采购和付款的内部控制
内部控制技术
内部控制技术可以稍微分为预防和发现技术。
预防技术旨在提供合理的保证，确保仅确认和处理有效的交易。预防技术的例子包括：
•调整交易的监督授权；
•密码程序，用于限制对在线终端，计算机程序和文件的访问；
•在在线系统中按交易进行平衡；
•验证和确认（例如，键盘验证或验证数字）输入计算机系统的数据；
•在进入系统之前浏览数据以查看其是否合理；
•入境和处理职责的隔离和轮换；和
•明确定义的处理和异常程序。
发现技术旨在合理保证发现错误和不规则之处。示例可能包括：
•将批次平衡报告与原始部门保存的时间记录进行核对；
•将存货周期性盘点与永久记录进行核对；
•跟踪预编号表格的使用；
•审查和批准主文件的维护报告（“过去和现在”）；
• 内部审计;
•与报告结果的计划和预算进行比较；
•在会计交易中，与最大辅助机构的最大一般余额进行对帐；
•核对离开一个系统并进入另一个系统的链接数量；和
•查看事务日志和在线访问。
应用案例：
购置和付款周期
购买和付款周期包括一些功能，例如：
•采购商品，商品，服务和劳动力
•收购付款
•购买，付款的分类，摘要和报告
主要的典型购买功能
•供应商选择
•请求购买
•购买
在购货过程中，某些部门或职能领域包括：
1.接待处
2.信用和收款
3.现金付款
4.会计学
5.财务
6.主计长
7.购物
采购职能旨在：
•降低库存水平
•将小批量合并为大批量购买
•实施采购质量控制
•制定采购和招标政策
•保留产品记录
采购部的主要指标是：
1.总购买价值/总销售额与上一年相比
2.总购买量/购买数量
3.拒绝购买的百分比
4.原材料短缺导致的停产百分比
5.库存/销售
6.采购订单的平均成本
7.平均订单交货时间
8.每月订单数与上一年相比
主要术语和/或定义
- 存在的项目-某些数量的文件，它们保存在单独的库存控制记录中，并实际存储在仓库中。
仓库可以有两种类型：中央仓库和中转仓库。这些酿酒厂负责以下活动：
•接收并验证供应商交付的产品的状态。
•产品的位置，质量控制和保管
•以最佳条件将存储的产品交付给请求用户。
- 临时仓库。-它们是临时仓库，产品在短时间内存储在其中。在这些仓库中，可以找到运输中的本地或进口物料中央仓库。-它们是用于永久存储货物的仓库。仓库.-负责仓库管理和登记交易的人员。订单的经济数量。这意味着对公司有利可图的请求或控制。-跟踪，跟踪，提醒以确保遵守计划和程序。内部控制-评估实体中相互关联的方法和过程以保护企业它的资产，获取准确及时的信息，衡量运营效率和遵守规定的政策以及实现既定目的和目标的成本。-与订单相关的成本，与订单的大小无关。订单成本-等于订单大小按单价计算。它是所有订单的可变成本年度固定成本。-它是一年中的订购数量，等于年需求除以每个订单中订购的数量。库存年度总成本。-等于订单的总成本加上订单的总固定成本加上存储成本仓储成本-等于通过平均库存维护库存的成本维护成本-与实际成本相关的成本保持库存。例如，机会成本。需求-客户或服务部门按特定订单要求的实际材料数量。保修-供应商保证商品符合以下特征：
至。货物与采购订单的对应关系
b。交付货物的最佳质量
C。无任何合法领域的商品
d。符合采购订单规定条件的商品
- 检查。-订单中所述的商品应由买方在其目的地进行检查。如果不符合既定要求，买方保留退还全部或部分商品的权利。最大。- -必须是库存，而不是库存过多。-这是供应商根据采购订单中所述的条款和条件为商品或工作指定的名称。最小值-确定的数量可以满足正常需求
它是必须保留在库存中的最小物料数量。
理想情况下，每个期间的期初存货应尽可能接近。
- 包装清单。-允许注册在仓库收到的进口产品信息的文件。合同。-与货物供应商以口头或书面形式达成的承诺。这些预合同确定了付款承诺的百分比，交货承诺日期，及时付款的折扣以及其他特征。订购要点-当库存水平下降到这一点时，将产生新订单，并在某个时间到达在仓库要求和/或采购请求之后。-此文件是必须完成，授权和批准的请求，以便可以在公司的仓库中交付存储的货物或购买不存在的货物。-为防止库存短缺而保留的其他零件或物料的数量财务机构表-由有权签署仓库申请和/或采购申请的人员组成。
采购管理部门应根据需要更新此表。
目标1：
供应商必须根据管理标准得到授权。
为此，必须在供应商中进行以下分析：
•提供质量和数量，及时交付和服务的当前和潜在的能力和意愿。
•具有竞争力的价格，考虑了单价，批量折扣，运输成本和信贷条件。
• 法律的限制
•实体与关联方交易，利益冲突，精细付款等的政策。
控制技术：
1.明确的标准陈述。具有明确定义规则的采购政策和/或程序手册。例如：
仅提供批量折扣的供应商将被批准
2.数据库。批准的提供商或供应商主文件列表。
3.建立了从数据库添加，更改或删除的过程。
4.这些程序必须包括：
至。有关潜在供应商要获取或创建的文件的描述，以及
b。对文件和信息进行的测试或验证
获得。
1.必须使用以下技术保护文件的完整性：
2.指定更改必须由指定的主管或主管雇员以书面形式批准。
3.标准的预编号表单，带有预编码的关键字段，用于记录更改，对表单访问的物理控制以及对所使用的表单进行核对并列出实际进行的更改
4.审查和批准变更报告，并且由于名称和地址的变更，每次对数据库进行更新之后。
5.由没有责任发起或处理更改的人员或由数据控制组定期对文件中的名称进行平衡和协调。
6.定期对文件进行内部审核测试。
7.定期检查在线访问活动图，以帮助确定对主文件所做更改的正确性。
8.核对校验和对主文件中供应商编号的控制。
9.通过数据库管理系统，密码或终端上的物理控件访问数据库的限制。
10.用于维护主文件的供应商编号上的验证数字。
目标2：
商品和服务的类型，估计数量，价格和条件必须根据管理层的标准进行授权。
为此，您必须：
•指定要购买的商品和服务的类型，包括质量标准。
•应用方法确定要购买的数量
要重新订购的积分
最便宜订单的数量
所需材料的批准计划
资本化支出预算
•设定要支付的价格
最低出价者
合约价格
供应商价格表
•确定可接受的条件
货运费
打折
准备交货的最短时间
控制技术：
1.仅订购出现在材料清单中的材料。其他订单必须经采购主管批准。
2.订购的材料数量不得产生超过既定水平的库存。
3.仅在批准的所需材料计划中指定时，才订购材料。
4.所有超过一定金额的可资本化的支出必须由董事会批准。
5.所订购商品的质量必须符合规定的工程规格。
6.供应商的价格和条件数据库必须得到批准。
7.仓库库存主文件，其中包含要重新订购的点，最经济的订单数量，所需的物料计划。
8.建立从数据库添加，更改，删除价格的过程。
9.核对主文件中供应商价格的校验和控制。
10.已发布的供应商价格与价格主文件的定期比较。
11.由适当的监督人员定期审查主文件。
12.可接受的工程规格和质量的书面声明。
13.有文件证明的和强制性的程序，用于在部长们正式签订合同之前对其进行审查和批准。
14.定期比较支付给供应商的价格与市场价格或与支付给其他供应商的类似商品和服务的价格。
15.集中采购部门，控制向供应商提供商品或服务的所有订单。
目标3：
必须根据管理标准授权对现金支出，供应商帐户和帐户分配进行调整。
为此，您必须：
•控制从供应商处收到的现金
•控制商品向供应商的退货
•从应付账款中冲抵应收账款
•控制借方和贷方通知单（用于购买量等）
•维持价格谈判协议
•解决有争议的物品。
•维持部分付款
•维持特殊付款
•保留带有未付款订单的无效支票，退回并重新发行。
•对分配的金额进行重新分类
将费用科目重新分类为库存科目或其他资产
重新分类付款
控制技术：
1.明确说明标准和政策，包括有关退货，部分付款，解决有争议项目，为即时付款打折等政策。
2.在指定天数内支付的所有发票均将享受及时付款折扣。
3.将在退款后的几天内通知供应商，并且相应的贷方通知单将从供应商的帐户中扣除。
4.未经相应授权，应付账款将不会被应收账款抵消
5.将发出不支付超过指定月份数的未付款支票的订单，现金账户将针对此类支票进行调整。
6.经相应批准的标准和受控预编号表格，用于调整。
7.定期报告并定期分析调整量和类型的趋势。
8.由指定的主管或主管书面批准所有帐户分配调整。
目标4：
必须根据管理层的标准建立并维护采购和付款周期流程程序。
控制技术：
1.明确说明程序：
政策手册
程序手册
锻炼程序
监督要求
系统和程序文档
2.验证管理层和用户对新系统和程序的必要批准
3.更改系统，程序和程序
4.定期核实转移职责，格式，文件系统等所需的监督批准。
5.定期合理性测试
6.程序要求对计算机程序的所有更改都必须由数据处理经理和用户部门负责人进行授权，审查和批准
目标5：
仅应要求供应商提供符合管理标准的商品或服务。
控制技术：
1.记录，启动，审查和批准对商品和服务的请求的程序。
2.预先编号的生活表格（例如，购买请求，采购订单等）以及此类表格的责任制（例如，数字验证表或小费）。
3.授权签名文件。
4.定期进行内部审核，例如归档竞争报价，针对供应商价格表的采购订单定价，接受条款与供应商可用条款等。
5.产生采购订单的库存控制系统（例如，使用计算机准备的永久库存记录，当库存数量达到设定的重新定点时可以自动创建采购订单）。
目标6：
仅接受已请求的商品和服务。
控制技术：
1.严格监督中央收货地点，并与运输，购买和存储功能分开。
2.预先打印了收货地点的采购订单表格，指示供应商仅在该地点交货。
3.货柜计数（与提货单比较），并观察货柜在接收平台上的外观。
4.将收到的货物与采购订单副本进行详细比较。（注意：有效使用此技术要求在收货地点没有归档订单的货物要退回给卖方或待处理直到收到订单为止。）
5.定期审查未完成的采购订单以取消订单。
6.在指定的交货日期后自动取消挂起的采购订单。
7.严格接待人员的监督。
目标7：
接受的商品和服务必须准确，及时地报告。
控制技术：
1.预先编号和控制的收货单据，以后据报告已发送给订单验证或应付帐款功能或由其接收。
2.维护接收时间顺序记录，其中按您的订单记录了每个接收文件。（注意：此记录可在以后用于跟踪预先编号的收据文件。一次性注释系统可用于同时生成记录和收据文件。
3.记录的接待室中断程序（每天和周期结束）。
4.全面控制和识别日期，标题等 在报告中
目标8：
应付给供应商的接受商品和服务的款项以及这些款项的会计分配必须准确计算并迅速确认为负债。
控制技术：
1.通过参考采购订单和收货报告以及单据的验证来验证发票的数量，价格和条件。
2.验证并记录发票的乘积和总和。（注意：这可以通过测试来完成。）
3.在未处理发票，已收货但未收到发票等期间结束时累积的标准程序。
4.分析实物盘存和永久记录之间的差异。
5.向部门主管分配采购日记帐或费用分配，以供检查和分析。
6.查看供应商的对账单（非发票），以观察逾期未付款项。
7.在准备凭证之前建立清单，以便在加入要准备的凭证的收货报告和采购订单之前建立对供应商发票的直接控制。
8.批次平衡和按时间顺序记录的技术，可使用您的凭单来控制发票。
购买流程摘要图
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