提供需求报告，其中包括所有购买条件，例如价格条件，付款条件和方式，交货和物流，奖励条件等。

但是，必须对要披露的信息类型进行衡量，因为对要求，需求和规范的不正确定义（即使是冗长的定义）也可能限制参与者的数量，并错误地将决策指向单个提供商，无需进行协商。

通过优化流程，更有效的通信和信息交换手段，电子采购可以节省谈判时间。的确，在此过程中将始终存在人际交往和口头谈判，但是，双方的谈判时限将减少：

供应商学习和准备建议的时间，因为他们已通过优化的信息传递流程收到了需求报告。买方的决策时间，因为它可以更轻松地检测出最适合其需求的报价。定量和定性的标准。

我们面临什么市场？

通常，最有利可图的谈判是那些涉及许多供应商的谈判。经验表明，大量供应商在质量上具有可比的报价，可以支持创建动态竞争环境，这将使通过电子拍卖成功完成谈判。因此，如果目标是在市场上供应商很少的行业中购买零件或产品，则组织拍卖会失去兴趣。在这种情况下，与供应商的良好关系比任何拍卖都重要，因此建议直接授予要约以结束谈判。

如果买方扩大业务量，不仅会增加供应商参与拍卖的动力，而且会使他的报价更具竞争力。

还应补充，要约的吸引力和要约的购买量（可以在供应商的业务数据的某些点上进行量化）增加了节省购买的可能性。在某些情况下，有必要进行初步研究以对需求进行分类，并使更多的供应商感兴趣。

对于成组的投标，供应商必须针对该采购组的所有要素进行投标，否则就不能投标，也就是说，他们无法解决自己感兴趣的投标，但是在过程结束时，整个采购将由单个供应商处理，而不是在多个供应商之间分配。

调整拍卖策略和参数化

要在电子采购工具（尤其是拍卖）中开始参数化，必须已收集所有参数。这种参数化很大程度上取决于所决定的策略，规格，计算算法，市场条件以及所涉及供应商的动机。另外，根据所使用的工具，必须在协商之前，之中和之后确定拍卖类型，批号结构和沟通方法。

交易规则

在进行拍卖之前，购买公司必须定义规则以及谈判如何进行。这些参数以电子邮件或下载可见的文档或数据的形式呈现，其方式与下载一样，允许以透明，同步和公平的方式访问信息。

可以看出，买方提供的信息越好，越透明，则供应商的承诺就越大。同时，这些业务规则的精确规范消除了疑问，并解决了谈判后可能出现的分歧。

在拍卖中，定义批次的结构和内容，开盘价格，出价降低，截止日期，出价延长，出价和授予规则，管理者和支持者的联系，其他技术文件，测试和拍卖模拟培训等。

电子采购，长期目标

先前制定的指南易于实施，并且大多数公司都可以使用。这些已被接受，可以在某些采购类别中迅速，及时地受益于电子采购，尤其是电子拍卖。

但是，电子采购应被视为一个长期过程，它提供了对供应商市场的了解，并且如果管理得当，不仅会影响价格降低，而且会影响内部成本。

因此，还有其他因素会影响电子商务计划的中长期成功，并且其目标在每个公司中都是特定且可变的：

定义采购流程和程序

制定电子采购计划的第一步应该是询问自己的目标，并分析公司当前的采购流程（如果有），参与者，决策因素，可能的采购方法和策略。谈判与沟通。

其次，有必要定义如何将电子采购整合到现有程序中以及如何对其进行修改，选择进行或不进行拍卖或谈判的电子采购谈判的决定性因素和条件是什么？传统的。还必须指定过程中的步骤，正确实施所需的信息，内部和负责任的参与者等。

选举负责人和保荐人

与实施流程更改的方式相同，必须实施结构更改，选择负责人或参考电子采购程序，并要求内部影响其开发的人员参与。

负责人或负责的团队将促进公司中电子采购的发展和适应以及知识核心的创建。此外，它将在内部与采购团队和其他利益相关者合作，以鼓励其使用，同时分析在采购项目中应用和改进的可能性。

同样，必须有由高级官员组成的积极支持，他们参与实施步骤并被告知该计划的成功，以便它提供行政支持，信誉和预算。

与技术/买方二项式合作

有一种偏见，即电子采购仅是采购部门的事。这是错误的，因为这是一个涉及整个公司的过程，它允许买方，技术人员和其他行为者（例如负责质量，物流，财务，管理等的行为者）进行内部协作，以期定义和建立需求标准。

严格应用电子采购流程以及参与者之间的协作可以快速定义详细信息和规格，决策因素，供应商评估标准等。通过这种方式，买家可以专注于其他更具战略意义的活动。

现实的目标和期望

在我们正确定义公司需求，分析市场和价格趋势以及指定交易策略和方法的范围内，目标将更加成功。

在某些情况下，开发电子外包的方法因缺乏专业性，目标含糊和不切实际，期望值过高而遭受困扰。从这个意义上讲，一些电子商务解决方案提供商利用了节省采购价格25％至40％的吸引力，但是经验告诉我们，这些指数并不总是适用于所有谈判。

选择工具

电子采购不仅包括在线拍卖，还包括所有有助于谈判和创建透明环境，使采购流程中的决策标准化的在线工具。

这样，公司的目标，购买类别，市场状况以及竞争和购买流程将确定电子采购工具中需要哪些功能。没有适用于所有人的单一工具，根据需要，可能需要基本或更复杂的功能。

一般而言，几乎所有工具都允许进行在线谈判（出价，供应商评估，拍卖），并且可能包括更高级的功能，例如文档和协作管理，项目，用户和工作流程管理，可重用模型以及商品分析，等等通常，eSourcing工具提供商在帮助公司集成其工具方面非常灵活，并且还可以在一次性拍卖或电子采购程序的开发中提供支持和咨询服务。