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高效的沟通,危机管理和减少公司的不确定性

Anonim

在每个组织中,情况每天都会发生,导致在任何领域做出决策:财务,人力资源,生产,营销,但是,如果数据量大,则该决策的客观性将取决于所拥有的信息。它是不充分的或具有一定的偏见,因此决策将具有很大的不确定性,因为这方面的结果可能会发生很大的变化,并且在许多情况下可能会产生可能对公司及其环境产生负面影响的危机。

因此,有效的沟通管理是使取得与公司目标一致的结果的关键所在,这种沟通应考虑的一些要素包括:清晰,简洁,具体,正确,连贯,完整,礼貌,可信和富有创造力。(佩德罗扎,2015年)

作者提到80%的时间管理使用某种形式的通信,因此有必要正确地管理它,以实现公司的系统发展并避免出现危机。

发展

交流是一个传播思想以实现理解和行动的过程,从词源上讲,它来自拉丁语communicare,意思是“分享,分享某些东西。”交流过程由发送者,接收者,消息,渠道组成无论传播媒介是什么,它都是公司所有流程开发的基础。(马德里)

在提高沟通效率的过程中,必须考虑到沟通和信息之间的差异,而第一个需要反馈,而第二个则不需要答案,因为它可以传输知识和数据。信息通过通信机制传输:对话者,渠道,使用的通信网络等。(莫雷诺,2011年)

定义信息的概念很重要,对于Chiavenato来说,它是:

一组具有意义的数据,即,它减少了不确定性或增加了对某些事物的了解。实际上,信息是在特定情况下具有含义的消息,可以立即使用,并且可以通过减少有关决策的不确定性来为操作提供指导。(Chiavenato,2006年)。

重要的是要考虑阻碍沟通过程的因素,因此,找出障碍可以帮助促进沟通的发展。

沟通障碍。

描述
缺乏计划 建立说明的原因,选择合适的频道和时间
传输损耗和保留能力差。 使用多个渠道传达同一条消息
噪声 确定减少它的原因可以是内部的(想法或经验)或外部的(障碍)
选择性感知 听到您想听的内容,而忽略相关信息
语义学 确定使用的语言,避免歧义
非口头交流 所说的和完成的事情之间必须一致。
表达不佳的讯息 缺乏清晰度和准确性。
信息超载 太多的信息会适得其反。
怀疑 不信任会阻止人们与他人互动。
评价 对于理解消息而言,反馈很重要。

资料来源:索诺拉技术学院。(奥乔亚(Ochoa),2015年)

寻求通过有效的沟通流程减少不确定性,因此考虑不确定性的定义很重要:

当没有反馈来解决信息需求时,会导致信息缺乏一致性,准确性或准确性,从而无法预测公司周围的现实,从而导致不安全感和怀疑。(Aguilera,2005年)

不确定方向:

  1. 从管理到工人。他们在做什么,从工人到管理层。他们会危及工作稳定性吗?从组织到市场。新市场可能需要什么?

实现适当的沟通计划可以解决上述问题,从而使管理的组织流程可以逐步消除障碍。(Aguilera,2005年)

作者认为,当不确定性很高时,组织很可能会遇到危机。

使公司每个领域的组织结构,机构活动和操作程序处于危险之中的情况可能会威胁到公司的基本价值及其生存……(..)(Botero,2010)

危机分为以下几类:

  • 可以避免的。通常在人类行为中发现它们(信息不实,公司形象管理不当,媒体曝光)不可避免的危机。事故,与公司运营无关。

危机的一些特征是:意外因素,因为它们经常意外地出现,因此在衡量组织的响应能力时,另一个特征是信息匮乏,事件升级,所有影响继发性疾病,引起危机,失去控制感,不耐烦,困惑,恐慌等。(2010年,Botero)

危机的阶段:

危机情况下的通信管理手册。(2010年,Botero)

通过确定组织中的危机阶段,您可以采取相应的措施来减轻影响或影响。只要有可能及时进行干预,这种情况就成为一种学习事件,它将成为一个先例,以便以后不会再发生,如果这样的话,将大大减少行动中的不确定性。

它寻求通过战略,计划,手段和行动来实施组织沟通,以实现效率,请参见以下模型:

内部组织沟通的通用模型

内部组织沟通的通用模型。资料来源:(安德拉德,2005年)

起点位于“诊断”中,该位置可检测到需求和机会区域,需要了解有关公司和目标受众的知识,设计有效的沟通策略,从而形成多样化的媒体计划确保信息渗透到整个组织,并从结果评估中获得反馈。

RafaelBenítez说,因此考虑交流策略的发展很方便:

1.确定战略框架。良好实践的监管框架使组织更灵活。

2.现状分析。什么有效,什么无效。

  • 有害生物分析。考虑政治,经济,社会和技术因素来衡量影响。SWOT分析,在每种情况下进行竞争分析,寻找改进的机会总是很重要的。客观地找到这种做法的好处。

3.组织和沟通目标。定义策略所基于的沟通原则。

4. 确定目标受众。定义内部和外部受众的策略,并根据组织的兴趣建立影响力和资源的模型,

5.消息。在确定受众时,应向每个受众发送相关且适当的消息。

6.沟通渠道。根据每个公众的意见,必须选择适当的通信渠道,以使其高效,甚至可以是多个渠道。

7.编程。制定带有活动,经理和指定预算的工作计划。

8.测量和评估。实施衡量目标实现程度的工具,您可以设计一个电池来衡量各个方面,并编写报告以制定改进决策。(莫雷诺RB,2014)

随着模型的应用和策略的制定,不确定性的降低将很明显,并具有管理危机的特定程序。

结论

组织沟通成为正确管理战略的基本要素,考虑可能会在公司任何领域引发危机的因素并立即进行应对是非常重要的。在这个全球化的世界中,区别在于组织的公司,这些公司知道如何面对任何突发事件,在实现目标时传达坚定性,安全性和方向。

沟通方式薄弱,使用很少的沟通策略或习惯于将效率视为理所当然的公司在实现策略框架方面遇到严重麻烦。

正如作者所提到的:

Un proceso de comunicación eficiente puede lograr que el objetivo institucional sea adoptado como un objetivo particular logrando esa necesaria vinculación entre el interés organizacional y el interés personal. (Espinoza, 2009)

En la medida que se pueda lograr esa vinculación se podrá decir que la empresa está logrando una comunicación madura, eficiente, duradera que puede impactar de manera positiva tanto interna como externamente, eso es lo que hacen las empresas con una visión compartida.

PROPUESTA DE TESIS

Diseño y aplicación de un programa de comunicación eficiente y manejo de crisis, a través de la elaboración de un marco estratégico para la organización.

OBJETIVO

Implementar el programa de comunicación eficiente, en la empresa X, a través de indicadores de gestión que permitan revisar y evaluar la estrategia.

BIBLIOGRAFIA

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