沟通是推动公司或项目变化的工具。
由项目或组织的通信区域发送的大多数电子邮件甚至都没有打开：几乎一半的内容从“收件箱”到一键删除（它们被视为垃圾邮件！），并且在那些开放的网站中，另一高比例的网站最终没有真正传达其内容。这在较小程度上也适用于实物黑板和新闻通讯。组织内分发的某些通信甚至会造成不利影响：变更过程中的“噪音”以及因构思和结构化信息不佳而引起的误解。让我们在下面查看在您的项目或组织内创建正确的交流时要考虑的一系列方面：
“对我来说……？”：消息的意图
这是一个好点，最重要的是。创建收件人感兴趣的消息。他一定要有东西。对于接收者来说，从项目管理团队（PMO），管理层或诸如“组织”之类的观点来看，只是告诉他“我们在做什么”，这几乎不关心他。不要误会我的意思：信息可以并且通常必须包含在消息中，但是我们必须添加一个“钩子”，一种吸引读者的“诱饵”，而完美的“诱饵”是鼓励咬人的一种-阅读消息-必须用要求接收者阅读的术语来说明。换句话说，内容必须是接收者直接感兴趣的。：-它如何影响您，将会发生什么变化，您所在地区或职位的状态如何。
让我们看一个示例，尝试说明消息应引起注意的正确方法：假设您正在组织中安装新软件（或软件更新）（或者您要开设新的董事会或管理层或职位） ，让我们发挥想象力）。
让我们比较这两条消息（作为示例说明它们，以了解它们为例）：
1.主题：新模块“问题管理器”文本：早上好：本周，我们成功实现了“问题管理器”模块beta版的成功实施。经过2个月的安装和测试，以及12人的团队（…），我们要求您输入以下地址（…）并开始使用…（…）
2.主题：新系统是否“崩溃”？Ans /新的“问题管理器”！文本：从现在开始，您将拥有一个旨在使您的生活更轻松，恰好在最需要的时候使用的工具：如果系统发生事件，请通过“问题管理器”模块报告该问题：它可以确保技术人员在2小时以内。如？只需执行以下步骤：（…）
从示例中可以看出，正在传递相同的想法，但是它们是两个完全不同的消息。不同之处在于您将自己置于“用户的鞋子”上，从而使消息“适合”您。
“您在说什么……？”：消息内容。
这些消息可以包含项目进度或组织状态的时间顺序详细信息。它们必须描述技术或功能方面。但是，它们还必须吸引人的一面：“无线电走廊”，内部流言on语，即时发表的评论或想法，是有关公司正在发生的事情以及使人们担心的事情的重要信息来源。将这些“闲话”转换为正式消息，生成具有迄今为止最常见主题的FAQ（常见问题列表），简而言之，使用来自以下组织的信息来消除仍然存在的焦虑和假设，并消除组织中每个人的担忧第一手。听然后知道说什么。
“我问…？”：沟通渠道。
该信息必须包含清楚说明的位置，以及在何处以及如何澄清对传输的每个不同主题的疑问或疑问。最正确的方法是针对每个主题指代特定的人，因为它会使读者产生更大的信心。
同样，发送消息的通道也很重要。必须对其进行定义，可以将其作为简单的电子邮件发送（通常80％的主题可以通过这种媒介发送），或者应将其更多地视为已签署的备忘录（通常适用于非常正式或个性化的方面），或者最好是通过交流委员会（通常是为了解决轻和/或全球性问题）或内部消息传递/聊天系统等。它取决于消息的内容以及收件人：在这里，这基本上是一个常识问题。
“这是谁……？”：发件人。
最后但并非最不重要的一点是，有必要定义谁是每次通信的理想发送者（谁是发送消息的正确人员）。如果有指示或程序更改，最好将受更改影响的人员直接留在总部。如果是纯信息性消息，则可以将其委派给项目管理办公室（PMO）或HR。
关键是您不要仅仅因为已经编写了消息就发送消息：请考虑通过哪个渠道和哪个人会产生预期的效果。
结论：在发送构成项目沟通活动或组织沟通过程的消息时，请勿向官员“讲故事”。相反，让他们知道他们的活动将如何变化，如何以一种或另一种方式受到影响以及如何能够更好地应对变化。应对环境中漂浮的疑问和问题。安抚恐惧。发送带有提示音和发件人的消息。充分利用沟通！！！
