这些流程使我们能够拥有一个“模板”，以作为项目参与人员的指南，此外，这些流程还可以使每个贡献与项目保持一致。所有这些使他们一旦被执行，管理团队以及现场或“运营”团队便会了解他们的工作方式以及工作方式。
这是开发进度报告并产生大量经验教训的非常重要的元素，而这并不有助于团队的士气，因为它的成员不仅知道每个团队的期望，而且了解所有团队的想法可交付成果和任务相互交互以达到目的，以及其他团队如何完成自己的工作。
值得一提的是，团队使用的过程不仅限于项目管理中使用的知识领域，还包括项目管理中使用的知识。它们可以包括从可访问性问题到创建处理业务案例或系统代码的文档，更新项目进度表，测试系统功能以及许多其他必须完成的任务。在项目实现过程中进行开发，即使它们与项目的特定交付项没有直接联系。当然，也将有一些组织建立了正式的流程来创建新流程……但这可能是官僚主义或夸张的，甚至可能是病态的。但是，每个组织都是一个按照自己的规则运作的世界。
无论项目中使用了多少个过程以及使用了什么过程，最相关的是不断对其进行评估。如果没有实现设定的目标，即使只有很少的目标，也需要对流程进行审查，并且责任应由项目管理团队承担。我们必须确保流程得到完善，以使当前项目和未来项目都受益。最初，我们必须对所使用的流程始终保持透彻和客观。如果需要更改项目，尤其是已经处于执行阶段的项目，我们必须采取必要的措施，并了解必须进行（或进行，（如果涉及到多项更改），请谨慎行事，因为我们处在陌生的地形中-不管我们对该过程的了解程度或执行的次数无关紧要……更改可以使它变得全新。
但是，为了最大限度地减少可能的风险和必须要做的工作，我们建议您考虑以下五个步骤，这些步骤将帮助您确保非常仔细地评估流程并有效地纠正必要的事情，而不会忽略随时注意。这样，项目团队可以采用它们并继续前进，因为它们现在具有改进的流程。
步骤1：评估
这个过程有什么问题？仔细查看并注意乍一看不合时宜的细节，我们要做的第一件事是记录我们注意到不起作用或阻碍该过程的地方。现在，不应该详尽无遗或重新发现黑线，更不用说丢弃任何引用黑线的文档了……因为这不是正确的时机。如果项目正在运行，则可能没有足够的时间或资源（很可能没有）来完全重新设计流程。因此，为了避免过度疲劳，评估应该集中在那些有问题的要素上，即迄今为止在过程中“损坏”的那些要素。当然，团队成员之间可能需要进行认真得多的研究和讨论才能揭示过程的这一特定部分；但是，一旦我们确定了不起作用的项目，项目负责人就可以确定为什么不起作用。我们认为，在评估的发展过程中，对过程的历史进行回顾将是有意义和有用的；知道为什么以这种方式制定了它，可以帮助我们理解为什么它似乎无法100％正常工作。尽管确实不起作用的部分确实是有用的，但也许只是整个过程的一小部分，但可以合理地假设会有更多的步骤（前后）会受到要进行的更改的影响，因此，在评估过程中，我们还必须考虑到它们。
第2步：接收反馈并记录下来
好了，既然我们已经评估了流程并确定了我们需要更改的流程步骤，作为项目负责人，我们应该向项目团队和一些主题专家征询反馈意见和建议，以解决该问题。 。如果要更改某个流程，则使用该流程的人应该对最有效的方法提出意见，因为它们是确认哪些有效方法和什么无效方法的最佳信息来源。这些想法对于审查流程很重要，尽管在很多情况下执行该流程的人可能看不到整个图片-特别是如果流程的某些部分与项目中的其他资源或团队相交，并且从那时起，“发电机”团队的成员就失去了对他的了解。因此，项目负责人应收集此反馈并非常仔细地检查它，以便他们可以创建有效的审查。
步骤3：绘制草图
这是我们努力工作并开始设计变革方案的时刻。我们必须特别注意考虑计划变更可能产生的每一种影响。完整记录所有已进行的更改也很重要，以便执行此过程的人员可以轻松查看它们。可能有必要制作一个“参考表”或“快速指南”，因为它是传达这些更改并帮助其他人使用它们并能够按照管理办公室的规定进行工作的出色工具。项目（PMO）。但是，我们必须警告您：草绘不能孤立且紧密地完成。与就可能更改的内容收到意见和想法的方式相同，有必要收到有关在此步骤中生成的文档的特定反馈，此外，意见应同时来自直接用户和可以看到的人以一种或另一种方式参与该过程。
步骤4：交流
一旦草稿成为最终草稿（由于我们已将其精加工到最大程度），则项目负责人应与他的团队沟通，说有一个经过修订的过程。这应该在有效实施之前完成，但我们建议不要过早完成。为什么？好吧，我们的推论是，如果我们提前做好，就会冒着使团队忘记我们试图与他们交流的重要信息的风险。这种沟通应该是直接的，并且应该只包含有关流程变更的必要信息。没有什么可补充的了，因为团队充其量已经知道为什么和如何进行更改的原因，以及与他们执行的一般过程和目标有关的所有事项；因为这一切完成任务后，他们只需要了解他们所执行的工作或任务中正在发生的变化。此外，您还需要与利益相关者和执行人员进行沟通，因为使他们了解最新的改进以及他们将如何使整个项目受益是至关重要的。
步骤5：实施
最后一步是启动修订的过程。但是，应该指出的是，在开始之前很有可能需要“正式批准”，因此必须尽快获得该批准，以便看不到项目的工作延迟，受阻或拘留。理想的情况是，到此为止，所有细节都已涵盖并且资源已经准备就绪，并且可以执行修订后的流程，仅需要执行诸如发送电子邮件或致电之类的简单操作即可。通知所有相关资源可以开始使用的董事会。
完成所有这些步骤后，项目负责人可以花一点时间放松，确保项目正在尽可能顺利地进行……直到其他人指出其中一个过程的另一部分不起作用。
也许我们在开始时提到的关于评估流程的流程的存在听起来不再那么牵强，不是吗？
