行政部门的组织沟通

介绍

为了解释什么是组织沟通，让我们从两个概念的定义的基本概述开始。

根据西班牙皇家学院的字典，通信被定义为通过发送方和接收方通用的代码进行信号传输。

而组织被定义为由基于某些目的的一组规则所规范的人员协会。

对于组织，通讯，我们可以理解的是，由于人员，区域，部门和环境之间的信息关系，预定义系统中的消息，代码和反馈之间的关系。

通过这项工作，我们将尝试从不同作者的角度以及有效的组织沟通的重要性来分解这个概念。

组织沟通

深入研究组织的概念；卢卡斯·马林（LucasMarín）将他们定义为“与社会基本职能的履行有关的一群人。该组织提出的目的是精确确定的，并定义了组成该组织的人们之间主导的关系类型。” 尽管维纳指出组织应该被理解为“不同组织部分的相互依存，但是具有程度的相互依存。某些内部相互依存必须比其他内部依存更重要，也就是说，内部相互依存不完整»

随着时间的流逝，不同的作者已经描述了组织沟通的概念，基本上将人或发送者，消息，接收者和媒介作为其主要因素。

下表是此主题上具有不同位置的表格。

Martínez和Nosnik：一个人打算通过一条消息与另一个人联系并期望后者做出回应的过程，无论是意见，态度还是

Redding和Sanbron：他们将组织沟通定义为在复杂组织框架内发送和接收信息的行为。

卡兹（Katz）和卡恩（Kahn）：他们将组织沟通视为组织框架内的信息流，他们将组织定义为环境带来的能量印象，将能量转化为某种产品或服务

Zelko和舞蹈：Thayer Greenham：他们感知组织沟通。内部通信与外部通信之间的相互依赖

Witkin和Stephens：将组织沟通描述为服务于组织的流程以及组合和相互沟通的数据流。

Haney：通过思想，事实，思想和行为来进行操作，以期对已发出的关闭该圈子的陈述做出反应。

他将组织沟通描述为服务于组织流程以及组合和相互沟通的数据流。

感知组织沟通领域，包括组织内正式和非正式组织的流动。

他们将组织通信系统定义为“通过通信发生在子系统之间和内部的相互依赖关系和交互作用，并为组织的目的服务”

将组织沟通定义为相互依存的一定数量人员的协调

Martínez和Noznik说：“影响是汇率，行为和/或想法的汇率，作为对发件人发送给他的消息的回应”，这些可能是知识，态度和见解或明显的行为。

沟通中的关键概念

1.消息。-Miller将“信息”概念定义为系统成员感知的能量流模型

消息：在系统内传输和/或感知的信息

2.网络-组织沟通研究组织中的消息流，语言模态区分口头和非语言消息。

所谓的收件人包括组织内部和外部的人员

提出3个解释消息流的原因

报告人工维护

Thayer引入了组织内的四个特定的消息流功能

告知规范说服整合

组织中甚至可以出现另一个网络，即非正式网络，它可以在组织成员之间传送新闻和评论，而不会被视为无线电通道（评论的影响），甚至谣言也可能成为这种交流的结果。非正式的

影响网络性质和范围的因素：

关系的角色。-组织中角色的行为决定了谁来担任角色，具体职位或职位是什么？消息流的方向分为向上，向下和水平沟通。消息流的性质。-谁发起接收消息的人消息的内容。-消息的主要用途。

雷丁指出，人链中传递消息的链接数量越多，一旦消息从源头广播出去，就越有可能忽略细节或使消息失真。

3.相互依赖。-组织是一个开放的系统，其各个部分相互关联并与其环境相关。

4.关系-是人与不同区域之间的相互作用，因为它们整体上影响着系统并受到影响。它是通过消息在网络内进行关联的能力。

Thayer的3种沟通方式

个人团体组织

Pace和Boren.-u是指通过面对面关系进行交流的情况下的“人际关系”一词，并根据参与人数确定了3种关系

有说服力的交流，连续出版物，在小组内的听众帮助。

组织沟通的重要性

组织沟通直接影响工作环境以及特定公司和/或项目中目标的实现和监控。它力求了解和统一组织文化，并能够提供必要的资源来达到主要目的，即以最佳方式获得日常工作绩效。必须能够激励和保持员工以及支持员工负责的环境

组织中的沟通功能是与组织的目标及其所属的经济，政治，文化，社会和环境环境直接相关的计划，管理和评估与内部和外部受众的关系。

战略沟通计划是组织管理流程的一部分，将自身转变为在技术数字化所限制的场景中提供基本价值的载体，这些场景会改变日益系统化的虚拟世界中的沟通流程

沟通中的战略规划

Albrecht将计划定义为“旨在获得明确定义的结果的一组行动，只要对执行这些情况的状态具有高度的确定性，并且对导致这些情况的因素进行高度控制，达到预期的结果”。

因此，交流中的计划成为一种理论上描述性的场景，它将需要完成的一切与可用的一切联系在一起。它包括目标和目的，实现意图的方式或策略，支持意图和信息的策略，行动和工具等。

战略规划主要基于以下7点：

1）“战略沟通计划”

a）分析诊断公共调查。目标和潜力b）内部调查。通过工作环境分析和内部沟通计划评估c）外部调查

d）评价公司的外部形象

e）竞争研究以了解它为我们提供了什么我们必须改变或我们应该探索什么

创建一组沟通专家，定期评估计划，打印其他策略以提高对业务需求的认识以及执行这些需求的重要性。

3）沟通目标

建立您想要通过计划实现的目标

战略目标-它们可以称为一般目标。他们的目标是长期实现。它们对于要实现的结果可能是特定的，不需要使用细节。这已经足够了，它超过了指定追求的结果和预定的最终期限。各个人员和职能领域都参与其管理，并直接向高级管理层报告。

业务目标。也称为功能，运营，绩效或效率目标，它们是目标管理的基础。它们被更详细地表达，并且它们必须分析最大成本，这将使成果能够实现盈利并在短期内得到考虑，这是职能总监的责任。与总体政策相关的，能够实现战略目标的运营目标的总和。

4）策略

必须根据做出的诊断，组织的SWOT和预算来实现这些目标的行动计划。

马丁·马丁（Martin Martin）指出，应基于以下内容配置预算：

a）施工。分析和详细干预战略计划的行动计划中的每个项目。

b）实现。与上一年的费用进行定量比较。预算控制研究将每个预算项目的实际成本进行细分和量化，这是分析会计的前一步。

c）控制效力。验证从信息行动中获得的有效性。确定可能的不可预见的费用

5）采取具体行动

知道您想做什么，如何，何时，何地，为什么，通过什么等等。明确策略，情况，资源，涉及领域和预期结果。

6）预算日历

设定行动日期并公布行动成本。

7）控制工具

实施评估和控制结果的机制。

对于Cutlip and Center，评估包括一个连续的过程，该过程将允许在线功能进行必要的调整，从而突出说明了评估技术应专门用于发现可能产生的调整不良而不是展示其良好效果的特殊性。程序执行结束。

所述控制工具主要分为两类：

a）控制和分析（定性）

最适当渠道的应用舆论和媒体趋势传播问题的消失

b）评估（定量）

从媒体中获得的空间和时间从每种媒体中获得的观众以及支持组织名称出现的次数最终余额（相对于初始预算的总成本和百分比成本的评估）

沟通模式

在现有的各种通信模型中，由于它们在任何通信环境中的实际使用，我想将重点放在以下方面。

第一个是Laswell模型，该模型指出了进行交流的一系列简单实用的问题，他建议要实现这一目标，我们必须问自己：谁说什么，通过哪个渠道，对谁产生影响？

通过这种简单的实践，我们可以实现我们想要获取的消息类型，以及使消息以尽可能少的噪声到达最终收件人的最可行方式。由于它必须是一条清晰的消息，并且必须同时考虑介质和传递消息的条件。

对于Shannon和Weaver，他们创建了一个通信模型，该模型已经包括了消息的噪声或失真，并基于以下方案将其考虑在内：

通讯

尽管Weaver特别指的是传统上解决通讯问题的三个层次：

在技术层面上，面临着与某些信息可以从发送方传输到接收方的保真度有关的问题；在语义层面上，研究了与消息的含义和解释有关的问题。人的行为表现

马斯顿在公共关系领域建立了四个阶段的战略决策过程，他将其称为RACE：研究，行动，沟通和评估。这是受经典的“目标管理”的“管理”过程启发的，该过程包括对先前信息的汇编，必须对这些信息进行详细分析，以设计行动计划，并在其执行后实现某些先前定义的目标。

组织沟通

Marshallian模型也被称为“螺旋方法”，因为它以图形化的方式被绘制为一条上升线，从研究的诞生开始，它就走向了行动，经过了交流，最后是交流。评估。

他的贡献集中于对四个阶段或阶段的周期性描述以及它们的封闭顺序。尽管``螺旋''的想法并不是完全决定性的，但马斯顿的基本思想是每个阶段都必定会导致下一阶段的顺利进行，以至于评估``一旦通过，将不得不再次诉诸于第一阶段，调查将继续进行向前走

组织沟通评估

通过性能和工作态度评估进行测量。目的是找出沟通的薄弱环节并加以改善，以增加其产量和利润。因此，必须考虑媒介，客户，供应商，合作伙伴等。

衡量该管理的有效性和效率；有效性是实现目标和效率的能力，是实现的结果与所用资源之间的关系。

必须对结果管理进行衡量，以了解它是否做得很好，是否正在优化资源；成本效益比是否合适；如果您实现自己的目标，并且与先前的管理人员相比是否有所改善。

Michael Ritter指出：“管理度量是证明公司通信管理业务增值的唯一工具，并且是使机构传播者在组织中的作用合法化的元素。” 它还测量资源的使用（财务，人员，时间）和公众的满意度（内部和外部）。Ritter认为，为此，有必要关注与组织的战略目标有关的组织内采取的不同行动。

评估对于James Bissland，此过程包括“对计划及其结果的系统评估。专业人士可以通过这种方式为自己的客户和自己的工作证明其工作的合理性”

诸如Glen Broom，David Dozier或Frank Wylie之类的作者强调，评估的目的应该是“希望下次做得更好”。从我们做得好的事情，我们做错的事情，已经取得的进展以及下次的改进中学习。”

但是，关键在于“目标管理系统”的广泛采用。威尔科克斯很有说服力：“客户和/或商人想知道公共关系中的金钱，时间和精力是否得到了充分的投资，以及它们是否有助于实现组织的目标。”

实现有效沟通的关键

经过以上分析，我们可以推断组织沟通的主要目标是为组织内部的沟通实践创造一个有效的环境。

有效的沟通被定义为“探索使沟通有利可图和有效的条件”。为了实现这一目标，必须将其与每个环境的内部和额外特征相结合，以消除噪声，错误解释，这些错误解释经常会严重影响公司，运动和/或项目。

始终保持联系：以尽可能多的媒体和格式广播和加强消息，这些消息必须包含诚实，公开和同意的信息。必须考虑到每个人的学习和聆听方式各不相同，因此应尝试各种沟通渠道以确保其被良好接受。。考虑到您想让自己知道的主要目标选择最佳信使：选择合适的人与每个组或每个人交谈。信息应针对每个部门进行调整，但仍应与全球战略保持一致面对面会议：评估情况是否值得在发布信息时进行面对面的对抗。后续会话使您有机会重复信息，直到每个人都将其合并。会议的倍增还为听众提供了更多评估和表达自己的机会。促进360度反馈：以这种方式听取任何公司中存在的非正式评论，您将能够适当地调整关键信息，并确保信息已经到达。正确地。