通过数据库进行管理控制，以降低成本并提高盈利能力

公司的管理和战略取决于在任何给定时间存在的技术工具和手段，就像军事战略取决于有效的各种武器和技术手段一样。这不仅使我们沉思可以充分利用技术手段的成果，而且使我们根据是否使用某种技术来分析某家公司的状况。

如果是业务管理问题，则IT Systems担当着基本角色。不用说，那些拥有快速，灵活的信息来关注其策略和战略的公司将能够做出更好的决策。在瞬息万变的趋势中，社会和经济瞬息万变，在适当的时机和形式下获取信息对于进行适当的时机变革至关重要。组织在必须生存的残酷竞争环境中运作。为了避免失败，生存和成功，公司必须探索明智的管理机会，产品和服务差异化以及提高生产率的方面。

因此，信息是帮助管理，产品和服务以及生产力渗透竞争环境的主要武器。必须明确的是，高质量的计算机，信息技术和信息不是目的，而仅仅是支持组织实现成功管理者，优质产品和服务以及提高生产率的目标的竞争性武器。。无论哪个行业，提供最高质量信息的公司都将保留或成为该行业最强大的竞争对手。而那些无法改善其信息的人将落后于那些能够改善其信息的人。

所有组织都在竞争激烈，有时甚至是敌对的环境中运作，这一环境肯定需要知情的管理人员。对于那些经理或经理人信息不正确的组织，迫在眉睫的失败是他们的选择。换句话说，管理需要克服的最大敌人是不确定性。管理者必须知道该怎么做以及如何去做。他们必须能够适应快速变化；他们必须有权访问组织的内部和外部信息；他们必须及时获得警告信号，并能够预见威胁和风险；他们必须能够迅速发现新的机会和徒劳的努力。组织的规模和实力可以为他们节省更多的生存时间，但是不知道如何适应动荡的环境将很快导致失败和最终死亡，这与恐龙的命运一样。

拥有用于计划，管理和控制的质量信息至关重要。它的质量取决于准确性，及时性和相关性。

准确性不仅仅是知道一加一等于二。这意味着该信息没有错误。这意味着信息是清晰的，并充分反映了其所依据的数据的含义。将清晰的图像发送到接收器，这可能需要以图形形式而不是以表格形式呈现。准确性意味着信息没有趋势或偏差。

在必要的时间范围内向接收者提供信息是信息质量的另一个关键属性。拥有不及时的信息以采取适当的纠正措施几乎没有价值。信息机会仅意味着接收者可以在需要时获得它。

相关性是信息质量的最后关键属性。简而言之，这些信息是否专门针对收件人，说明了什么，为什么，在哪里，何时，何人以及如何？

管理人员一直使用信息来执行任务并提供上述问题的答案。因此，管理信息问题已不再新鲜。新功能是轻松获得准确的最新信息。使这成为可能的创新是计算机。组织越来越意识到信息是具有战略重要性的资源，并且计算机可以培养该资源。

信息系统（SI）是为公司及其目标服务的又一个系统，因此，它根本不独立于那些目标。其目的是提供必要的信息，以履行不同业务职能所隐含的职责；在每种情况下，这些业务职能都是公司实现其目标或（如果需要）遵循特定业务战略所必需的职能。由于这些原因，公司的IS并非独立于其战略，因为它必须有助于将其付诸实践，并且必须以这样的目标进行计划和设计。

另一方面，SI与公司基础结构的其他组件系统相互依存。使用这些系统，SI随时都会形成一个平衡的群体，其和谐不仅取决于SI。

信息系统对计算带来的最积极的贡献之一就是数据库（BD）的概念，这就是为什么它在组织公司数据的组织中涉及纪律，以及在概念上所涉及的原因。作为根据每种情况的需要而组织的数据集。

至此，已经提到了计算在管理和决策过程中所扮演的角色。现在，有必要看看通过创造性地和创新性的方式将其与有关管理控制，预算控制，按部门或产品进行的获利能力分析以及现代委派系统相结合的新概念相结合，可以利用它。

为此，我们必须做的第一件事就是批评传统的会计模型，该模型缺乏报告收入和费用的相对重要性，实物单位的投入消耗，重复某些费用以进行报告的能力。确定其原因或原因，按地区或产品控制获利能力，确定生产率水平以及具有预防系统以避免结果预算不匹配的效果。

拥有告诉我们多少损失或停止获胜的信息对我们毫无用处，因为损失或较低的利润是现实。重要的是要有一个系统，使我们能够形成战术运营预算，该预算可以按地区确定收入和支出，明确确定职责，并随时间分配预算，从而有利于永久调整以应对环境的演变。此外，该系统不仅必须允许资源的最佳利用，而且还必须系统地降低每货币单位收入的成本。及时检查已变得无利可图或不经济的区域或机器是要考虑的另一个同样重要的因素。

该系统追求合理使用资源为中心和永久目标。通常在有利时机会忘记这一点，从而导致疏忽大意的疏忽。管理方面的主要艺术之一是在繁荣时期控制成本的能力。

最后，该系统必须使用最常用的管理工具之一，才能进行帕累托（Pareto）分析，该分析有助于从收入和支出方面清楚地区分重要的人和许多琐碎的人，这极大地促进了分析和通过旨在改善资源最佳利用的决定。

为此，已经设计了一种系统，该系统在数据库（BD）上运行，不仅可以预算，而且可以通过根据已确定的预算授权支出和相应授权支出来改善内部控制系统。，这有助于分散公司的管理，使管理人员有更多时间将精力集中在战略问题上。

该系统已在各种规模和活动的公司中投入运行，取得了非常理想的结果，这些结果是根据对他们进行的分析得出的。

对常规系统的批评

首先，在授权支出时有一个特别集中的地方，这带来了以下缺点：

高级官员致力于各种类型的授权，这取决于他们所拥有的薪水成本，这意味着附加值很少或很少。要授权的概念高度集中意味着要花费大量的时间，应将时间分配给组织的战术和战略目标：相同的集中度导致重要的等待期；如果必须迅速做出决定，则这会激发对概念进行不正确分析的动机。该决定没有充分告知费用或授权费用所涉及的各个方面。他们缺乏有关要购买的投入物的生产率或维修或维护成本的可重复性的“在线”信息，也缺乏作为基础并必须估算授权的预算。

这些都不是小问题。如果在财政年度结束后，亏损出现在结果表的最后一行，则制定预算或确定授权水平有什么用。

至于传统会计，它没有告诉我们有关产品线的获利能力或按投入类型（取决于品牌，特征等）的回报。尽管可以做到这一点，但这是在大量的行政人员工作之后。

传统会计没有告诉我们有关收入和支出的不同类型或概念的相对重要性，这就是为什么在决策时经常采用严重错误，而使琐碎的事情与真正重要和基本的问题混淆了的原因。

我们可以得出结论，传统的管理系统在制定决策时的参与度和授权水平较低，或者同样，集中度很高。这导致没有工作人员真正专注于战略问题和浪费资源。这种资源浪费是以下情况的产物：

授权人员的高成本（成本效益比）决策速度不足决策能力不足（并且如果咨询专业人士，则只会增加成本）缺乏信息最佳利用资源。

提供强大的解决方案

通过创新性和创造性地使用计算机系统，并将其与新的参与性管理系统相结合，可以创建一个管理和预算控制系统，该系统具有通过其主动和预防方法来产生公司能力的能力在业务环境突然发生变化的情况下产生利润或至少避免将业务连续性置于风险中的损失。

该系统从按职责范围和支出概念进行预算开始，同时还要考虑预期的收入水平。

授权的概念是针对每个时间段（每月，每两周等）的授权预算制定的。如果需要超出预算利润的资金外流，则需要上级官员的授权。（如果是独资，则系统本身将向所有者-管理员显示随后的偏差和风险）。

按地区建立预算的事实允许权力下放，从而解放了某些任务的组织最高职位。这些授权级别可以根据概念，按期间划分的金额和按支出类型划分的金额进行预见。

在批准与维修或保养任务相关的费用时，就有可能知道在给定区域中在同一概念上花费了多少，以及花费了多长时间（某些传统的会计信息手段无法提供）。

随着环境和公司自身经济活动的发展（分支机构数量的增加，新产品和服务总和的增加等），预算要适应这些变化，这是保证结果的问题。预期结束。

维修和保养费用。它的重复。原因和原因。

在维修和保养方面，经常性的动机比重复性的动机更为频繁，我们可以提及以下内容：

购置质量较差的供应品或备件抢劫或欺诈（例如：建筑物，例如购物中心，酒店或银行大楼中的灯，锁，水龙头）不良维修机械和设备使用不当根本原因纠正错误设备在舞台上非生产性

系统检测到的维修或保养的频率，使我们能够找出造成这种情况的真正原因，这与现代系统使用的“六个问题”（或“为什么”）的方法直接相关。全面质量管理和持续改进。对为什么按顺序进行分析所提供的巨大优势之一是，它使我们能够区分实际问题的“症状”。

发现导致维修或保养频次的真正原因将使我们能够生成旨在对其进行纠正和/或预防的表格，例如：

最佳使用设备，机器，设施和工具的培训维修和保养任务的培训控制策略机器和设备的生产率分析维修问题解决技术的培训

收入支出比

了解此应用程序的一种好方法是将收入和支出分配给运输设备。在拥有“ n”辆卡车的运输公司中，该系统不仅可以清楚地确定每辆卡车所产生的收益，而且可以清楚地确定其盈利能力，这与在结果表中查看整体结果不同。及时检测单元的获利能力下降使得不仅可以提高所述单元的获利能力，而且还可以提高整体的获利能力。应该说，尽管该部门不是收入中心，但仍然可以从维护或修理以及运营费用（燃料，能源，轮胎等）方面发现该部门成本增加的事实。）可能清楚地表明由于磨损或结构问题导致设备或机器的生产能力下降。

帕累斯分析

通过优化使用计算机系统，可以获取快速而准确的信息，从而使我们能够足够清晰地识别出收入方和支出方具有较大比重的那些概念。这样，将要进行的分析，决策和行动将应用于那些对最终结果产生最大影响的项目。它还可以使人们有一个清晰的主意，即物品是收入的主要来源，而那些物品是最重要的支出。

通过这种方式，我们可以基于总体总计（例如，按区域或部门划分的总计）或基于每个帐户的总计等，确定不少于六级的帕累托分析。

议价能力

在数据库中具有按投入类型，按供应商，按投入和供应商以及按投入线划分的总采购量，可以为与供应商协商价格奠定坚实的基础，这也有助于降低价格费用。

输入产量水平

不仅在金钱方面而且在数量方面都具有信息，可以使生产的数量与为此目的使用的投入物的数量相关，从而根据供应商，品牌和投入物的类型确定绩效水平。这有助于更好地控制运行效率水平。

指数和平均值

该系统提供了建立收入与支出之间的关系的能力，包括实物和货币数量，以及移动平均值的计算，从而可以在达到目标时监视趋势变化。

执行结果

通过对总共18家不同规模和活动类型的公司进行的研究，观察到以下结果：

铺设时间	降低每单位收入的成本	减少
在行动	5个公司	7家公司	4个公司	2家公司	平均
3个月时	5.00％	12.80％	20.00％	25.00％	15.70％
6个月时	15.00％	21.00％	30.00％	32.80％	24.70％
12个月时	19.30％	32.50％	35.00％	38.75％	32.81％